Du skal have en logbog til at understøtte dine biludgifter
Sådan gemmer du en kilometertal
Både Internal Revenue Service (IRS) og Canada Revenue Agency (CRA) fastslår, at det at holde en præcis logbog over forretningsrejser, der opretholdes i et helt år, er det bedste bevis for, at du kan understøtte dine krav på motorkøretøjsudgifter.
Følgende oplysninger skal registreres i logbogen hver gang køretøjet anvendes til erhvervsmæssige formål:
- datoen,
- udgangspunktet,
- destinationen,
- Formålet med din rejse
- køretøjets startkørsel,
- køretøjet slutter kilometertal,
- de samlede kilometer (eller kilometer i Canada) drevet.
Sample Mileage Log
Mileage logbøger er typisk tilgængelige på kontorsforsyningsbutikker, eller du kan bruge følgende skabelon, som kan kopieres til et Word, Excel eller lignende kontoredokument ved at vælge teksten og bruge kopi / indsæt (ved hjælp af Windows, skitserer teksten, der skal vælges med musen, og tryk CTRL-C for at kopiere og CTRL-V til at indsætte).
| Dato | Mileage Start | Mileage End | Køretøj i alt | Virksomhed Formål | Park $ | Vejafgifter $ | Anden $ |
Automatisk kilometertal
Manuel indtastning af turinformation i en logbog er kedelig, især hvis du laver mange forretningsrejser. Heldigvis findes der flere kilometertal sporing applikationer til Apple og Android smartphones, der gør brug af telefonerne GPS til at holde styr på hver kilometer / kilometer drevet til erhvervsmæssige formål.
For et lille månedligt gebyr appen logger din forretningsrejse oplysninger og giver dig mulighed for at downloade en kilometertal opsummering din selvangivelse. Nogle af de mere populære kilometertal tracking apps omfatter:
- MileIQ (IOS og Android)
- Mileage Expense Log (kun iOS)
- TripLog (IOS og Android)
Virksomhedsbrug kontra personlige
Både IRS og CRA er opmærksomme på overdrevne krav til erhvervsmæssig brug af personlige køretøjer. Det hævder, at størstedelen af eller hele dit køretøjs kilometertal til erhvervsmæssig brug er en sikker måde at tiltrække ekstra kontrol fra skattemyndighederne og en mulig revision . (Se 10 røde flag, der vil få din canadiske lille virksomhed revideret .)
Derfor skal du vide, hvor mange ikke-forretningsmæssige kilometer eller kilometer du kørte, når det kommer tid til at kræve dine motorkøretøjsudgifter, og den nemmeste måde at gøre dette på er at finde ud af, hvor mange kilometer eller kilometer du har drevet i løbet af året ved at sammenligne din bils kilometertæller ved afslutningen af skatteåret til hvad det var i begyndelsen af året.
Så når du har dine data for året, for at beregne dine motorkøretøjsudgifter, skal du tælle alle de kilometer / kilometer, du har kørt til erhvervsmæssig brug i løbet af året.
Din personlige brug er så årets samlede kilometertal minus forretningsmiljøet.
Gode nyheder til canadiske skatteydere - Du kan bruge en forenklet CRA Mileage Log som bevis
Canada Revenue Agency giver nu små virksomheder mulighed for at skære ned på deres logbogspost og bruge en tre måneders sample logbog til at ekstrapolere forretningsforbrug for hele året.
At bruge en forenklet logbog:
- Du skal tidligere have opretholdt en kilometertal for et komplet år for at etablere et basisårs erhvervsmæssigt brug af et køretøj.
- Du skal have opbevaret denne logbog for et komplet år i 2009 eller et senere år.
- Din erhvervsmæssige brug af dit køretøj for det år, du bruger den forenklede logbog, skal være inden for 10% af resultaterne af din erhvervsmæssige brug af dit køretøj, du registrerede for basisåret.
CRA siger også, at virksomhederne skal vise, at brugen af køretøjet i basisåret forbliver repræsentativ for normal brug.
Alle disse ting er sande, så ville du være i stand til at holde en logbog i kun tre måneder og derefter beregne din erhvervsmæssige brug af køretøj ved at multiplicere forretningsforbruget som bestemt i basisåret med forholdet mellem prøveperiode og basisår ved at bruge denne formel:
(Prøveår periode% ÷ Basisår periode%) × Basisår årligt% = Beregnet årlig erhvervsmæssig brug
Bemærk, at du skal vide, hvad din procentdel af erhvervsmæssig brug var for den pågældende tre måneders periode i det år, du bruger som basisår, så du kan sammenligne det med din nye prøveårsperiode.
Så hvis jeg for eksempel har haft en forenklet CRA-kilometertal for januar, februar og marts sidste skatteår, skal jeg også vide, hvad min procentdel af erhvervsmæssig brug af mit køretøj var i januar, februar og marts i mit basisår da jeg holdt en kilometertal log for hele året.
Her er et eksempel:
Antag at jeg holdt en forenklet logbog for de første tre måneder af året og find at min erhvervsmæssige brug af køretøjsprocent er 64%.
Jeg går tilbage til mit komplette årlige kilometertal for skatåret 2015, som jeg har valgt at bruge som min basisår, se på regnskabet for januar, februar og marts, og find at min erhvervsmæssige brug af køretøjsprocent i den tid var 68%. Min procentdel af at bruge mit køretøj til erhvervsmæssige formål i hele det samlede basisår var 70%.
Derefter bruger du formlen til at ekstrapolere mine tre måneders data i min forenklede logbog for at dække hele året:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
Så 65% er den årlige erhvervsmæssige brug af køretøjs procent, som jeg hævder at bruge min forenklede logbog data - et tal, som vil være acceptabelt for Canada Revenue Agency, fordi det falder inden for 10% tilladt variationsområde.
For flere detaljer om krav på erhvervsmæssige udgifter i forbindelse med brugen af dit køretøj for at tjene erhvervsmæssige indtægter, se Hvilke motorkøretøjsudgifter kan du kræve indkomstskat i Canada?
Køretøjsudgifter og kapitalomkostninger i Canada
Hvis du har købt et køretøj, der skal bruges i din virksomhed, vil du også gerne læse udgifter til motorkøretøjer i forbindelse med køb af et køretøj , og hvordan du påberåber CCA (Capital Cost Allowance) på et køretøj, der købes til erhvervsbrug, hvilket forklarer, hvordan man afskriver omkostningerne ved din bil gennem Capital Cost Allowance .
Se også:
Reglerne for måltider og underholdningsudgifter på Canada Indkomstskat
De mest oversete skattefradrag for canadiske små virksomheder