Hvilke medarbejdere flytter udgifter, du skal betale
Det er bedst at holde fast ved at refundere kun de flytteudgifter, der er godkendt af IRS som fradrag fra en ansattes skatteafkast.
Ifølge IRS omfatter fradragsberettigede flytninger til medarbejdere kun
"rimelige udgifter til:
Flytte husholdningsartikler og personlige effekter fra det tidligere hjem til det nye hjem, og
Rejser (herunder logi) fra det tidligere hjem til det nye hjem.
Refusion af ikke-fradragsberettigede udgifter er altid skattepligtig for medarbejderen, selv om refusionen kan kvalificere som en ansvarlig plan (som beskrevet nedenfor).
Skatteeffekterne af medarbejderens flytning af udgiften
Generelt er enhver betaling, du udbetaler til ansatte, skattepligtig, og betalende medarbejderudgifter er betragtes som en skattepligtig fordel. Men der er en måde at gøre ydelsen ikke skattepligtig over for medarbejderen.
Hvis du vil have medarbejderens flytningomkostninger ikke skattepligtige til medarbejderen (IRS bruger udtrykket "ekskluderet" fra beskatning), skal du betale dem via, hvad IRS kalder en ansvarlig plan .
I dette tilfælde betaler medarbejderen udgifterne, og du refunderer dem.
For at opfylde kriterierne for en ansvarlig plan skal udgifterne specificeres, og kun særlige udgifter kan betales. Udgifterne skal også være til forretningsformål.
Medarbejderen skal have betalt eller afholdt fradragsberettigede udgifter, mens han udfører service som medarbejder hos din virksomhed. Det kan være nødvendigt at dokumentere, at flytningen er påkrævet af din virksomhed.
Der er også nogle regnskabsprocedurer, der skal følges for at refusionsplanen skal være
- Arbejdstagerne skal " inden for en rimelig frist på passende vis tage hensyn til disse udgifter." Det vil sige, medarbejderen skal give dig kvitteringer for alle udgifter.
- Hvis du giver medarbejderen et forskud på disse udgifter, medarbejderen skal returnere eventuelle overskydende penge inden for en rimelig frist.
Lad os f.eks. Sige, at du går forud for $ 5.000 til flytning af udgifter, og medarbejderen giver dig kvitteringer for $ 3.660. Medarbejderen skal give dig en check for saldoen ($ 1.350). Hvis alle kriterierne for en ansvarlig plan ikke er opfyldt, er planen ikke en ansvarlig plan. Og " refusion af ikke-fradragsberettigede udgifter " (til medarbejderen) og godtgørelser til diverse eller uspecificerede udgifter er skattepligtige for medarbejderen.
Bare for at være helt klar: Eventuelle godtgørelser til medarbejdere i en ukontrimeret plan skal behandles som skattepligtige (inklusive tilbageholdenhed), selv om refusionen er for udgifter, der er fradragsberettigede for medarbejderen. Og eventuelle betalinger, der ikke er begrundet i kvitteringer, selvom de er en del af en ansvarlig plan, er skattepligtige og betinget af tilbageholdelse.
Tilbageholdelse af lønningsafgifter på flytning af udgiftsbetalinger til medarbejdere
Hvis betalingerne blev foretaget i henhold til kriterierne for en ansvarlig plan, og alle nødvendige betingelser er opfyldt, er betalinger til medarbejdere til flytning af udgifter ikke genstand for tilbageholdelse.
Flytteudgifter, der ikke er foretaget i henhold til kriterierne for en ansvarlig plan (beskrevet ovenfor), er betinget af tilbageholdelse af føderale indkomstskatter, FICA-skatter (Social Security og Medicare) og føderale arbejdsløshedsafgifter.
Rapportering flytning af udgiftsbetalinger på medarbejderens W-2-formular
Hvis refusionen til medarbejderen opfylder alle betingelserne for en ansvarlig plan som beskrevet ovenfor, behøver du ikke at medtage disse refusioner på medarbejderens W-2. Hvis medarbejderen giver dig tilstrækkelig regnskabsmæssig redegørelse for udgifterne, men det overskydende beløb ikke refunderes, skal du kontrollere din lønningstjeneste eller skatteforhandler for at afgøre, hvordan du rapporterer de skattepligtige og ikke skattepligtige beløb. Du skal indberette størrelsen af denne ydelse, når du gennemfører W-2 års årsrapport for medarbejderen for det foregående år.
Patriot Software giver mere præcisering af, hvordan disse udgifter indtastes på medarbejderens W-2-formular. Vi bruger eksemplet ovenfor, hvor medarbejderen modtager $ 5.000 for flytning af udgifter, har kvitteringer for $ 3.660, og holder de resterende $ 1.350. Det beløb, som medarbejderen holder, er skattepligtig for medarbejderen. Vi antager, at denne betaling er udført under kravene til en ansvarlig plan som beskrevet ovenfor:
- Den skattepligtige $ 1.350 er inkluderet i boks 1 i W-2 (og i rubrik 3, 5 og 16, hvis den er beskattet af staten eller byen).
- Fondsbørsmeddelelser og FICA-skatter skal beregnes for den skattepligtige $ 1.350 og inkluderet i de relevante bokse på W-2.
- Du skal inkludere $ 3.660 (mængden er lig med det underbyggede beløb (for eksempel den ikke-skattepligtige del) i rubrik 12 i Formular W-2 ved hjælp af kode "L."
For flere detaljer om hvordan dette virker, se IRS Publication 15 (Circular E).
At give en medarbejder ekstra penge til flytning af udgifter
Nogle virksomheder giver medarbejderne et bestemt beløb til flytning af udgifter, afhængigt af typen af bevægelse og afstanden. Betalingen kan stadig være fradragsberettiget for din virksomhed som en forretningsomkostninger.
Hvis du vil give en medarbejder penge til at flytte udgifter og lade medarbejderen bestemme, hvordan pengene skal bruges, har du en ikke-planlagt plan i henhold til IRS-reglerne. I dette tilfælde, som nævnt ovenfor, hvis du ikke vil have medarbejderen til at vise kvitteringer, er hele betalingen skattepligtig for medarbejderen som en fordel. Derudover skal den føderale indkomstskat og FICA-afgiften holdes tilbage på betalingen.
I dette tilfælde vil du måske gerne tilføje et ekstra beløb til betalingen for at hjælpe medarbejderen med de ekstra skatter, der skal betales. Dette kaldes "opkøb" en check, og det er gjort for at give medarbejderen det nøjagtige beløb af betalingen, efter skat.
Hvis du for eksempel betaler en medarbejder $ 2.000 i flytende udgifter, kan du gøre en opgør for at give mere end $ 2.000 til dækning af de ekstra skatter. Patriot Software har en gross-up regnemaskine, der kan hjælpe dig med dette.
Medarbejderudgifter er fradragsberettigede
Betaling af medarbejderens flytning er en fradragsberettiget forretningsomkostning for din virksomhed. Medarbejderflytteafdragsafdrag for medarbejdere bør begrænses til dem, som medarbejderen kunne fradrage på egen afkast. Det betyder kun omkostningerne til at flytte husholdningsartikler og rejseudgifter til den nye placering for medarbejderen og hans eller hendes familie.
Fortælle medarbejdere om flytningsomkostningerne
Som med enhver anden medarbejderydelse skal alle ansatte behandles ens. Du kan indstille kriterier for at kvalificere til planen efter medarbejdertype (lønnet pr. Time), men du kan ikke give en medarbejder i samme klassifikation mere af denne fordel end en anden.
Det er altid en god ide at skrive denne type ydelser skriftligt og inkludere det i din kommunikation med medarbejderne. Din medarbejderhåndbog eller retningslinjer og procedurer manual er et godt sted at beskrive planen. Glem ikke at medtage oplysninger om skattefordelene af denne fordel.
Hjælper medarbejdere med deres fradragsudgifter
Medmindre du er en kvalificeret skatteforhandler , er det ikke en god ting at give skatteadvisere til medarbejdere om indkomstskatfradrag. Opmuntre dine medarbejdere til at få professionelle skatterådgivning eller bruge professionel skatsoftware . Her er nogle ting, du kan gøre for at hjælpe medarbejderne med at forstå denne omkostningsfordel, og hvordan det vil påvirke deres skatter:
- Giv medarbejderne en jobflyttningspakke, der forklarer, hvordan og hvornår flytning af udgifter vil blive refunderet af din virksomhed.
- Giv medarbejderne mulighed for at ændre deres tilbageholdenhed (på Form W-4 ) for at tage højde for den indledende godtgørelse.