Hvordan den nye deadline påvirker W-2-korrektioner
En ændring i ansøgningsfristen for W-2 og W-3-formularer kræver, at din virksomhed foretager ændringer i dine procedurer.
Fristen for indlevering af W-2 og W-3-formularer hos Social Security Administration (SSA) er blevet ændret. For 2017-formularer er ansøgningsfristen den 31. januar 2018.
Fristen for indgivelse af formularer til SSA er nu den samme som fristen for levering af W-2-formularer til medarbejdere.
Hvis du vil give medarbejderne tid til at modtage formularer og for ændringer, skal du give W-2-formularer til medarbejdere tidligere i januar. Det er meget nemmere at foretage korrektioner, inden du indsender til SSA.
Find flere detaljer om den nye indleveringsfrist i denne artikel om 2018 års lønliste skat rapport deadlines , for 2017 lønning skatter.
Hvordan ændring af deadline påvirker W-2 Form fejl
Tidligere havde du en måned til at give W-2 formularer til medarbejdere og sørge for, at de var korrekte, inden de blev sendt til Social Security Administration. Med de to deadlines nu det samme, vil du måske give W-2'er til medarbejdere tidligt i januar måned, så fejl kan korrigeres.
Ellers skal du følge denne procedure for at korrigere fejl i W-2'er og W-3'er.
Korrigering af W-2 og W-3 s ved hjælp af W-2C og W-3C
Hvis du har udstedt en ukorrekt W-2-erklæring til en medarbejder, skal du enten udfylde en W-2c og en W-3c- formular før eller efter indleveringen af W-3 transmissionsformularen hos Social Security Administration.
Først en gennemgang af W-2 Formkrav
Du skal forberede og distribuere en W-2 til hver medarbejder og vise sine lønninger og tilbageholdenhed for året inden udgangen af januar det næste år. Ved udgangen af januar skal du udarbejde en W-3 transmissionsformular og sende den sammen med alle W-2-formularer til SSA.
Den nøjagtige deadline ændres hvert år på grund af helligdage og weekender. Her er en opdateret artikel, der viser de nøjagtige deadlines for det aktuelle skatteår.
Fejl i medarbejdernavn, SSN
Hvis du tidligere har rapporteret medarbejderens navn eller socialsikringsnummer korrekt, og i år er navnet / SSN ikke korrekt, skal du kun gennemføre W-2c-boksen i. Udfyld ikke de nummererede felter med løn og tilbageholdelsesoplysninger. Hvis dette er første gang, du fejlagtigt har rapporteret navnet / SSN, skal du bare genoprette den originale W-2 og give den til medarbejderen. Hvis du sendte formularen til SSA sammen med W-3, skal du gøre W-2c og W-3c.
Manglende navn eller socialsikringsnummer
Hvis fejlen er et manglende medarbejdernavn eller SSN, kan du ikke bruge W-2c til at tilføje disse oplysninger. Instruktionerne for Former W-2C og W-3C angiver, at du skal kontakte SSA direkte på 1-800-772-6270.
Fejl i et beløb på en W-2-formular
Hvis du har lavet en fejl i et beløb, enten for tilbageholdenhed eller indtjening, skal du udfylde W-2c fuldstændigt og vise de oprindelige og korrigerede beløb. Du kan også være nødt til at indgive en 941c, hvis du fejlagtigt rapporterede løn og / eller tilbageholdenhed på en 941 - Arbejdsgiverens Kvartalsafgiftsopgørelse .
Ekstra Noter
- Hvis du har betalt løn til en ansat ved fejl, er disse lønninger stadig skattepligtige for medarbejderen.
- Brug ikke en W-2c til at rapportere tilbagebetaling.
- Du skal bruge en separat W-3c for hver type W-2c (dette er det samme som hvis du filer forskellige typer W-2'er).
Læs vejledning omhyggeligt
Denne artikel er et generelt overblik over disse løn- og skatteopgørelser; det er ikke meningen at være omfattende. Inden du gennemfører en W-2c eller W-3c, skal du læse instruktionerne (fundet i dokumenterne) omhyggeligt.
En påmindelse om sen arkivering
Sørg for at få dine W-2'er ud til dine medarbejdere inden forfaldsdatoen, og dine W-3'er sendes til SSA til tiden for at undgå straffe for sent distribution og arkivering.