Selvom du kun har få ansatte, kan du beslutte at outsource din lønningsliste; det vil sige omlægge lønningsprocesser og andre lønsumsansvar til en anden. Her er nogle overvejelser, der hjælper dig med at beslutte, om du vil outsource.
Vi vil først se på situationer, hvor du måske vil overveje at outsource din lønningsliste, og derefter nogle outsourcing muligheder.
Outsourcing Payroll sænker jobomkostninger
Hvis du simpelthen betaler kontormedarbejdere, kan du beregne løn ved at multiplicere timer efter sats, og afgøre, om overarbejde skyldes.
Men hvis du producerer et produkt, skal du kende omkostningerne ved arbejde på hvert produkt, så du kan bestemme prisen på solgte varer. Dette er en kompliceret proces, mere end en kontorlig person kunne nok håndtere. Så hvis du vil kunne bestemme produktionsomkostninger, kan outsourcing lønning være den eneste måde at gøre det på.
Lad servicen overholde de flere stater, lokaliteter
Hvis du har medarbejdere i mere end én stat, skal du overholde kravene til betaling og indberetning af statsskatter. Hvis din virksomhed opererer i forskellige byer, kan du også have lokale indkomstskatter til at tilbageholde, betale og rapportere.
Afholdningsberegninger er vanskelige
Beregning af tilbageholdelsesbeløb for medarbejdere er kompliceret. Kort sagt skal du:
- Bestem føderal indkomstskat tilbageholdelse baseret på medarbejderens W-4 (som kan ændres så ofte som medarbejderen ønsker)
- Bestem statens tilbageholdenhed for stater med indkomstskat baseret på staten W-4
- Bestem FICA skatter på løn på 7,65 procent (og du skal se højtbetalte medarbejdere for at være sikker på, at deres socialsikringsindhold er begrænset til maksimum for året)
Og det er bare for startere. Selv for en medarbejder kan processen med at bestemme tilbageholdelsesbeløb være tidskrævende.
Undgå at forsøge at holde styr på deadlines
Betaling og indberetning af lønninger skatter (føderale og statslige, tilbageholdelse, FICA skatter, arbejdsløsheds- og arbejdstager erstatning og individuelle statslønningsoptioner) kan være skræmmende.
Og en savnet deadline for enten betaling eller rapportering kan koste dig penge i bøder og straffe.
Outsourcing lønningsliste, selv med få ansatte, er en mulighed mange arbejdsgivere overvejer tidligt i deres virksomheder. Det kan være den rigtige mulighed for din virksomhed, alt efter dine omstændigheder.
Hvordan opkræves lønningsprocesser?
Mange lønlisteforarbejdningstjenester opkræver et grundgebyr, så selvom du kun har en medarbejder, betaler du mere, fordi tjenesten skal til alle de samme ansøgninger for en medarbejder som det ville gøre for 10. For eksempel ville de stadig skulle indsende en Formular 941 hvert kvartal, selvom du kun har en medarbejder. Den stigende omkostninger for hver ekstra medarbejder er ret lille. Med det i tankerne her er nogle oplysninger om lønningsløsningstjenester med deres omkostninger og hvad de giver:
Assisted Payroll Services
Nogle tjenester gør alle dine arkivering for dig.
For eksempel virksomheder som Paychex og ADP opkræve pr check pr betaling periode, herunder arkivering, direkte indbetaling og checks cut. Du kan indtaste oplysninger online, og de overdrager en lønspecialist til at hjælpe dig. Som et eksempel kan du se ADPs komplette udvalg af tjenester på deres hjemmeside.
Self-service lønning online
Andre tjenester hjælper dig med at lave din egen arkivering. Intuit's online lønningstjeneste gør det f.eks. Muligt at udfylde udbetalingsskemaer online. Inden du vælger disse tjenester, skal du kontrollere, at de er kompatible med dit operativsystem og hardware (nogle fungerer ikke på Macintosh-systemer.
Virksomheder som Paycycle giver dig mulighed for at lave din egen lønning online. De opkræver af antallet af ansatte og antal stater.
Jeg har kun lavet en meget kort gennemgang af disse tjenester. Nogle kan have yderligere funktioner, som du måske har brug for til en bestemt situation (f.eks. Tidskortindgang).
Læs oplysningerne på hjemmesiderne og kontakt repræsentanterne for virksomhederne. Dette er altid en god måde at fortælle, hvor venlige de vil være. Jeg har kun præsenteret nogle få af de mange tjenester, du kan finde online. IRS har oplysninger om lønningstjenester og udbydere, som du måske vil se på.
Er Outsourcing Payroll Værd at koste?
Selvom du kun har én medarbejder, kan du overveje seriøst en lønningstjeneste, der hjælper dig med at forberede lønsedler og betale og rapportere lønningsafgifter. Husk, en bøde eller straf for en ubesvaret betaling eller rapport kan være mere end et helt års serviceværdi. Oprettelse af et lønsystem til din virksomhed er ikke din første prioritet. Og hvis du har en tjeneste, er det en mindre ting du skal tænke på.