Hvad er en undtagelse fra tilbageholdelse?
Tilbagetrækning er en generel betegnelse for de beløb, der tages fra medarbejderbetaling for føderale og statslige indkomstskatter og for FICA-skatter (Social Security og Medicare).
Nogle medarbejdere må ikke være forpligtet til at have føderale indkomstskatter taget fra deres løn, hvis deres indkomst er under et bestemt niveau. IRS giver medarbejderne mulighed for at gøre krav på undtagelse fra tilbageholdelse i et bestemt år, hvis begge disse situationer gælder:
- I det foregående år havde de ret til tilbagebetaling af al føderal indkomstskat tilbageholdt, fordi de ikke havde nogen skattepligt, og
- For indeværende år forventer de en tilbagebetaling af al føderal indkomstskat tilbageholdt, fordi de forventer at have ingen skattepligt.
Nogle typer af ansatte kan være fritaget: studerende, deltidsansatte, personer over 65 år og blinde medarbejdere.
Som du kan se, er en fritagelsesfritagelse kun god i et år. Det skal påberåbes hvert år, og det skal gøres gældende senest den 15. februar. Efter den 15. februar kan du ikke acceptere et krav om tilbageholdelse af fritagelse. Medarbejderen skulle vente på det følgende år for at gøre krav på undtagelsen.
Hvordan ved jeg, om en medarbejder er fritaget for at tilbageholde?
Det vigtigste ved at huske i denne situation er, at du kun kan ændre tilbageholdenhed baseret på den dokumentation medarbejderen giver dig.
Indtil medarbejderen giver dig den korrekte formular eller formular, skal du fortsætte med at opretholde føderale, statslige og lokale indkomstskatter baseret på de seneste blanketter udfyldt af medarbejderen. Du kan ikke tage medarbejderens ord på kravet om fritagelse.
At ansøge om fritagelse for tilbageholdelse skal medarbejderen færdiggøre en ny W-4-formular senest den 15. februar hvert år for at ændre tilbageholdelsen.
W-4-formularen indeholder oplysninger om medarbejderens civilstand og antallet af godtgørelser, der kræves for at beregne tilbageholdelse.
Hvis medarbejderen påberåber sig en fritagelse, så er det sådan, hvordan W-4-formularen skal se ud:
- Linie 5 - Samlet antal kvoter - vil være tomt
- Linie 6 - Yderligere beløb, der skal tilbageholdes - vil være tomt
- Linie 7 - Fritagelsesanprisningen - vil vise ordet "fritaget".
Hvad skal jeg vide om krav om fritagelse fra tilbageholdelse?
Et krav om fritagelse for tilbageholdelse fritager ikke medarbejderen for at betale deres andel af FICA-afgifter, herunder den ekstra Medicare-skat . Alle FICA skatter skal betales af både dig som arbejdsgiver og medarbejder. Den medarbejder, der fratager social sikring, standser med maksimal social sikring , men dit bidrag til social sikring som arbejdsgiver fortsætter for alle løn.
Kravet om fritagelse for føderale indkomstskatter har intet at gøre med medarbejderens statsskat og lokalskat. Medarbejderen bliver nødt til at tjekke med statslige og lokale skatteorganer for at finde ud af, hvordan denne undtagelse fungerer i disse jurisdiktioner. Som nævnt ovenfor, indtil medarbejderen giver dig de underskrevne dokumenter for kravet om fritagelse for statslige eller lokale skatter, skal du fortsætte med at tilbageholde disse skatter.
Hvis medarbejderen ønsker at gøre krav på fritagelse for tilbageholdelse, men de allerede har fået tilbageholdenhed fra deres løn i løbet af året, kan du ikke refundere dem disse penge. På skat tid, vil du underrette medarbejderen om tilbageholdelsen på W -2-formularen for året. Medarbejderen kan derefter kræve tilbageholdelsen. For eksempel kommer Carlton til dig i februar og siger, at han ønsker at gøre krav på undtagelse fra tilbageholdelse i år. Han gennemfører en ny W-4 formular, men du har allerede tilbageholdt $ 276 fra hans løn i januar. Han bliver nødt til at vente med at indgive sin selvangivelse og hæve $ 276.
Antag ikke, at en studerende, deltidsansat eller sæsonarbejder skal være fritaget for tilbageholdelse. Alle medarbejdere skal udfylde en W-4 formular ved udlejning, og denne formular er, hvad medarbejderen skal bruge til at gøre krav på en undtagelse.
Kan jeg hjælpe medarbejdere med at finde ud af, om de er fritaget for frahold?
Din advokat vil fortælle dig, at du ikke hjælper medarbejdere med at udfylde formularer.
Men hvis en medarbejder spørger dig, kan han give dem oplysninger for at hjælpe dem med at træffe beslutningen alene. IRS-publikation 505 har et rutediagram, der kan hjælpe medarbejderen med at beslutte at gøre krav på fritagelse for tilbageholdelse.
Hvad hvis en medarbejders krav om fritagelse er forkert eller ukorrekt?
Hvis du mener, at en medarbejders W-4 fritagelse for fritagelse er forkert, kan du ikke ændre det, men du kan rådgive medarbejderen om, at undtagelsen kan blive stillet af IRS. Ligegyldigt hvad medarbejderen hævder, skal du kun bruge den underskrevne W-4-formular til at tilbageholde løn fra medarbejderen.
Du behøver ikke at skifte W-4-formularer til IRS, men de kan gennemgå en ansattes krav om fritagelse, og de kan bede dig om at indsende en medarbejders W-4-formular. I nogle tilfælde, hvis IRS føler, at kravet om fritagelse ikke er gyldigt, kan de sende et "lock-in letter" til din virksomhed sammen med en kopi til medarbejderen. Et indlåsningsbrev låses i medarbejderens tilbageholdelse baseret på IRS-gennemgangen.
Dette brev angiver det maksimale antal tilbageholdelsesgodtgørelser, der er tilladt for medarbejderen. Når du har modtaget dette indlæsningsbrev, skal du begynde at bruge disse oplysninger til at tilbageholde føderale indkomstskatter fra medarbejderens løn, der er effektive med datoen fastsat af IRS. Du kan ikke ændre tilbageholdelsesbeløbet, før du modtager tilladelse fra IRS; Du kan ikke acceptere en ny W-4 fra medarbejderen for at ændre tilbageholdelsesbeløbet.
Hvis du ikke ændrer medarbejderens tilbageholdenhed på baggrund af tilbageholdelsen i indlåsningsbrevet, er din virksomhed ansvarlig for at betale det ekstra skat, der skulle have været tilbageholdt. (Se denne IRS tilbageholdelsesartikel for at få flere oplysninger.)