En W-4-formular skal udfyldes af alle medarbejdere, der arbejder i USA, så arbejdsgiveren ved, hvor meget der skal tilbageholdes af medarbejderens lønseddel for føderale indkomstskatter. Medarbejderen skal angive:
- Civilstand
- Antal kvoter, og
- Yderligere fradrag beløb.
OPDATERING: Den nye skattereformlov (2017) og dens indvirkning på W-4 formularer
Lov om skattereformer i 2017 har foretaget store ændringer, som vil påvirke medarbejdernes tilbageholdenhed.
Mange af dine medarbejdere vil måske ændre deres W-4 formular for at undgå at betale for meget tilbageholdenhed. IRS har udstedt en ny 2018 W-4 formular , som for øjeblikket er i foreslået status, og den bør ikke bruges, før den er færdiggjort.
Hvordan er den nye W-4-formular blevet ændret?
Nogle ændringer, der er noteret på den nye 2018 W-4-formular, er:
- På beregningssiden blev mængderne ændret på punkt B, F og G.
- På regnearket blev tabeller 1 og 2 ændret for at afspejle de nye forbrugsskemaer for indkomstskat.
Hvornår skal en W-4 udfyldes ved ansættelse? Hvornår træder en ny W-4 i kraft?
En medarbejder skal udfylde formularen, der skal ansættes, før den første lønseddel er udleveret. IRS siger, at arbejdsgiverne skal implementere en ny W-4 ved starten af den første lønningsperiode, der slutter på eller efter den 30. dag fra den dato, hvor du (arbejdsgiveren) modtog den.
Her er et eksempel. Josie giver dig en ny W-4 den 10. november; hun er betalt den 15. og 30. i hver måned.
Du skal gennemføre det senest den 15. december lønningsliste. Selvfølgelig kan du muligvis implementere det tidligere, men det er ikke nødvendigt.
Hvis en medarbejder ønsker at foretage en ændring til en W-4 for en bonus eller anden engangsbetalinger, skal du give dem tilstrækkelig varsel, så de kan planlægge, at W-4-ændringen er i kraft med samme lønningsliste som bonusen.
Hvor ofte kan en medarbejder ændre en W-4? Hvor lang tid er en W-4 effektiv?
Medarbejdere kan til enhver tid ændre beløbene på en W-4-formular og så ofte som de ønsker. Kravet ovenfor om gennemførelse af tidslinjen skal følges for ændringer samt nye lejemål.
Der er ingen tidsbegrænsning for, hvor længe en W-4 forbliver i kraft; det forbliver i kraft, indtil medarbejderen ændrer det. Ved opsigelsen fortsætter W-4 i kraft for tilbageholdelse af FICA-skatter for betalinger foretaget efter opsigelsesfristen.
Den mest aktuelle W-4 skal underskrives af medarbejderen og opbevares i medarbejderens lønseddel for at verificere mængden af forbud mod indkomstskat.
Kan jeg acceptere W-4-formularer via telefon eller email?
Nej, du kan ikke acceptere oplysninger fra en medarbejder om en ny eller ændret W-4-formular via telefon eller email. Den eneste måde, som en ændring kan foretages på, er at udfylde og underskrive W-4-formularen selv eller via mail.
Du kan muligvis acceptere W-4 information elektronisk, via elektroniske systemer, der overholder IRS-reglerne.
Amerikanske stater og w-4 formularer
Mange amerikanske stater bruger deres egen variant af W-4-formularen til at optage statlige tilbageholdelsesbeløb. Og nogle stater tillader ikke elektronisk registrering af W-4-oplysninger. Tjek med din stats indtægtsafdeling for mere information.
Problemer med W-4 Forms
En W-4-formular kan være ugyldig af flere årsager, herunder at den mangler de nødvendige oplysninger, mangler en underskrift, eller hvis formularen er ændret, eller hvis Hvis du mener, at en W-4 ikke er gyldig, skal du fortsætte at tilbageholde baseret på den foregående W-4. Hvis den ugyldige W-4-formular er den første, siger IRS at du skal tilbageholde ved single med nul tillæg.
Medarbejdere kan ikke tilbageholde en fast procent eller dollarbeløb. De skal bruge W-4 og IRS tabeller og tilbageholdelsesmetoder.
VIGTIGT: Du må ikke give råd til nye medarbejdere ved udfyldelse af formularen.
Hvis en medarbejder har svært ved at fuldføre W-4-formularen, kan du måske rette personen til denne IRS-artikel om beregning af din tilbageholdelsesgodtgørelse.
Tilbage til New Hire Forms og Registreringer