Sådan beregnes tilbageholdelse og fradrag fra medarbejderbetaling

01 - Trin 1: Få en W-4-formular fra hver medarbejder

IRS kræver, at alle arbejdstagere i USA underskriver IRS Form W-4 på udlejning. Denne formular indeholder vigtige oplysninger, du skal betale medarbejderen og for at sikre, at indkomst og tilbageholdenhed er korrekt beregnet på medarbejderens løn.

Ud over medarbejderens navn og adresse er de vigtigste oplysninger:

• Medarbejderens socialsikringsnummer
• Medarbejderens civilstand,
• Antallet af godtgørelser, som arbejdstageren hævder og
• Eventuelle yderligere beløb, som medarbejderen ønsker at have taget fra hver løn.

Den civilstand, tillæg og tillægsbeløb vil blive nødvendige ved beregning af tilbageholdenhed i trin fire.

02 - Trin 2: Beregn bruttoløn

Lønmodtagere begynder som bruttoløn. Bruttolønnen er det samlede lønbeløb. For lønmodtagere er det et årligt beløb divideret med antallet af lønperioder. For timelønnede medarbejdere er det antallet af timer arbejdstider, hvor prisen er beregnet (inklusive overarbejde.

Hvis du ikke er sikker på, hvilken slags medarbejdere du har, læs denne artikel om forskellen mellem lønmodtagere og timelønnede.

Her er eksempler på, hvordan bruttolønnen beregnes for både lønmodtagere og timelønnede, hvis der ikke er overarbejde i den pågældende lønperiode:

En lønmodtager udbetales en årsløn. Lad os sige, at den årlige løn er $ 30.000. Den årlige løn er opdelt i antal lønperioder i året for at få bruttolønnen for en lønperiode. Hvis du betaler lønmodtagere to gange om måneden, er der 24 lønperioder i året, og bruttolønnen for en lønperiode er $ 1250 ($ 30.000 divideret med 24).

En timeløn medarbejder udbetales med en timesats for lønperioden. Hvis en medarbejders timepris er $ 12, og hun arbejdede 38 timer i lønperioden, er hendes bruttoløn for den pågældende lønrejse $ 456,00 ($ 12 x 38).

Men du er ikke færdig med bruttolønnen, men hvis overarbejde er betalt. Derefter skal du beregne overarbejde for timearbejdere og nogle lønmodtagere. Overarbejde løn skal tilføjes til almindelig løn for at få bruttoløn.

03 - Trin tre: Beregn Overarbejde

Alle timepersonale har ret til overarbejde, hvis de arbejder over 40 timer om ugen. Nogle lønmodtagere er fritaget for overarbejde, afhængigt af deres lønniveau. Lavere lønmodtagere skal have overarbejde, hvis deres løn svarer til $ 455 pr. Uge ($ 23.660 årligt), selvom de er klassificeret som fritaget.

Den føderale arbejdslov kræver et minimum på overarbejde på en og en halv gang timeprisen for alle timer over 40 om ugen. Du kan betale mere end dette kræves overarbejde, men til vores formål her bruger vi det krævede beløb. Nogle stater har også overarbejde love, der kræver, at overarbejde skal betales til højere satser. Tjek din statlige arbejdsafdeling for detaljer.

Her er et eksempel på, hvordan overarbejde beregnes:

Sandy arbejder 43 timer om ugen. Hun har ret til overarbejde i 3 timer på 1,5 gange sin timepris. Hvis hendes timepris er $ 12, modtager hun overarbejde til en sats på $ 18 i 3 timer, helt $ 54 overarbejde. Dette overarbejde er tilføjet til sin faste timeløn på $ 480 (40 timer x $ 12), for i alt $ 534. Dette er hendes bruttoløn for lønperioden.

Disse artikler om overarbejde kan hjælpe dig med at finde ud af overtidsproblemet:

Timelønnede medarbejdere og overarbejde

Fritaget mod ikke-fritagne medarbejdere: Overtid regler

04 - Trin fire: Beregn føderal indkomstskat (FIT) tilbageholdelsesbeløb

For at beregne Federal Income Taxholding skal du bruge:

• Medarbejderens bruttoløn for lønperioden
• Medarbejderens W-4-formular og
• En kopi af skattetabellerne fra IRS i publikation 15: Employer's Tax Guide ). Sørg for, at du har bordet for det rigtige år. Bordet blev ændret 1. januar 2018, så du skal bruge 2018-tabellen.

Gå til siden på publikation 15, der siger: "Procentdel Metode tabeller for indkomstskat tilbageholdelse"

Søg efter bordet, der matcher:

• Civilstand. Enkelt (inklusive status for husstanden) er til venstre og gift er til højre.
• Betalingsperiode type. Dette varierer fra ugentligt til årligt (hvilket betyder at personen bliver betalt en gang om året). Bi-ugentlige er hver anden uge (hver anden fredag, for eksempel), og halvårlig vil være to gange om måneden (f.eks. 1 og 15).
• Find derefter personens bruttoløn på bordet.

Lad os sige, at du kigger på den ugentlige lønningsperiode for en gift person.

Se ned på venstre side for at finde mængden af ​​ugentlig bruttoløn for den pågældende person. Lad os sige, at det er $ 1500. Find $ 1500 i listen "Over ... men ikke over". $ 1500 er over $ 525 men ikke over $ 1626.

Du kan se denne linje:

Beløb af indkomstskat, der skal tilbageholdes, er:

Over- Men ikke over- for overskydende over-

$ 525 $ 1626 $ 35.90 plus 15% - $ 525

Der er flere trin til denne næste del.

1. Sæt ned $ 35.90 fra kolonnen "Skat af beløb".

2. Derefter skal du finde overskydende af din medarbejders løn fra nummeret i kolonnen "overskydende". Subtrahere $ 525 fra $ 1500; det giver dig $ 475.

3. Flere $ 475 med 15% i tredje kolonne. Det giver dig $ 146,25.

4. Tilføj $ 146.25 til $ 35.90 til $ 182.15. Det er det beløb du afholder fra personens løn for føderal indkomstskat.

IRS'en har en kildeskema for at gøre denne proces nemmere, hvis du har mange medarbejdere.

Dernæst skal du beregne FICA skatter.

05 - Trin fem: Beregn social sikring og Medicare fradrag

Du skal fratrække FICA-skatter (Social Security og Medicare) fra lønmodtagerkontrol . Beregningen for disse fradrag er ret ligetil. FICA-skatten udgør 15,3% af medarbejderens bruttoløn.

Halvdelen af ​​det samlede beløb (7,65%) tilbageholdes af medarbejderens lønseddel, og halvdelen betales af arbejdsgiveren.

For medarbejderen ovenfor, med $ 1500 i ugentlig løn, er beregningen $ 1500 x 7,65% (.0765) for i alt $ 114,75.

Pas på ikke at fratrække for meget socialsikringsskat fra højindkomstansatte, da socialsikring er begrænset hvert år, med det maksimale beløb, der fastsættes af Social Security Administration.

Du skal også overveje det ekstra Medicare- skattefradrag, der skyldes højere lønmodtagere, der begynder, når medarbejderen når et bestemt betalingsbeløb for året. Den tillægsafgift er 0,9% af bruttolønnen, og den starter på 200.000 $, baseret på medarbejderens W-4-status. Ingen yderligere skat skyldes arbejdsgiveren.

06 - Trin seks: Tag statens indkomstskat fradrag

De fleste stater pålægger indkomstskatter på lønninger og lønninger. Du bliver nødt til at lave nogle undersøgelser for at bestemme beløbene for disse fradrag og hvordan sende dem til den relevante statslige / lokale skattemyndighed. Dit ansvar som arbejdsgiver for fradrag, betaling og rapportering af disse skatter er diskuteret i denne artikel.

Husk at bruge bruttolønnen igen for statens skattefradrag.

Tilbage til All About Payroll Skatter

07 - Trin Seven: Tag andre fradrag

Du er ikke helt færdig endnu med fradrag. Her er nogle andre mulige fradrag fra medarbejderpenge, du måtte muligvis beregne:

• Fradrag for medarbejderbidrag til sundhedsplandækning
• Fradrag for 401 (k) eller andre pensionsordninger bidrag
• Fradrag for bidrag til interne selskabsmidler eller velgørende donationer.

Husk, at alle fradrag er baseret på bruttoløn.

08 - Endelig et eksempel på hvordan medarbejderens betalingsstub vil se

I tilfælde af medarbejderen ovenfor vil ugentlig lønstub se sådan ud:

Brutto Pay FIT tilbageholdende FICA tilbageholdelse andre fradrag netto nettopræmie

$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60

09 - Brug af procentdel Metode tabeller til at beregne Federal Income Tax Withholding

Den procentvise metode til beregning af tilbageholdenhed er en alternativ beregningsmetode. Denne beregning er ikke baseret på bruttolønnen, men på nettolønnen efter fradrag for samlede kvoter. For 2018 har IRS offentliggjort detaljer om meddelelse 1036 forklarer, hvordan procentprocenten virker.

For det første trækker du det samlede antal kvoter (på linje 5 i blanketten) fra bruttolønnen for den korrekte lønningsperiode. Hvis en medarbejder har to kvoter og betales ugentligt, vil den samlede fradrag være $ 159,60. Hvis medarbejderens ugentlige løn er $ 650,00, vil det beløb, der anvendes i beregningen, være $ 650 minus $ 159,60 eller $ 490,40. Brug derefter bordet på meddelelse 1036 til at beregne tilbageholdelsen på samme måde som i trin fire.

10 - og glem ikke at betale din lønning skatter

Du skal foretage indskud hos IRS af de skatter, der tilbageholdes fra medarbejderbetaling for føderale indkomstskatter og FICA-skatter og de beløb, du skylder som arbejdsgiver. Specielt efter hver lønningsliste skal du

• Betal den føderale indkomstskat tilbageholdende fra alle medarbejdere
• Betal FICA skat tilbageholdelsen fra alle medarbejdere, og
• Betal din halvdel af FICA skatten for alle medarbejdere.

Afhængigt af størrelsen på din lønningsliste skal du foretage indbetalinger hver måned eller halvårlig.

Du skal også indsende en kvartalsrapport på Form 941, der viser de beløb, du skylder, og hvor meget du har betalt.