Hvis din virksomhed har en ansvarlig plan, er refusion af visse forretningsomkostninger ikke skattepligtig for medarbejderen. Hvis din virksomhedsrefusion plan ikke overholder IRS krav til en ansvarlig plan, disse refusioner er skattepligtige for medarbejderen, og tilbageholdelse af føderale indkomstskatter og lønning skatter skal foretages på disse betalinger.
Derudover skal du som arbejdsgiver indberette disse betalinger på medarbejderens W -2-formular .
Ansvarlige planer kan omfatte refusion for en række forskellige medarbejderudgifter, herunder:
- Medarbejder rejseudgifter , herunder måltider og underholdning,
- Indkøb af værktøj og udstyr, og
- Ansatte hjemme kontor udgifter.
Den ansvarlige plan skal også indeholde en procedure, der kræver, at medarbejderne returnerer overskydende godtgørelser (de beløb, der overstiger tilladte beløb) til arbejdsgiveren. Hvis en arbejdsgiver opretter og opretholder en ansvarlig plan, skal medarbejderens rejseudgifter ikke behandles som skattepligtig indkomst.
Tilladte plankrav
For at blive betragtet som en "ansvarlig plan" af IRS, skal dit arrangement indeholde ALLE følgende:
- Udgifterne skal have en forretningsforbindelse ; det vil sige, de skal have været betalt eller afholdt, mens de udfører tjenesteydelser som medarbejder.
- Arbejdstagerne skal inden for en rimelig frist meddele arbejdsgiveren passende for disse udgifter. Du skal kræve, at medarbejderne giver dig detaljerede oplysninger om disse udgifter, herunder dato, klokkeslæt, sted, beløb og forretningsformål for udgifterne.
- Du skal kræve, at medarbejderen returnerer overskydende refusioner inden for en rimelig og specifik tidsperiode afhængigt af omstændighederne
Hvis alle tre af disse krav ikke er opfyldt, bestemmes planen af IRS ikke at være ansvarlig, og eventuelle udgifter refunderet til medarbejderen i din virksomhed er skattepligtige for medarbejderen.
Overskridende refusioner
Overskridende godtgørelse er godtgørelse større end tilladte beløb. Hvis medarbejderen ikke returnerer overskydende refusioner inden for en rimelig periode, er disse overskydende beløb skattepligtige for medarbejderen. Den mest almindelige omstændighed ville være et tilfælde, hvor du giver en medarbejder et forskud, før hun tager en tur, og hendes udgifter under rejsen er mindre end det beløb, der er fremskredet.
En rimelig frist for tilbagebetaling af overskydende refusioner bestemmes af IRS som for eksempel:
- Et forskud modtaget inden for 30 dage fra tidspunktet for udgiften
- Arbejdsgiveren giver en passende redegørelse for udgifterne inden for 60 dage efter, at de blev betalt eller afholdt.
- Medarbejderen returnerer enhver overskydende tilbagebetaling inden for 120 dage efter, at den blev betalt eller afholdt.
- Medarbejderen får en erklæring (mindst kvartalsvis), som anmodningen returnerer eller er tilstrækkelig regnskabsmæssig for udestående forskud, og medarbejderen overholder inden for 120 dage efter modtagelsen af erklæringen.
Indsendelse af en ansvarlig plan til IRS
Nej, der er intet krav om, at du sender en skriftlig plan til IRS. Men du bør være i stand til at bevise, at du har defineret dine krav til refusion af medarbejdere til udgifter. Du skal bruge noget skriftligt for at vise IRS at du forstår, hvad en ansvarlig plan er, og at du driver din virksomhed til kravene.
For det første skal du stille disse krav skriftligt som en del af din medarbejderpolitik og procedurer manual.
For det andet skal du dokumentere alle transaktioner med medarbejdere til deres refusion af udgifter, holde regnskaber for at vise, at alle krav i den ansvarlige plan blev fulgt.
Ansvarlig plan påvirke og erhvervsbeskatning
Hvorvidt disse udgifter foretages inden for en ansvarlig plan, påvirker ikke din evne til at fradrage disse udgifter på din virksomhedsomsætning. Men du skal stadig levere tilstrækkelig dokumentation til at bevise, at disse udgifter var forretningsrelaterede.
For rejserefusion kan du f.eks. Fratrække udgiften på den relevante linje på din virksomhedsafkast. For eksempel til måltider og underholdningsudgifter, brug linie 24b i Skema C (til enmanshavere eller enkeltmedlemmers LLC.).