Ansættelse og betaling af en uafhængig kontrahent

by Jean Murray

Skatter, Contractor Agreements, Backup Tilbagekaldelse

Mange virksomhedsejere foretrækker at arbejde sammen med uafhængige entreprenører frem for at ansætte medarbejdere. Fordele ved ansættelse af uafhængige entreprenører omfatter:

Fleksibilitet i at kunne variere arbejdstimer, eller betale ved projekt, og ikke at skulle betale, når arbejdet ikke er tilgængeligt.
Outsourcing af ikke-væsentlige opgaver som IT og vedligeholdelse, så du ikke behøver at oprette en ny afdeling inden for dit firma.
At kunne afslutte forholdet let uden papirarbejde og potentielle problemer, der går med at skyde en medarbejder.
Ikke at skulle betale FICA skatter (Social Security og Medicare) med hensyn til skatter, fordele og aftaler. Men du skal stadig have en kontrakt (ikke en ansættelseskontrakt), og der er stadig papirarbejde, du skal færdiggøre og skatter, der skal tildeles.
Mindre ansættelse papirarbejde, færre rapporter og betalinger til IRS.

Men som ansættelsesgiver er der stadig nogle ting, du skal gøre for at ansætte den uafhængige entreprenør og begynde at betale den pågældende person.

01 - Hvad er en uafhængig entreprenør?

En uafhængig entreprenør er en person, der arbejder for en anden person eller virksomhed. Entreprenøren er pr. Definition uafhængig og ikke en ansat i udlejningsfirmaet.

Et perfekt eksempel på en uafhængig entreprenør er en rengøringsservice. Tjenesten kommer ind på dit kontor for at gøre arbejde, men rengøringsarbejderne er ikke medarbejdere i din virksomhed.

Uafhængige entreprenører anses for at være virksomhedsejere. De indberetter indtægter på deres personlige selvangivelser, og de kan fratrække virksomhedens udgifter.

02 - Sørg for, at arbejderen er en uafhængig kontrahent, ikke en medarbejder

Af forskellige årsager (for det meste at gøre med lønningsafgifter ) er IRS bekymret over, at arbejdstagere er behørigt klassificeret som uafhængige entreprenører eller medarbejdere. FYI: IRS anser denne medarbejder for at være en medarbejder, medmindre du kan bevise andet.

IRS bestemmer status for arbejdere fra sag til sag, og det ser på flere faktorer - herunder adfærdsmæssig, finansiel og kontrol - for at bestemme status. Hvis du er uklar om statusen for folk, der arbejder for din virksomhed, kan du sammenligne en beslutning fra IRS.

Misklassificering af en ny arbejdstager som selvstændig entreprenør kan skabe skat, bøder og straffe for din virksomhed, så sørg for at den arbejdstager du ansætter er en uafhængig entreprenør, ikke en medarbejder. Denne artikel forklarer forskellen.

03 - Formular W-9 for uafhængige entreprenører

Formular W-9 skal underskrives af alle uafhængige entreprenører, når de begynder at arbejde for din virksomhed. Denne formular er påkrævet for at angive et skatte-id-nummer (socialsikringsnummer, arbejdsgiver-id (EIN) eller andet.

Formularen W-9 tjener det samme formål som en W-4 formular til nyansatte medarbejdere.

Hvis en kontraktarbejder ikke har et skatte-id-nummer på filen, kan de være underlagt at tilbageholde fra deres betalinger (kaldet backup-tilbageholdelse).

04 - New Hire Paperwork til en uafhængig kontrahent

Det nye lejepapir, der er nødvendigt for en uafhængig entreprenør, er

(1) A) Formular W-9 (svarende til en W-4-formular for medarbejdere) for at tilvejebringe et skattepligtig identifikationsnummer ,

(2) en kopi af personens CV eller faglige kvalifikationer til egen beskyttelse og at verificere i tilfælde af revision, og

(3) en kopi af kontrakten. Selv det mest simple IC-forhold skal have en kontrakt.

05 - Kontroller legitimation før ansættelse af en uafhængig kontrahent

På samme måde, som du tjekker referencer for en medarbejder, skal du kontrollere, at en entreprenørs legitimationsoplysninger er før de ansættes. For eksempel, hvis du overvejer at ansætte en bogholder, skal du sørge for at denne person ikke har nogen forbrydelser.

Undersøg alle fremtidige entreprenører på baggrund af den samme måde, du kontrollerer, før du ansætter medarbejdere.

Hvis den uafhængige entreprenør er organiseret som en virksomhed, skal du foretage en check hos Better Business Bureau for at sikre, at der ikke er indgivet klager over denne virksomhed.

Glem ikke den forsøgte og sande websøgning, herunder anmeldelser af virksomheden.

06 - Betaling af en uafhængig kontrahent

At betale en uafhængig entreprenør er ret simpelt. Du kan betale pr. Time eller ved jobbet. I de fleste situationer er ingen indkomstskat tilbageholdt, ingen FICA skatter (Social Security og Medicare) skal tilbageholdes, og der skal ikke betales andre skatter .

07 - Uafhængige Entreprenører og Beskæftigelsesafgifter

Du skal holde styr på betalinger, du foretager til uafhængige entreprenører hvert år. Du behøver ikke at tilbageholde FICA skatter ( Social Security og Medicare skat) fra disse betalinger.

For hver uafhængig entreprenør du betalte $ 600 eller mere i løbet af året, skal du rapportere det samlede beløb, der er betalt på Form 1099-MISC, og give en kopi af denne formular til entreprenøren for hans / hendes indkomstskat.

1099-MISC skal gives til entreprenøren senest den sidste dag i januar det følgende år, og en blanket 1096 skal sendes til Social Security Administration inden udgangen af februar med kopier af 1099-blanketterne.

08 - Tilbagetrækning af indkomstskatter fra en uafhængig kontrahent

I de fleste tilfælde behøver du ikke at tilbageholde indkomstskatter fra de betalinger, du foretager til uafhængige entreprenører. Men der er nogle undtagelser:

Du som virksomhedsejer og betaler skal tilbageholde skatter på betalinger til en uafhængig entreprenør, hvis:

Den skattepligtige har ikke givet dig et skattepligtig identifikationsnummer (Social Security Number, Employer ID Number eller Individual Taxpayer ID Number)
IRS har meddelt dig, at skatteyderens ID-nummer er forkert
IRS har meddelt dig, at skatteyderne ikke har indberettet alle rente- eller udbytteindtægter i tidligere år

09 - Oprettelse af kontrakt for en uafhængig kontrahent

I alle tilfælde, før du ansætter en uafhængig entreprenør, lav en aftale og få den underskrevet af entreprenøren. Aftalen bør indeholde detaljer om entreprenørens krav, lønpriser og afsnit om ikke-oplysning og fortrolighed.

Hvis entreprenøren skaber intellektuel ejendomsret , bør ejendomsretten til denne ejendom præciseres. Endelig vil du måske have kontrahenten at underskrive en konkurrenceaftale.