W-4, I-9, jobansøgning, statsregistrering og mere
Dit første ansvar for papirarbejde og regler for nye medarbejdere kommer straks efter leje. Før medarbejderen begynder at arbejde og modtager hans eller hendes første lønseddel , er der nogle former, du skal have medarbejderen færdig. Disse formularer skal udfyldes af hver medarbejder, i henhold til både føderale og statslige love.
i de fleste tilfælde behøver du ikke returnere formularerne til nogen, men du skal beholde dem. Når disse formularer er gennemført, skal du holde dem på en bestemt placering, tilgængelig for medarbejdere og andre, der har brug for at se dem. Det amerikanske arbejdsministerium (under løn- og timedivisionen) har særlige krav til løn og personaleposter, der skal opbevares på alle medarbejdere.
Føderale, statslige og lokale agenturer kan også revidere dine medarbejderoptegnelser af forskellige årsager, så det er vigtigt at holde registreringer.
01 - Formular W-4 for Federal Income Tax Retention
Alle nye lejemål skal udfylde Form W-4, inden de modtager deres første lønseddel. Denne formular indeholder oplysninger om civilstand, antal pårørende og udpegede yderligere tilbageholdelsesbeløb. Det er vant til at beregne tilbageholdenhed for føderale indkomstskatter. Du behøver ikke beholde kopier af alle W-4-formularer, bare den nyeste.
Arbejdsgivere bør ikke give medarbejdere råd om, hvordan du udfylder denne formular, men du kan henvise dem til en IRS-artikel, der hjælper dem med at udfylde denne formular.
Sørg for at bruge den nyeste version af W-4-formularen. 2017 Skattelov og Jobs Act foretaget betydelige ændringer i tilbageholdelsestabellerne, og medarbejdere vil måske ændre deres tilbageholdenhed for at undgå at have for meget skat taget fra deres lønsedler. Du skal bruge 2018 W-4 formularen til nye hyringer og til medarbejdere, der ønsker at foretage ændringer i deres formular.
Medarbejdere kan ændre deres W-4-formular så ofte som de kan lide. For eksempel kan en medarbejder modtage en bonus og ønsker at ændre tilbageholdenhed. Det er dit ansvar som arbejdsgiver at holde øje med den seneste ændring og sikre, at medarbejderlønnen afspejler medarbejderens ønsker om tilbageholdelse.
02 - Formular I-9 og E-Verify System for Employment Employment
Som arbejdsgiver skal du dokumentere, at nye medarbejdere er kvalificerede til at arbejde i USA. Dokumentet, du skal bruge, er F orm I-9 , Beskæftigelsesberettigelsesbekræftelse, som skal udfyldes af hver ny ansættelse. Den nye medarbejder skal fremlægge dokumentation for (a) identitet og (b) arbejdskompetence.
Der er to trin til I-9 processen. For det første udfylder medarbejderen formularen og angiver, hvilke identitets- og arbejdskvalificeringsdokumenter der skal anvendes. Derefter skal du som arbejdsgiver se på disse dokumenter og sørge for at de er passende og passende.
Du skal holde denne formular i medarbejderens rekord, men du behøver ikke sende den til nogen. Hvis en indvandringsofficer kommer til din virksomhed eller ønsker at inspicere dine medarbejderdokumenter, er formularen dit bevis på, at du har bekræftet medarbejderens arbejde.
Større arbejdsgivere (med mange ansatte) kan tilmelde sig E-Verify-systemet og bruge det til at kontrollere, om nye medarbejdere er kvalificerede til at arbejde i USA. Systemet bruger oplysningerne på Form I-9 til at sammenligne med føderale databaser.
03 - Jobansøgningsskema
Hver ny medarbejder skal udfylde et jobansøgningsskema, selvom denne person allerede har indsendt et CV til jobbet. Ansøgningsskemaet indeholder oplysninger om den nye medarbejder, der kan verificeres, som tidligere arbejdsgivere og uddannelse. Det indeholder også flere erklæringer, som ansøgeren skal underskrive.
En erklæring på ansøgningsskemaet attesterer, at oplysningerne om ansøgningen er sande og korrekte, mens andre udtalelser gør det muligt for arbejdsgiveren at foretage referencekontrol og baggrundskontrol.
At have et ansøgningsskema for hver medarbejder beskytter dig som arbejdsgiver for en ansøger, der foretager svigagtige krav, og giver dig mulighed for at gribe ind, hvis ansøgningsskemaet ikke er korrekt.
04 - Statens tilbageholdelse og registrering
Arbejdsgiverne skal registrere nye medarbejdere med deres stats nye lejeanmelde system; Denne registrering gør det muligt for staten at indsamle børnebidrag fra disse medarbejdere. En liste over de statslige anmeldelsessystemer er inkluderet i denne artikel.
Hver stat, der indsamler indkomstskatter, har krav til, at arbejdsgiverne skal rapportere og betale disse skatter. Kontakt din statlige afdeling for indtægter (eller tilsvarende) for at få oplysninger om, hvordan du registrerer dig som arbejdsgiver i staten. Dette statslige agentur vil også give dig oplysninger om tilbageholdelsesskemaer og krav til rapportering og tilbagebetaling af tilbageholdte beløb.
For stater, der har en indkomstskat, skal du fradrage disse skatter fra medarbejderløn, og sende de tilbageholdte skatter til det relevante statslige organ.
05 - En tjekliste for ansættelse af nye medarbejdere
Her er en 12-trins checkliste over nye lejeprocesser, så du glemmer ikke noget. Det omfatter at få et arbejdsgiver-id-nummer (et føderalt arbejdsgiveridentifikationsnummer), der registrerer hos IRS for skatterapportering og betalinger, og registrerer hos din stats skattemyndighed (hvis statsskat er påkrævet). Andre registreringer og krav er også opført.
06 - En mere ting - Din medarbejderhåndbog
Hvis din virksomhed har flere medarbejdere, skal du have en medarbejderhåndbog eller politikker og procedurer manual. En håndbog kan omfatte arbejdsprocesbeskrivelser og fordele udover politikker og procedurer.) Alle nye medarbejdere skal modtage en kopi af denne håndbog og skulle underskrive, at de har læst og forstået det.
Medarbejderhåndbogen bliver et juridisk bindende dokument for både dig og dine medarbejdere. At have medarbejdere læst medarbejderhåndbogen kan hjælpe med at forhindre misfornøjede medarbejdere, uforlignelige forventninger og mulige retssager.