Den nederste linje er: Hvis du ikke kan bevise det, skal du ikke fratrække det.
Det er dejligt at kunne tage skattefradrag for alle dine forretningsomkostninger, men det er endnu bedre at kunne bevise disse fradrag i en IRS-revision. Hvis du har en kompetent skatteforhandler, vil denne person bede om at se hele dokumentationen på dine skattefradrag.
Så før du går til din skatteforhandler med dit papirarbejde ( IKKE i en skobox , tak!)
I denne artikel vil vi se på nogle enkle forretningsomkostninger, altid stille spørgsmålet "Hvordan kan jeg bevise, at dette er en reel forretningsomkostning?" Og vi vil altid se på disse transaktioner ud fra IRS og din skatteforhandler.
Den vigtigste kendsgerning at huske er, at du skal være i stand til at vise ikke kun, at transaktionen fandt sted, men at det var et forretningsmæssigt formål.
Køb af ejendom eller betalende udgifter
Du køber en all-in-one printer fra Best Buy til din virksomhed. Du skriver en check fra din virksomhedskonto, eller du bruger dit kreditkort. Så det er nok at vise, at det er en forretningsomkostning, ikke? Faktisk nej. At gemme din annullerede check eller din kreditkortkvittering er kun en del af dit bevis. Den annullerede check viser ikke, hvad du har købt. Brug af et kreditkort er bedre, fordi kvitteringen viser købet.
Inklusive kassekvitteringskvitteringen med din annullerede check er også nødvendig for at vise, hvad du faktisk har købt.
Betaling fra en personlig konto
Betalingsudgifter fra din virksomheds bankkonto eller et kreditkort fungerer på samme måde. Selvfølgelig skal du bruge en separat forretningskontrol eller opsparingskonto eller virksomheds kreditkort.
Mens du ser dine personlige konti ikke nødvendigvis er et problem, gør det det sværere at bevise, at denne personlige check blev brugt til forretningsformål.
Når du først starter din virksomhed, skal du måske bruge en personlig konto til nogle få ting. For eksempel dannede jeg for nylig en ny LLC, og jeg var nødt til at bruge en personlig check for registrering i min stat. Når du bruger en personlig konto til forretningsformål, skal du sørge for at have masser af dokumentation. I dette tilfælde udskrev jeg en kvittering fra statssekretæren, der viste, at jeg havde betalt for en LLC-registrering. I dette tilfælde var det ret vanskeligt at tro, at dette var til personlig brug.
Brug af Expense Logs
Nogle udgifter er vanskeligere at bevise end andre. De to store eksempler herpå er rejseudgifter, inklusive kørelængde og børsnoteret ejendom. Under begge omstændigheder er den bedste måde at tilfredsstille IRS kravet om bevis for udgifter på at holde en logbog.
IRS foretrækker "på det tidspunkt" bevis . Det vil sige en note, du laver på en udgiftskasse eller kvittering eller kilometertal log på det tidspunkt, pengene bliver brugt, er bedre end en liste, du skriver op i slutningen af året.
At holde en kilometertal log er, jeg ved, at holde en kilometertal log er en stor smerte. Det betyder, at hver gang du kommer ind i din bil (er ligegyldigt, om den virksomhed, der betales for bilen, forresten), skal du registrere:
- Datoen
- Kilometerstanden
- Hvor du tog hen
- Formålet - forretning eller personlig - så specifikt som muligt.
Hvis du vil gøre det lettere, bemærk kilometertal på bilen den 1. januar i året, og bemærk derefter kørslen kun for erhvervsmæssige formål.
At fratrække omkostninger til erhvervsmæssig kilometertal ved hjælp af enten standardkilometerfradrag eller faktiske udgifter, skal du vise, at du har brugt bilen mindst 50% af tiden for erhvervslivet.
Et tip: Hvis du er knyttet til din smartphone, skal du prøve en kilometertal-app eller en prisapp. Det vil spare dig masser af papir og holde din regning log online.
Endelig skal du huske, at pendeltrafik l (går frem og tilbage til arbejde) ikke betragtes som en fradragsberettiget rejseudgift. Mens du kan holde styr på pendlingsudgifter, skal du ikke medtage dem i din forretningsrejselog.
Brug af erhvervsmæssige rejseindtægter
Ud over en kilometertal log, hvis du rejser for erhvervslivet skal du holde øje med kvitteringer for udgifter.
Disse omkostninger, som kilometertal, ses nøje af en IRS-revisor, fordi det er nemt at medtage personlige rejseudgifter med forretningsrejser.
Den bedste måde at bevise forretningsrejsekostnader på (herunder hoteller, fly, udlejningsbiler, måltider og underholdning) er at bruge et kreditkort slip (med dit visitkort, selvfølgelig) med yderligere noter om forretningsformål. Lav notatet på det tidspunkt, hvor du pådrager udgifterne. Du kan også bruge en dagplanlægger, aftalebog eller kalender for at notere forretningsrejser og derefter knytte dem sammen med dine kvitteringer.
Køb Listed Property
Lad os se nærmere på den all-in-one printer, du har købt. Printeren kan også bruges til personlig udskrivning, og IRS kategoriserer disse typer af ejendomme som angivet ejendom . De er på en liste, fordi de kan bruges enten til personlige eller erhvervsmæssige formål. IRS kræver en højere grad af bevis for erhvervsmæssig brug.
Du skal specifikt dokumentere, hvordan du bruger børsnoteret ejendom. Den bedste måde er at holde en logbog med ejendomsdelen (som omkostningsloggen beskrevet nedenfor). Hver gang du bruger printeren eller en anden børsnoteret ejendom, skal du notere datoen, brugen (f.eks. Antal eksemplarer), det specifikke job (udskriftskopier af en brochure til erhvervslivet "), og om brugen er forretningsmæssig eller personlig. Bemærk også omkostninger forbundet med printeren, som patroner.
Ved årets udgang skal du være i stand til at vise procentdelen af virksomheden og derefter tildele denne procentdel til omkostningerne. Hvis du f.eks. Finder ud af, at du har brugt printeren 60% af tiden for erhvervslivet, kan du tage 60% af omkostningerne som en virksomhedsfradrag.
Som en påmindelse, hvis du har ejendommen på din forretningssted (IKKE dit hjemmekontor ), behøver du ikke at holde en logbog. Al anvendelse på en forretningssted antages at være til erhvervsmæssige formål.
Brug af kontoudtog
Lad os sige, at du har mistet kreditkortslippet, eller du har ikke den annullerede check for det pågældende køb. Du kan bruge en kontoudskrift eller kreditkortopgørelse til at bevise et erhvervskøb, men du vil også have brug for yderligere verifikation fra en aftalebog, kalender eller dagplanlægger.
Der er ikke sådan noget som for meget bevis
Hvis der er nogen tvivl om, hvorvidt nogle udgifter er til erhvervsmæssige formål, er det bedst at have flere måder at bevise udgiften på.
Dit Business Records System
Endelig skal de registre, du holder på disse forretningsomkostninger, være en del af dit samlede forretningspostsystem.