Medarbejderløn og ydelser, der er skattepligtige, skal indgå i Form W-2, medarbejderens Løn- og Skatteerklæring. Form W-2 er en kompliceret form, og mange typer indkomst er inkluderet.
Denne diskussion er generel, og det er ikke meningen at give dig alle detaljer i specifikke situationer. IRS regler for skattepligtige medarbejderers løn og fordele er komplicerede, og der er mange begrænsninger og udelukkelser. Se oplysningerne i slutningen af denne artikel, hvis du vil grave ind i detaljerne i nogen af disse elementer.
Skattepligtige løn og fordele
Alle betalinger, som din virksomhed giver til ansatte for arbejde, er skattepligtige, herunder lønninger og lønninger, tips, provisioner og gebyrer, fordele og aktieoptioner. Derudover er alle fordele, du giver medarbejdere. Her er nogle flere detaljer
Medarbejdernes bruttoindkomst er skattepligtig over for medarbejderen, herunder overarbejde for ikke-fritagne medarbejdere og visse nedsatte lønmodtagere.
Alle tip indkomst . Tipsindtægter er inkluderet i alle øvrige indtægter i de relevante rubrikker på Form W-2. Bemærk, at tildelte tips (dem, der bestemmes af en formel for alle tippede medarbejdere) skal vises i rubrik 8, men ikke i andre indtægtsposter.
Medarbejderprovisioner indgår i skattepligtig indkomst. Hvis en medarbejder modtog forskudsprovisioner for ydelser, der skal udføres i fremtiden, er disse provisioner i de fleste tilfælde skattepligtige, når de modtages af medarbejderen.
Hvis en medarbejder bruger en firmabil Til erhvervsmæssige formål er den personlige kilde, der drives af medarbejderen, skattepligtig som en fordel. Du kan give medarbejderen en godtgørelse for erhvervsmæssig brug af bilen, og denne godtgørelse er ikke skattepligtig.
Aktieoptioner kan være skattepligtige for medarbejdere, når optionen er modtaget, eller når den udnyttes, eller når lagerbeholdningen bortskaffes. Læs mere om, hvordan aktieoptioner beskattes.
Skattepligtige ydelser og andre betalinger
Alle personalegoder er skattepligtige, undtagen de dele af ydelser, som medarbejderen betaler. For eksempel, hvis din virksomhed og medarbejderen deler omkostningerne ved sundhedsydelser, er medarbejderdelen af kostprisen ikke skattepligtig for medarbejderen.
Bonusser, priser og gave til medarbejdere er generelt skattepligtige for medarbejderen. Dette inkluderer gavekort og varer på ferie. Undtagelsen er de minimisbetalinger (små) betalinger til medarbejdere i sjældne tilfælde.
Nogle ikke-skattepligtige varer
Arbejdsgiverens erstatningsydelse er ikke skattepligtig for medarbejderne.
Pendler- og transportydelser fra virksomheder til deres ansatte er typisk udelukket fra at blive beskattet. Der er undtagelser og grænser, så læs mere om, hvordan disse pendling og transport fordele arbejde , herunder cykling, parkering og masse transit fordele.
Måltider, der ydes til ansatte, kan ikke beskattes, hvis de er små og sjældent stillet til rådighed. IRS har komplicerede regler om, hvilke arbejdsgiver-leverede måltider er og ikke er skattepligtige.
Omkostningerne på op til $ 50.000 af koncernens livsforsikringsdækning til medarbejdere er ikke medtaget i deres indkomst. Livsforsikringsomkostninger, der betales af din virksomhed på over $ 50.000, er skattepligtige for medarbejderne. Denne pris er inkluderet i boks 1 og i rubrik 12 som en af mulighederne.
Uddannelseshjælp fordele Under $ 5.250 betalt til medarbejdere i et kalenderår, er ikke skattepligtige til medarbejderen, hvis der leveres som en del af et kvalificeret uddannelsesassistentprogram. For mere information om uddannelsesprogrammer, se IRS publikation 971 .
Arbejdsvilkår er generelt ikke skattepligtige. Det drejer sig om produkter eller tjenester, som arbejdsgiveren tilbyder for medarbejderne, til at hjælpe dem med at arbejde.
Disse fordele omfatter for eksempel værktøjer og udstyr og uniformer.
Arbejdsgiverbidrag til en IRS-kvalificeret pensionsplan for medarbejdere er ikke skattepligtig over for medarbejderen på det tidspunkt, hvor bidraget er foretaget. Men udbetalinger fra 401 (k) eller IRA pensionsordninger er skattepligtige (både arbejdsgiverbidrag og medarbejderbidrag).
Tilbageholdenhed for skattepligtige medarbejdere løn og fordele
Bare for at gøre tingene mere komplicerede, skal du afholde føderale og statslige indkomstskatter fra skattepligtig løn og fordele. Derudover skal du afholde FICA skatter (Social Security og Medicare) fra nogle, men ikke alle disse fordele. IRS-publikation 15-B indeholder en liste over alle gældende fordele, og hvad tilbageholdelse skal tages.
Hvor meget er disse fordele værd?
Betalingsværdien er ret let at bestemme, men hvad med værdien af en gave eller et måltid eller en transportydelse? Det er vanskeligt at vurdere nogle af disse fordele, der er skattepligtige for medarbejderne. IRS har en generel værdiansættelsesregel, som bruges til at bestemme værdien af de fleste frynsegoder. Værdien er typisk fair markedsværdi; det vil sige, hvad er prisen i en armlængde-transaktion.
Her er et eksempel? Hvad er værdien af en medarbejders brug af firmaets fitnessfaciliteter? Det er sandsynligvis prisen på et medlemskab, hvis anlægget var i drift.
Er disse betalinger fradragsberettigede for min virksomhed?
De fleste betalinger til medarbejdere og medarbejderfordele er fradragsberettigede forretningsomkostninger til din virksomhed. Dette er en afvejning mellem med betalinger og ydelser, der er fradragsberettigede for virksomheden og skattepligtig for medarbejderen. For eksempel, hvis du leverer en bærbar computer til en medarbejder, er erhvervsmæssig brug af denne vare fradragsberettiget for dig som arbejdsgiver. Enhver personlig brug er skattepligtig for medarbejderen.
Hvem er en ansat til disse skatteformål?
Disse oplysninger er at hjælpe virksomhedsejere med at forstå skattepligtige lønninger og fordele for medarbejderne. Det omfatter ikke betalinger til uafhængige entreprenører med undtagelse af direkte betaling for tjenester.
Visse selskabsaktionærer er ikke anset for ansatte med henblik på beskatning af løn og ydelser. IRS siger:
En aktionær på 2% er en person, der direkte eller indirekte ejer (på ethvert tidspunkt i løbet af året) mere end 2% af selskabets aktier eller aktier med mere end 2% af stemmerettighederne. Behandle en aktionær på 2%, som du ville være en partner i et partnerskab med henblik på ydelse af ydelser, men ikke behandle ydelsen som en nedsættelse af udlodningerne til aktionæren på 2%.
For mere information
Du kan finde mere detaljerede oplysninger om skattestatus for forskellige medarbejderfordele i IRS-publikation 15-B, og IRS-publikation 525 indeholder flere detaljer om medarbejderkompensation og skat.