At være advaret er forarmet. Inden du sender W-2-formularer til medarbejdere og sender disse formularer til Social Security Administration (sammen med transmitteringsformular W-3 ), skal du gennemgå disse almindelige fejl for at undgå problemer.
Arkivering W-2 Formularer Sen
Fra og med skatteåret 2016 er ansøgningsfristen for W-2-formularer (og 1099-formularer) flyttet frem til 31. januar. Så dine 2017 W-2-formularer til medarbejdere skal indsendes til Social Security Administration senest den 31. januar , 2018.
Der er straffe for sen ansøgning. Læs mere om de nye deadlines for W-2 og 1099-formularer.
Brug af Wrong Years W-2 Formular
Brug W-2-formularen for året, hvor indtægten var skattepligtig, ikke det år, du indgiver formularen. For eksempel til medarbejderlønninger i 2015, skal du bruge 2016 W-2 formularen ; Denne formular vil blive givet til medarbejdere og indleveret til Social Security Administration i 2017.
Mangler ansøgningsfristerne. Du skal levere W-2 formularer til medarbejdere senest i slutningen af januar, og du skal indsende disse blanketter til Social Security Administration senest i slutningen af februar. Fristerne ændres hvert år afhængigt af, hvornår datoen falder på kalenderen. Hvis fristen er på en weekend eller ferie, flyttes datoen til næste arbejdsdag. Her er de nøjagtige deadlines for årets udbetaling af lønningsafgifter for indeværende år.
Brug ikke den godkendte W-2-formular
Du kan ikke downloade W-2-formularen, kopiere og bruge den.
Den røde på A er et specielt blæk. Du skal få de godkendte formularer, fra et kontorselskab, IRS eller fra et softwarefirma. Læs mere om hvor du kan få godkendte W-2 formularer.
Undlader at standse social sikring
Social sikring skal holdes op med maksimal skattepligtig løn for hvert år.
(Dette maksimale ændres i de fleste år for at afspejle leveomkostningerne.) Selv om dette ikke specifikt er en W-2-fejl, er det almindeligt og vil medføre, at du overrapporterer lønninger til social sikring for en medarbejder. Du skal derefter tilbagebetale det overskydende til medarbejderen og rette både W-2 og Form 941 , kvartalsløn- og skatterapporten for eventuelle kvartaler, der afspejler overskuddet. Hvis medarbejderen f.eks. Nåede maksimumsbeløbet for social sikring i september, skal du ændre Form 941 for tredje kvartal.
Afsendelse af W-2 Blanketter til IRS
Socialsikringsformularer skal gives til medarbejdere inden udgangen af januar og indleveres til Social Security Administration inden udgangen af februar sammen med overførselsformular W-3, som akkumulerer al information fra alle W-2'er.
Undlader at få en IRS-afkald på ikke e-fling
Arbejdsgivere, der indgiver 250 eller flere W-2-formularer, skal få et frafald, hvis de ikke ønsker at e-fil. Læs mere om, hvordan du får et frafald fra at indsende W-2 formularer elektronisk (PDF).
Gør disse almindelige formfejl på Form W-2
De mest almindelige formularfejl på W-2-formularer omfatter:
- Undlader at inkludere decimaler og cent på beløb
- Manglende brug af sort blæk (gør indtastning for lys)
- Gør indtastningerne for store eller for små. IRS antyder at du bruger 12 pt. Kurertype skrifttype til udskrivning W-2s.
- Misformatering af medarbejdernavn. Medarbejderens fornavn og midterste indgang går i den første boks, medarbejderens efternavn går i den anden boks, og ethvert suffiks (som "Jr.") går i den tredje boks.
Brug af finansiel software kan hjælpe dig med at undgå mange af disse fejl på W-2-formularer, især formularfejl, og din software kan advare dig, når du når maksimumsbeløbet for social sikring. Tjek denne artikel på 2012 regnskabsprogrammer af Rosemary Peavler, Guide til Business Finance, med fokus på programmer, der omfatter lønningsfunktioner.
Sådan korrigerer du en W-2-formular
Du skal levere en W-2-formular til hver medarbejder inden udgangen af januar hvert år (for det foregående kalenderår), men du behøver ikke indsende disse formularer til Social Security Administration (SSA) indtil udgangen af februar. Denne forsinkelse giver tid til at rette fejl.
Hvis du kan rette fejlen før arkivering med SSA, skal du bare foretage korrektionen og indsende den korrigerede formular.
Hvis du finder fejlen, efter du har indgivet til SSA, skal du indsende en korrigeret W-2 sammen med en korrigeret transmissionsformular W-3c).
Læs mere om, hvordan du foretager rettelser til en W-2-formular, efter at du har indsendt det til Social Security Administration.