Vær fleksibel
Lås ikke dig selv ind i bestemte datoer. Være villig til at flytte ankomster og / eller afganger til lavere belægningsdage eller perioder for at opnå en bedre sats.
Gør din forskning
Hvis en anden stor begivenhed er indstillet til at ske i løbet af dine datoer, vil værelseopgørelsen sandsynligvis være lav og priser på en præmie.
Tænk fremad
Start kontraktsforhandlinger så langt i forvejen som muligt. Det er en planlægger marked (for nu) og hoteller er ivrige efter at låse i fremtidige forretninger. Men hold øje med hotel prognoser. Som forretningsniveauer stabiliseres og klatre så vil værelsespriser. Sørg også for at have fleksibilitet til at tilpasse langsigtede kontrakter for at tage højde for nye deltagelses- / bookingtendenser.
Eller Live i øjeblikket
Kortfristede bookinger kan også medføre betydelige besparelser. I denne økonomi tilbyder nogle hoteller rabatter til planlæggere, der er villige til at være vært for begivenheder inden for et stramt tidsrum.
Gør det let
Vær klar over din værdi og hvad du vil have til gengæld. Giv en detaljeret RFP (Request for Proposal) med henvisning til, hvad du har brug for (indkvartering, mødeplads og prisklasse), hvad du vil have (indrømmelser) og hvad din tidslinje er til et svar.
Lad dem vide, hvem du er
Antag ikke hoteller ved. Giv detaljer om din virksomhed og dine deltagere for at vise, hvorfor du (og de) er værd at arbejde, især rooming og udgifter data fra tidligere år.
Konsistens tæller
Har været en loyal kunde i årevis? Vær ikke bange for at minde hoteller om din nuværende (og fremtidige) engagement.
Men lad ikke den hengivenhed holde dig fra at shoppe rundt for at sikre, at du får den bedste pris for dine penge.
Søg koncessioner
Hotellet vil ikke budge på sats? Måske kan de hjælpe på andre måder. Spørg om tillæg som værelseopgraderinger, reducerede feriekostnader, gratis motionscenter eller trådløs adgang eller endda gratis modtagelser. Du ved ikke, hvad du kan få, hvis du aldrig spørger. Vær dog forsigtig med at anmode om mere end det, der giver mening for din gruppes størrelse, og lad ikke koncessionsforstyrrelser komme i vejen for et ellers godt forhold.
Vær opmærksom på fin print
Slukningsklausuler, straffeafgifter, opsigelses- eller afbestillingsregler - sørg for at gå forsigtigt over det lille print. Kan bøder frafaldes, udskydes eller forhandles? Kan værelser videresælges uden straf?
Vær proaktiv
Anmod om retten til revision, så du kan krydstjekke hotellets gæsteliste mod din liste over deltagere. Kan du få kreditter til sene registranter, tidlige afganger eller deltagere, der bestiller uden for blokken? Det kan endda være muligt at modtage kredit for konventionsgæster, der "går" til andre hoteller (når gæsterne sendes til andre ejendomme på grund af oversalg af værtshotellet) eller til no-shows.