For medarbejdere betalt bi-ugentlige
Så ofte får kalenderen os til at se hvad vi laver. I nogle år skal arbejdsgiverne beskæftige sig med en ekstra lønperiode, hvis de betaler to gange om ugen. Hvordan sker dette? Hvis du betaler hver anden torsdag, vil du have 27 perioder om nogle år. Eller hvis du betaler på fredage, og du betaler dagen før en ferie, vil du også ende med 27 lønperioder, hvis julen falder på en fredag.
Så hvis du begyndte at tælle og regnede med at du vil betale lønmodtagere over 27 lønperioder om et år, har du sikkert indset, at hvis du ikke gør noget andet, betaler du dem mere om et år, end du måske har tænkt (og mindre i det næste år?). Så hvad laver du?
Betalingsmuligheder for en ekstra betalingsperiode
Mulighed 1: Deltag den samlede løn blandt de 27 lønperioder frem for 26. Dette vil resultere i mindre beløb i hver lønseddel. Hvis du vil gøre dette, skal du sørge for at informere dine medarbejdere, så de ikke klager.
Mulighed 2: Betal det samme beløb i hver betalingsperiode, som du gjorde i det foregående. Dette vil resultere i en effektiv lønstigning for disse medarbejdere. Hvis du gør dette, informerer medarbejderne, så du kan tage æren for stigningen. Hvis du gør dette, skal du også informere medarbejderne om, at deres løn det følgende år (året efter "springår") vil blive reduceret, fordi de kun betales over 26 betalingsperiode.
At betale ekstra på et år kan også påvirke maksimumsforsikringsgrænsen og den ekstra Medicare-skat, der tilbageholdes for nogle højere lønmodtagere.
Mulighed 3: Juster årets sidste lønseddel, så den samlede løn for året er den samme som det foregående år. Det er sandsynligvis kun muligt for lønmodtagere, fordi timelønnede medarbejdere sandsynligvis ikke har samme indtjening fra år til år (herunder overarbejde mv.).
En anden mulighed for at håndtere dette problem
Ved udgangen af 2017 vil en ugentlig lønningsliste resultere i 27 lønperiode. Den amerikanske postvæsen oprettet en lønplan, der viser den 27. lønperiode som den første lønperiode i 2018. De sagde: "Efterladselsåret begynder altid den første dag i den første fulde lønperiode i kalenderåret. begynder 7. januar 2017 (Betalingsperiode 2-2017) og strækker sig til 26 fulde lønperioder, der slutter den 5. januar 2018 (Betalingsperiode 01-2018).
Informere medarbejdere
Under alle disse omstændigheder skal du informere medarbejderne om hvad du gør, både inden årets udgang, og når du distribuerer W-2-formularer til medarbejdere til beskatningsformål.
Andre virkninger af en ekstra betalingsperiode
Nogle andre overvejelser skal du være opmærksom på:
Lønbeskat. Beløbet vil påvirke den samlede Social Security og Medicare, du og dine medarbejdere betaler. Nogle ansatte kan nå det maksimale socialsikringsbidrag tidligere og kan nå tærsklen for den ekstra Medicare-skat (0,9%) med denne ekstra betaling.
Medarbejder fordele. At betale ekstra løn kan også resultere i at betale yderligere ydelser. For eksempel kan du overfinansiere andres 401 (k) med den ekstra lønperiode, ud over det maksimalt tilladte beløb.
Hvis det sker, skal du give pengene tilbage til medarbejderen.
Skatteår for W-2s. At have en lønperiode forlænges i slutningen af et år bringer spørgsmålet om hvilket års skat betalingen er. Den generelle regel er, at skatten skal være på W-2 for det år, hvor lønsedlen udstedes, og medarbejderen har brug af det.