En W-3-formular er en transmittalformular, der sendes til Social Security Administration (SSA), der viser samlet indtjening, Social Security lønninger, Medicare lønninger og tilbageholdenhed for alle ansatte i det foregående år. Formularens titel er "Transmittal of Lage and Tax Statements." For at forberede en W-3-formular skal du opbygge lønninger for alle medarbejdere i hver kategori, fra alle medarbejder W-2-formularer , og brug W-2-totalerne til at fuldføre W-3-formularen.
W-2-formularen er løn- og skatetallet til medarbejderne, så de kan indsende disse oplysninger om deres personlige indkomstopgørelser.
Hvornår skal en W-3 Form arkiveres?
Du skal indsende en W-3-formular sammen med alle W-2-formularer for alle medarbejdere inden udgangen af januar efter skatåret. Så hvis du for eksempel har lavet W-2'er for medarbejdere i 2016, skal du indsende alle W-2'erne plus transmissionsformularen W-3 senest den 31. januar 2017.
Fristen den 31. januar er den samme for indgivelse af både papirformularer og elektronisk arkivering.
Den 31. januar fristen er ny i 2017 . Det betyder, at du skal give W-2 formularer til medarbejdere inden denne dato og også sende W-2s og W-3-formularen til SSA inden samme dato. Det er en god ide at give formularerne til medarbejdere tidligere i januar, så der er tid til at rette fejl, inden du sender alt til SSA.
Hvordan får jeg W-3 formularer?
Du kan ikke bare kopiere en W-3 formular eller udskrive den fra internettet, fordi formularen er trykt med et særligt rødt blæk.
Du skal købe den ønskede type W-3-formularer på samme sted, hvor du køber W-2-formularer, eller du kan få din lønprocessor eller skatteforhandler udfyld disse formularer.
Hvordan udfylder jeg Form W-3?
Her er sektionerne af Formular W-3, hvis du selv ønsker at arbejde gennem dem. Se også vejledningen til denne formular.
Oplysninger om arbejdsgiveren. Dette afsnit (a through h) indeholder fælles information om din virksomhed som arbejdsgiver. Et par noter:
- Slags betaler. De fleste virksomheder i afkrydsningsfeltet 941. Formularen 941 er kvartalsløn og skatterapport formular udfyldt af de fleste arbejdsgivere. Andre muligheder omfatter husstandsarbejder og andre.
- En slags arbejdsgiver. De fleste virksomheder ville kontrollere feltet "none apply". De andre kasser er til non-profit organisationer og føderale regering arbejdsgivere.
- Etablering nummer. Etableringsnummerafsnittet er tilvejebragt, så arbejdsgiverne kan identificere forskellige områder af virksomheden, enten ved placering, datterselskab eller division. Hvis du identificerer etableringsnumre, skal du udskille W-2 og W-3-formularer for hver virksomhed. Eller du kan kombinere alle virksomheder og indsende alle W-2-formularer sammen, sammen med en W-3-formular.
Løn og Skatteoplysninger. Den anden sektion, nummereret 1 til 19, svarer til de nummererede sektioner på Form W-2. På denne W-3-formular skal du angive totaler for alle W-2'er, du sender.
Arbejdsgiver Kontaktoplysninger. Denne sidste del af formularen kræver, at du angiver kontaktoplysninger, herunder en e-mail-adresse.
Hvornår og hvordan filer jeg formular W-3?
W-3-formularen skal sendes til SSA senest i slutningen af februar sammen med en kopi A af W-2 W-2-blanketterne for hver medarbejder.
Summen for hver vare på W-3 skal svare til summen for alle disse poster på alle medarbejder W-2 formularer. W-3 omfatter også samlede statslønninger og tilbageholdenhed for alle medarbejdere.
Du skal indsende Form W-3, sammen med W-2-formularer for alle medarbejdere, på den sidste arbejdsdag i februar. Se denne artikel om betalingsfrister for indgivelse af indbetalingskort for specifikke oplysninger om indleveringsdatoen for dette år.
Fristen for fil 2016 skatteår W-2s og W-3s er 31. januar 2017,
Hvis du fil W-2 formularer elektronisk
Hvis du beslutter at sende medarbejder W-2 formularer elektronisk til Social Security Administration, behøver du ikke at kompilere alle W-2-oplysningerne og indsende en W-3-formular.
IRS foreslår stærkt, at du giver W-2 formularer elektronisk til Social Security Administration. SSA har to muligheder for elektronisk arkivering via sin Business Services Online sektion:
• W-2 Online. Du kan bruge en udfyldt W-3 formular til at indsende op til 50 W-2 formular ad gangen.
• Filoverførsel. Du kan bruge specifik payroll tax software, der formaterer filer til SSA specifikationer for Filing Forms W-2 elektronisk (EFW2).
Find flere detaljer om elektronisk arkivering af W-2-formularer fra social sikring.
Hvad hvis jeg laver en fejl på en W-3?
Hvis du har en fejl på en W-3, som følge af beregninger, eller hvis en eller flere W-2'er er forkerte, skal du sende en W-2c og en W-3c-formular til Social Security Administration. Læs mere om, hvordan du retter fejl i W-2 og W-3-formularer.