Formular W-2 Reporting, Form 1095-C og More
Bestemmelserne i Affordable Care Act (ACA) er komplekse og detaljerede, og der er skattemæssige konsekvenser for disse rapporter. Arbejdsgiverne bør gennemgå deres forståelse af krav med skatte- eller juridiske rådgivere, før de træffer beslutninger eller sender rapporter.
Rapporteringskrav til alle arbejdsgivere
Rapportering af ydelsesomkostninger til medarbejdere på Form W-2
ACA "kræver, at arbejdsgiverne aflægger rapport om omkostningerne ved dækning i henhold til en arbejdsgiverbaseret gruppehelseplan." Fra begyndelsen af skatteåret 2011 blev arbejdsgiverne oprindeligt forpligtet til at indberette den "samlede omkostninger" af "gældende arbejdsgiverbidrag" på en medarbejder W-2.
De seneste oplysninger fra IRS om denne rapporteringskrav (fra november 2014) er: "For kalenderåret 2012 og i de kommende år skal arbejdsgiverne generelt anmelde udgifterne til sundhedsydelser, der tilbydes på Form W-2." Dette krav gælder for "alle arbejdsgivere, der yder" gældende arbejdsgiver-sponsoreret dækning "....
IRS siger det også
... arbejdsgivere indgiver færre end 250 formularer W-2 for det foregående kalenderår (fx arbejdsgivere indgiver færre end 250 2012 Formularer W-2 (betyder Formular W-2 for kalenderåret 2012, som generelt indleveres til SSA i begyndelsen af 2013) vil ikke blive forpligtet til at rapportere omkostningerne ved dækning på 2013 Forms W-2 (som generelt indleveres til SSA i begyndelsen af 2014).
Hvad skal rapporteres om medarbejderens W-2?
W-2-rapporten skal inkluderes på hver medarbejders W-2-formular ved hjælp af Code DD - Omkostninger til arbejdsgiverbidrag til sundhedsdækning. Ved indberetning skal du inkludere værdien af enhver medicinsk, tand- og synsdækning, du måtte betale for.
Beregningerne og hvad der er inkluderet i denne W-2-rapport er komplekse, og detaljerne udarbejdes stadig af IRS.
Læs mere om dette rapporteringsbehov fra IRS på denne spørgsmål og svar side.
Rapporteringskrav til store arbejdsgivere
Hvis din virksomhed har 50 eller flere fuldtidsansatte medarbejdere, betragtes du som en "Applicable Large Employer" (ALE) med det formål at rapportere og med henblik på Employer Shared Responsibility.
Heltidsansatte er dem, der arbejder i gennemsnit mindst 30 timer om ugen.
Ud over de rapporteringskrav, der er beskrevet ovenfor for alle arbejdsgivere, er rapporteringskravene til ALEs:
1. En erklæring til medarbejderne om udbudt sygesikring. Denne erklæring skal udfyldes for hver medarbejder på Form 1095-C og indberettes til IRS. Se mere om dette krav på denne IRS-side.
2. Hvis din virksomhed selv forsikrer sin sundhedsplan, skal du give en erklæring til IRS om denne dækning. Læs mere om denne erklæring på denne IRS-side.
Hvornår går disse rapporteringskrav i effekt?
De oplysninger, der kræves af ALE's, skal leveres fra og med 2015, og rapporter skal indsendes i 2016. Arbejdsgiverne kan frivilligt rapportere 2014-oplysninger i 2015, men denne rapportering er ikke nødvendig.
Hvornår skal rapporter udleveres?
Informationsafkastet for 2015 skal leveres til medarbejderne inden udgangen af januar 2016 og til IRS sammen med en transmitteringsform inden udgangen af februar 2016. Bemærk, at disse er de samme tidsfrister som for W-2-formularerne ( bortset fra at W-2-formularer skal indgives til Social Security Administration, mens 1095-blanketter skal indgives til IRS).
Rapporter for de kommende år har de samme frister.
Ansvarsfraskrivelse: Oplysninger om arbejdsgiverkrav i Affordable Care Act er komplicerede, og de effektive datoer og overgangslindring er forvirrende og konstant forandring, og hver virksomheds situation er unik. Sørg for at tjekke med din skat, forsikring og juridiske rådgivere, før du implementerer nogen af disse rapporteringskrav.