Afgiftspligtige overvejelser
Denne artikel tager dig gennem nogle af problemerne i forbindelse med medarbejderdrivere af personbiler.
Kun virksomhedsbrug er fradragsberettiget
Ligegyldigt hvem der kører bil eller ejer en bil, er kun erhvervsmæssig brug af denne bil fradragsberettiget som en forretningsomkostning. Den, der kører bilen, skal holde sig godt til tiden ved at køre til erhvervslivet.
Forretningshændelsen skal registreres den dag, den opstod, og den skal indeholde detaljer om formål, dato og placering eller kilometertal.
Du kan give medarbejderne en automatisk tildeling
De fleste virksomheder giver medarbejderne en automatisk godtgørelse til at refundere dem på bekostning af at køre bil til erhvervsmæssige formål. Tillægget kan gives ud over at give bilen til medarbejderen.
Denne godtgørelse er ikke en skattepligtig fordel for medarbejderen, så længe den gives gennem en ansvarlig plan. En ansvarlig plan er et sæt procedurer, som din virksomhed sætter på plads for at tage tilstrækkeligt hensyn til de penge, der gives til medarbejderen. IRS ønsker at sikre, at du ikke giver medarbejderfordele, men at disse er legitime forretningsomkostninger betalt af medarbejderen og refunderet af dig.
Du skal bruge en IRS-ansvarlig plan
I grund og grund at have en ansvarlig plan skal de automatiske udgifter have et legitimt forretningsformål, medarbejderen skal give dig tilstrækkelige registreringer, der viser erhvervsmæssig brug og de brugt beløb, og medarbejderen skal returnere eventuelle overskydende refusioner inden for en rimelig frist.
Det automatiske tillæg, du giver medarbejdere, kan bestemmes ved hjælp af enten standard IRS-sats (forskellige hvert år) eller faktiske udgifter. Metoden du bruger er op til dig, med nogle begrænsninger.
Hvis du ikke opretter og bruger en ansvarlig plan, er enhver godtgørelse eller refusion, du giver medarbejdere til kørsel, skattepligtig for dem, og du skal medtage refusionsbeløb i deres løn og holde afgifter.
Medarbejder Brug af bil er en arbejdsbetinget fordel
En arbejdsbetingelsesydelse, ifølge IRS, er "ejendom og tjenesteydelser, du giver til en medarbejder, så medarbejderen kan udføre sit eller hendes arbejde." Denne ydelse er udelukket fra medarbejderens indkomst under forudsætning af, at medarbejderen kunne trække fradraget på en personlig selvangivelse. I tilfælde af en firmabil. Husk, at dette kun er erhvervsmæssig brug af bilen, der er (a) tilladt som en forretningsomkostning og (b) ikke skattepligtig for medarbejderen som en fordel.
Men medarbejderens brug af bilen af personlige årsager er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning, enten for medarbejderen eller for din virksomhed. Sådan fungerer det her:
Personlig brug af en firmabil er en skattepligtig fordel
Dybest set er alt, hvad du giver medarbejdere, en skattepligtig fordel. Hvis du giver en medarbejder brugen af en bil, anses personlige brug af medarbejderen af IRS for at være en ikke-kontant fringeydelse.
Intuit Payroll siger: "En del af bilens værdi betragtes som en del af medarbejderens samlede skattelettelse." Du skal overveje værdien af denne ydelse og vise den på medarbejderens løn, og selvfølgelig opretholde føderale og statslige skatter og FICA skatter (Social Security og Medicare skatter) fra dette beløb, det samme som fra andre løn og fordele.
Biler er opført Ejendom af en virksomhed
En sidste bemærkning: Erhvervskøretøjer er i en speciel klasse af ejendomme til erhvervsmæssige skatteformål. De betragtes som børsnoterede ejendomme, som omfatter ejendomme, der kan bruges både af forretningsmæssige og personlige årsager.
Uanset om du giver bilen en medarbejder eller bruger den selv, hvis bilen bruges mindre end 50% af tiden til erhvervsmæssige formål, kan du stadig fratrække erhvervslivet, men du skal bruge lineær afskrivning.
Hvis du beslutter at give en firmabil til en medarbejder
Lad os se på et eksempel for at se, hvordan alt dette virker:
Din virksomhed leaser en bil og giver det til Mary at bruge til erhvervskørsel.
Mary skal holde gode optegnelser om splittelsen mellem forretningsmæssig og personlig brug og give din virksomhed detaljerede rapporter. Til dette formål lad os sige, at hun kører 50% for erhvervslivet og 50% til personlig brug.
Uanset hvem der driver bilen, er lejemålet i selskabets navn, så leasingbetalingen er fradragsberettiget som en forretningsomkostning, men kun i det omfang, den bruges til erhvervsmæssige formål. (Hvis bilen er købt, er afskrivningen på bilen fradragsberettiget, igen kun for den forretningsmæssige del af dens anvendelse.)
Hvis du refunderer Mary for hendes erhvervskøretøjsudgifter, behøver du ikke overveje denne refusion skattepligtig, hvis du har en ansvarlig plan som beskrevet ovenfor.
Men værdien af bilen til den personlige køretid skal indgå i Marys indkomst (og tilbageholdelsen gælder). Hvis den månedlige lejekontrakt på firmabilen Mary drev er $ 500, skal du inkludere 250 dollar om måneden i hendes lønseddel.
Hvorfor det er vigtigt at holde gode poster på forretningsbrug
Som du kan se fra ovenstående diskussion, er det meget vigtigt, at føreren af firmabilen har gode registreringer for at bevise, hvor mange forretninger der kører.
Dette bevis er nødvendigt:
- Således kan du refundere medarbejderens kørselsudgifter og ikke behøver at medtage disse i medarbejderens løn
- At bevise erhvervslivet, så du ikke behøver at medtage denne del af bilens værdi i medarbejderpenge,
- Så du kan fradrage flere afskrivninger, og
- Så du kan bruge mere af værdien af bilen til dine andre forretningsomkostninger.
Flere oplysninger i IRS publikationer
- IRS-udgivelse 535 - Fradrag af forretningsomkostninger
- IRS Offentliggørelse 15-B - Arbejdsgiverens Skat Guide til Fringe Benefits
- IRS-publikation 463 - Rejse-, underholdnings-, gave- og biludgifter
- IRS Skatteemne 510 - Forretningsbrug af en bil
Ansvarsfraskrivelse: Denne artikel er kun til generelle formål. Det er ikke meningen at være skatte- eller juridisk rådgivning. Tjek med dine skatte- og finansrådgivere, inden du begynder at overlevere medarbejderne nøglerne til personbiler.