Sådan udarbejdes W-2 Løn og Skatteudsagn

Hvad er Form W-2?

Formular W-2 indeholder oplysninger om medarbejderlønninger betalt det foregående kalenderår og tilbageholdelse af disse lønninger samt oplysninger om ydelser og andre fradrag af lønninger.

Hvornår er W-2 formularer forfaldne?

W-2'er skyldes medarbejdere inden udgangen af ​​januar for det foregående kalenderår. Hvis 31. januar er en weekend eller ferie, er rapporterne forfaldne den næste arbejdsdag. Her er de vigtigste årsskatter for lønningsskatteindberetning forfaldsdato f eller indeværende år.

W-2-formuleringer skyldes Social Security Administration senest den 31. januar. Når du har givet W-2-formularer til medarbejdere, skal du også indsende disse formularer sammen med overførselsformular W-3 til Social Security Administration (SSA).

Januarfristen er et forsøg på at begrænse skattefusk, men det betyder, at du skal give W-2-formularer til medarbejdere tidligere i januar, så de har mulighed for at se dem over, før de indleveres. Tidligere distribution til medarbejdere vil mindske fejlene i W-2-formularerne , så du behøver ikke at indsende en rettet W-2.

Indsamling af oplysninger til forberedelse af W-2 Forms

Oplysningerne for denne formular kommer fra dit lønregister , der viser årlige totalsum for hver medarbejder til løn og tilbageholdelse sammen med fradrag for lægeplaner, sundhedsopsparingskonti og andre ting.

Her er flere detaljer om de oplysninger, du skal bruge for at forberede disse W-2-formularer.

Vanskelighed: Gennemsnitlig

Tid påkrævet: Afhænger af antal ansatte og antal fradrag og yderligere betalinger

Sådan fremstilles formulering W-2

Arbejdsgiverinformation
For hver W-2 du forbereder, skal du medtage oplysninger om din virksomhed: Arbejdsgiver ID nummer (EIN) og arbejdsgiver navn og adresse.

Kontrolnummer
Du kan eventuelt tilføje et internt kontrolsnummer på hver W-2, hvis du betaler mange medarbejdere. Du kan generere nummeret selv, eller din lønseddel forberedelsessoftware kan generere dette nummer.

Medarbejderindtjening skal du også bruge

• Samlede lønninger, tips og anden kompensation (boks 1). Dette er bruttoløn for alle timelønnede og lønnede medarbejdere.
• Samlet antal tilbageholdelser (Boks 2)
• Samlede lønninger til social sikring (op til maksimal social sikring ) (boks 3). Nogle løn er ikke inkluderet i lønninger til social sikring , så du skal reducere indtægten med disse beløb.
• Samlet socialsikringsskat tilbageholdt (boks 4)
• Samlede Medicare lønninger og tips (samme som samlede lønninger) (boks 5)
• Medicare skat tilbageholdt (boks 6). Dette beløb omfatter mængden af yderligere Medicare-skat for højere lønmodtagere.
• Social Security tips (boks 7) og tildelte tips (boks 8)

1. Dernæst vil du have brug for oplysninger om medarbejdere og samlede lønninger og tilbageholdelse for hver medarbejder for sidste år:

2. Andre betalinger. Du kan have betalt forudbetalt EIC-betalinger (lønindtægtskredit) (Boks 9) og afhængige plejeydelser (Boks 10) betalt til medarbejdere.

3. Oplysninger om pensionsplandeltagelse, lovpligtige medarbejdere
   På hver W-2 skal du kontrollere den relevante boks, hvis medarbejderen deltager i en pensionsplan (boks 13) eller en ikke-kvalificeret plan (rubrik 11), hvis denne medarbejder er en lovpligtig medarbejder (boks 13) eller hvis medarbejderen modtaget tredjeparts sygedagpenge (boks 13.

1. Rubrik 12
   Boks 12 er for beløb til anden kompensation eller rapportering, for at komme ind i 1-4 bokse. Nogle af de mest almindelige oplysninger til boks 12:

   • Uncollected Social Security, RRTA (jernbane pensionering) eller Medicare skat, på tip eller gruppe livsforsikring
   • Valgfrist til 401 (k), 403 (b) og andre kvalificerede pensionsordninger
   • Ikke skattepligtig sygedagpenge
   • Gyldne faldskærmsbetalinger
   • Ekskluderbare refunderede flytninger
   • Bidrag til medicinsk opsparingskonto eller sundhedsopsparingskonto
   • Ikke-lovpligtige medarbejderaktieoptioner
   • Udpegede Roth bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
   • Omkostninger til arbejdsgiver-sponsoreret sundhedsdækning, ved hjælp af Code DD, i henhold til rapporteringskravene i den overordnede omsorgslov

2. Rubrik 14
   Indlæg i rubrik 14 er til andre fradrag eller kompensation, der skal meddeles medarbejdere for deres selvangivelser. For eksempel

   • Efter skat pension
   • Auto refusioner
   • Særlige skatter for Californien, New York, New Jersey og Washington
   • Velgørende bidrag fratrukket medarbejder løn
   • Sundhedsforsikring og fringeydelsesfradrag
   • Ensartede fradrag ( til kostpris for uniformer )
   • EU-fradragsafdrag
   • Ikke skattepligtig indkomst
   • Køretøjsudgifter inkluderet i lønninger (100% af lejeværdien af ​​køretøjet indrettet til medarbejder og inkluderet i løn 1)
   • Der er også en kasse til "Andre ikke-på-listen" elementer, du har fratrukket medarbejderne

1. Statlige og lokale oplysninger
   I dette afsnit vil du indtaste oplysninger om statslige og lokale lønninger og tilbageholdelse. Gå ind:

   Bemærk at der er plads til to stater og to lokaliteter på formularen. Hvis nogen har arbejdet i mere end to stater eller steder i løbet af året, skal du bruge et andet W-2 til at inkludere yderligere oplysninger.

   • Din tobogstaver statskode og din virksomheds statlige skat ID-nummer (se din stats afdeling for indtægter) (boks 15)
   • Statslønninger (boks 16)
   • Statens indkomstskat tilbageholdes (rubrik 17)
   • Lokal løn, hvis nogen (boks 18)
   • Lokal indkomstskat tilbageholdes (boks 19)
   • Lokalitetsnavn (rubrik 20)

2. Kontroller for nøjagtighed
   Brug tid til at sikre, at de oplysninger, du giver medarbejdere (og i sidste ende til Social Security Administration og IRS), er nøjagtige. Tjek dine lønsedleregistrer totaler for året og kør en W-3 for at sikre nøjagtigheden af ​​alle de oplysninger, du sender.

3. Fortrykte formularer
   Hvis du udskriver dine egne W-2-formularer, kan du få dem fra flere kilder:

   W-2 er en flerdelt form. Her er siderne i denne formular:

   • IRS Forms Order-webstedet (tager 7-15 dage)
   • En online formular leverandør eller kontorforretning butik.
   • Kopi A går til Social Security Administration. Kopi A er normalt trykt på rød form.
   • Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten
   • Kopi B er til arkivering med medarbejderens føderale selvangivelse
   • Kopi C er for medarbejderens optegnelser
   • Kopier 2 er en anden kopi til en anden by, stat eller lokalitet
   • Kopi D er til arbejdsgiverens optegnelser.

4. Udskriv W-2s
   Udskriv formularerne, kontroller for at se, at de stemmer overens med et fortrykt format, hvis du har en.

5. Distribuere W-2'erne

   • Til medarbejderen: Kopier B, C, 1 og 2
   • Til Social Security Administration - Copy A. SSA kræver, at du sender kopi A fra hver medarbejders W-2 sammen med Form W-3 inden udgangen af ​​februar.
   • Hold Copy D for dine optegnelser.

6. Stadig forvirret om Form W-2? Svar på dine spørgsmål om 2011 W-2 Formular

Tips til forberedelse af form W-2

1. Din virksomheds statsskat ID-nummer er IKKE dit statsomsalgsskat ID-nummer. Mange stater bruger det føderale skatte-id-nummer (EIN) og tilføjer cifre på enden. Tjek med din statlige afdeling af indtægter for information.
2. Tip indkomst. Medarbejder tips indkomst jeg er underlagt Social Security skatter og Medicare skatter, herunder den ekstra Medicare skat.
3. Boks 12 - Mere end 4 genstande
   Hvis du har mere end 4 emner til boks 12, skal du lægge de ekstra varer på en anden W-2. Men ikke medtager medarbejderens løn og tilbageholdenhed på denne ekstra W-2.
4. Formular W-3 sammen med Copy A fra alle medarbejdere W-2 formularer skyldes Social Security Administration senest den 31. januar. Når du har gennemført W-3 og har alle W-2 formularer, send disse til medarbejdere så hurtigt som muligt, så de har mulighed for at gennemgå formularerne. Hvis de finder fejl, kan du rette dem, før du sender den konsoliderede rapport til SSA senest den 31. januar.
5. Ansvarsfraskrivelse
   Oplysningerne i denne "Sådan" er til generelle formål for at hjælpe dig med at indsamle de oplysninger, du har brug for til at forberede og udskrive W-2-formularer. Det er ikke meningen at være skatterådgivning, og på nogen måde forsøger disse oplysninger at være omfattende eller for at fortælle dig alle de oplysninger, der skal indgå i dine W-2-formularer . Tal med din skatterådgiver for at få oplysninger om din specifikke situation.

6. Tilbage til Filing Årsafgang Løn og Skat rapporter