Før du forbereder og distribuerer W-2 Forms

01 - Sørg for, at du har korrekt klassificerede medarbejdere som medarbejdere

En medarbejder er en arbejdstager, der udfører arbejde i retning af en arbejdsgiver. Generelt er enhver, der udfører tjenester til en organisation, en medarbejder, hvis organisationen kan styre, hvad der skal gøres og hvordan det skal gøres.

På den anden side er en uafhængig entreprenør en person eller virksomhed, der leverer tjenesteydelser til en anden person eller virksomhed. Den uafhængige entreprenør er en separat forretningsenhed og betragtes ikke som en medarbejder. Nogle eksempler på uafhængige entreprenører er konsulenter, agenter eller mæglere. Uafhængige entreprenørers arbejde er ofte tilfældigt eller ikke væsentligt for virksomheden; for eksempel en rengøringsservice, lønningsprocessor eller it-service.

Læs mere om klassificering af arbejdere som medarbejdere eller uafhængige entreprenører , og konsulter en arbejdsadvokat for at få hjælp.

02 - Tjek fordeling og arkiveringsdatoer for indeværende år

To trin er involveret i W-2 processen. Det første skridt er at distribuere W-2-formularerne til medarbejderne. Det andet skridt er at indsende disse formularer med Social Security Administration. (SSA)

Fristen for både distribution til medarbejdere og arkivering hos SSA er 31. januar det følgende år. Dette er en ny tidligere frist for, at SSA-arkivering er blevet oprettet for at undgå skattefusk. Læs mere om W-2 og 1099 deadlines.

Sørg for at give medarbejderne deres formularer tidligt i januar, så de har tid til at gennemgå dem for at forhindre fejl.

03 - Tjek medarbejder W-4 formularer

Arbejdsgivere skal til enhver tid have en W-4-formular på filen for alle medarbejdere. Formular W-4 indeholder oplysninger, der er nødvendige for at bestemme mængden af ​​en medarbejders føderale indkomstskathold, med brug af civilstand, antal pårørende og eventuelle yderligere beløb, der skal tilbageholdes.

Formular W-4 skal udfyldes ved leje og til enhver tid ønsker medarbejderen at foretage en ændring. Medarbejderen skal ændre W-4-formularen, hvis medarbejderens personlige oplysninger (herunder civilstand og antal pårørende) ændres, eller hvis medarbejderens adresse ændres. Medarbejderen kan også til enhver tid ændre W-4-formularen for at ændre mængden af tilbageholdenhed.

Hvert år inden årets udgang bør arbejdsgiverne bede alle medarbejdere om at gennemse W-4-formularen for at sikre, at de personlige oplysninger er korrekte.

At sikre, at medarbejderne har nøjagtige og aktuelle oplysninger på Form W-4, hjælper dig med at forberede og distribuere W-2-formularer.

04 - Indsamle lønoplysninger for W-2 Forms

For det første skal du have nogle grundlæggende oplysninger om din virksomhed for alle W-2-former:

• Din virksomheds arbejdsgiver ID nummer
• Virksomhedens navn, adresse og postnummer
• Og dit firmas statsskatteidentifikationsnummer

Derefter skal du indsamle oplysninger om hver medarbejder, både personlige oplysninger og lønoplysninger:

• Ansattes navn og adresse og socialsikringsnummer eller andet skatte-id-nummer
• Beløb udbetalt til den ansatte: samlede lønninger, tips og anden kompensation
• Beløb af føderal indkomstskat tilbageholdes
• Social sikringsløn (op til årets maksimumsbeløb for social sikring )
• Medicare løn og tips og Medicare skat tilbageholdt, herunder den ekstra Medicare skat for højindkomstansatte.
• Tildelte medarbejder tips betalt
• Afhængige plejeydelser og andre ydelser, der er skattepligtige for medarbejderen
• For hver stat, hvor medarbejderen arbejdede, betalte statens lønninger og tip og statsskatafgiften tilbageholdt
• Lokale lønninger og tip betalt og lokal indkomstskat tilbageholdt.

05 - Gennemgang W-2 Processing - Hvordan oprettes W-2?

Hvis din virksomhed er ny til lønningsprocesbehandling, eller hvis din lønningssituation er ændret for nylig, er det en god ide at gennemgå processen med at finde, udfylde og distribuere slutningen af ​​årsrapporter til medarbejdere. Du kan få W-2 formularer fra en kontorforretning butik, din CPA, fra skatte- eller regnskabssoftware eller fra IRS.

Bemærk: Du kan ikke downloade W-2-formularer fra IRS eller andre steder på internettet. Kopi A af W-2-formularen er i en specifik farve af rødt blæk og kan ikke duplikeres. Du skal indlæse den specifikke IRS-formular for Copy A hos Social Security Administration (dette er den kopi, du beholder og filen med Social Security i slutningen af ​​februar).

Her er nogle muligheder for at forberede W-2-formularer:

• Brug af regnskabssoftware . Hvis du kun har få medarbejdere, og du bruger regnskabssoftware, kan du muligvis købe en tilføjelse til at forberede W-2-formularer ved hjælp af denne software.
• Brug af skat forberedelse software. Hvis du bruger et af de fælles skatforberedelsesprogrammer, enten online eller i en stationær version, og du har købt forretningsversionen af ​​denne software, skal du kontrollere, om W-2-behandling er inkluderet. Shirley Elmblad, Guide til finansiel software, har en artikel om skat software anmeldelser
• Brug af købte W-2 formularer . De store kontorforsyningsvirksomheder har fortrykte W-2-formularer til brug med software på en cd, som giver dig mulighed for at indtaste oplysningerne for disse formularer manuelt og udskrive dem på din printer.

Uanset hvilken metode du bruger til udfyldning og udskrivning af W-2-formularer, skal du også have W-3 transmissionsformularer .

06 - Bestem hvordan man distribuerer W-2 formularer til medarbejdere

Når du har oprettet W-2-formularer, er din næste beslutning, hvordan du distribuerer dem til medarbejdere. Husk at fristen for uddeling af W-2 formularer til medarbejdere er 31. januar året efter skatåret. For eksempel har arbejdsgivere, der skulle distribuere 2016 skatteår W-2'er, indtil 31. januar 2017 at distribuere dem.

Du har to muligheder for at distribuere trykte W-2 formularer til medarbejdere: enten mail dem eller distribuere dem til medarbejdere personligt. Hvis en medarbejder afhenter deres W-2-formular personligt, kan du måske have medarbejderen tilmeldt, at formularen blev afhentet for at undgå spørgsmål om, hvorvidt dette var gjort.

07 - Kontroller fejl, inden du sender W-2 blanketter til medarbejdere

For at minimere problemer og videresende W-2-formularer, skal du kontrollere W-2-formularerne for fejl ved hjælp af denne tjekliste. Fælles W-2-fejl omfatter brugen af ​​det forkerte års formular, undladelse af at medtage oplysninger, sætte oplysninger i den forkerte boks og undlade at standse social sikring i det maksimale.

08 - Håndtering af ansattes anmodninger om duplikat W-2 Forms

Medarbejdere mister ofte eller mister W-2-formularer, og de kan komme til din lønningsafdeling og anmode om en kopi af deres W-2-formular. Før du distribuerer W-2-formularer, skal du overveje, hvordan du håndterer disse anmodninger:

• Hvis du har udskrevet formularerne internt, kan du blot genoptrykke W-2-formularen og give det eller sende det til medarbejderen.
• Hvis formularen blev udarbejdet af en ekstern lønningstjeneste, kan de opkræve dig for omkostningerne ved genudskrivning og afsendelse af formularen. Du vil måske opkræve medarbejdere for en første kopiformular eller et andet duplikat om et år (det sker!).

Uanset hvad du beslutter, er det en god ide at kommunikere din politik vedrørende duplikatformularer til medarbejdere. At have en afgift for dubletter kan virke ekstremt, men det kan reducere antallet af tabte former, du skal håndtere.

09 - Filing W-2 og W-3 Blanketter med Social Security Administration

Når du har besluttet, hvordan du forbereder W-2-formularer og har distribueret disse formularer til medarbejdere (senest den 31. januar året efter skatteåret), er din næste beslutning at bestemme, hvordan du indsætter disse formularer hos Social Security Administration (SSA) .

Alle W-2-blanketter skal indleveres til Social Security Administration sammen med en transmitteringsformular W-3 . To muligheder for indsendelse af disse formularer:

• Du kan registrere online på sektionen Business Services Online på webstedet for social sikring. Du bliver nødt til at tilmelde dig først, og derefter udfylde de relevante blanketter online. Hvis du bestiller online med BSO, behøver du ikke at inkludere W-3-formularer.
• Du kan også sende udfyldte W-2 formularer sammen med Form W-3 til Social Security Administration.

Her er flere oplysninger om, hvordan man forbereder en W-3-formular .

10 - Kontroller statlige regler for distribution af W-2 formularer

Når du udfylder en W-2-formular til en medarbejder, er en del af denne formular (Copy 1) udpeget til at blive sendt til den stat, hvor medarbejderen arbejder. Hvis medarbejderen arbejder i mere end en stat, skal du indsende en kopi af W-2-formularen til hver stat.

Hver stat har forskellige krav til indsendelse af W-2-formularer og overførselsformer. Tjek med din stats skattemyndighed eller statens indtægtsafdeling for at lære statsstatens krav.

UPDATE: Mange stater er i overensstemmelse med den nye tidligere 31. januar deadline for arkivering af W-2'er med SSA.

Læs mere om statens lønningsafgifter.