10 tips til at skrive bedre donor tak til bogstaver

by Joanne Fritz

Du kan aldrig sige tak for godt eller for ofte

At sige tak til en donor slutter en transaktion, men bygger en bro til fremtidig støtte og dybere engagement. Gør det godt, og du er på vej til fremtidige fundraising succes.

Her er ti tips til at gøre det tak brev lige højre.

01 - Hent det i posten hurtigt

48 timer er et ideelt vendepunkt for et takbrev. Hvis det er umuligt, mål ikke mere end en uge. Du vil have donoren at huske, at han gav donationen, så din tak styrker hans handling og belønner ham for at give.

At få brevet der hurtigt vil gøre din velgørenhedens navn holde i donorens sind, forsikre ham om at du har modtaget donationen og imponere ham med din effektivitet og omtanke.

Selv online donorer bør modtage et mailet takbrev, men det er dyrt, og mange nonprofits flytter til online så meget som muligt. I så fald skal du sørge for, at din online donor ikke bare har fået en mailet kvittering. Tag dig tid til at personliggøre en e-mail tak og vend det til noget mindeværdigt

Børst op på bedste praksis for mailede tak breve . I fuld email-kasser kan dit takbrev være ubemærket, så vær opmærksom på emnelinjen og sørg for, at "fra" -linjen klart identificerer din organisation.

Der er mange forhindringer for at takke en donor via e-mail, som du måske glemmer. Det skal forblive ude af SPAM-mappen , fange donorens opmærksomhed og lokke ham eller hende til at åbne meddelelsen. Lad ikke den lette og relativt lave pris for e-mail blinde dig til sine mangler.

02 - Gør det personligt

Personliggør dit takbrev med donorens navn (dobbeltspecifik stavemåden og aldrig ring til en Ms en Mr), og skriv direkte til den enkelte. Fornavne er magtfulde.

Hvad der virker for et fundraising brev virker også for et takbrev. Brug f.eks. Personlige pronomen , f.eks. "Dig", "vi" og "I."

Medtag oplysninger om donoren, f.eks. Hvor længe de har været en donor, eller at du har haft glæde af at se dem ved sidste begivenhed. Måske har donoren modtaget en pris eller fået en forfremmelse. Du er velkommen til at tilføje noget om det til dit brev.

Et godt donor records system vil være din bedste ven når det kommer til dette niveau af personalisering. De fleste systemer, selv billigere, har evnen til at indsamle aktuelle oplysninger om dine donorer.

Hvornår gav de sidst Har de frivilligt? Hvornår var sidste gang, at donoren havde kontakt med din organisation, og hvad var karakteren af denne interaktion?

Hvis dette er en første gangs donor, send en velkomstpakke, og inviter donoren til at abonnere på nyhedsbreve og meddelelser.

Hvis du takker en lang donor, overvej en håndskrevet note snarere end et formelt brev eller en anden kreativ måde at sige tak på .

03 - Koordiner det med kampagnetemaer

Koordinere tak med appellen eller kampagnen, der bragte i donationen.

Udkast en skabelon til et takbrev, når du skriver dine fundraising materialer. Tænk på det som en del af din kampagnepakke. Hvis donationen er som reaktion på nogle andre stimulanser ... måske en begivenhed, du iscenesatte ... vedrører brevet til den begivenhed.

Kommer fuld cirkel tilbage til klagen forbedrer klæbrigheden af din organisations navn i donorens sind. Det er også beroligende over for donoren.

Hvis donationen er som svar på en bestemt e-mailappel, skal du udvikle en landingsside efter donation på din hjemmeside, specifikt til de donorer.

Generisk er ude. Specificitet til, hvad donoren så det, der tvang ham eller hende til at give, er et must. For eksempel, hvis en donor doneret for at hjælpe ofrene for et jordskælv, skal du sørge for, at din tak henviser til den situation.

04 - Brug historier til at forbinde donorer til resultater

Hjælp donorer visualisere, hvordan deres penge blev brugt Den bedste måde at gøre det er at fortælle en historie om en bestemt person, der blev hjulpet af donationen. Historien behøver ikke være lang. Bare et par sætninger og brug af en persons navn kan være nok til at vække empati i donoren.

Gør din donor helten af disse historier. Han eller hun gjorde denne historie mulig. Opbevar en fortegnelse over historier om de gode ting, som din velgørenhed udfører. derefter sætte op blokke af kopi ved hjælp af disse historier og slip dem i dine tak breve som passende.

At ændre historierne ofte vil holde dine breve friske og gøre det nemmere at sende mange bogstaver uden at gøre hver enkelt helt ny.

Selvom du tjener mennesker, der er i følsomme situationer, og du har brug for at beskytte deres identiteter, er der måder at fortælle deres historier uden at gå på kompromis med deres privatliv.

05 - Få en rigtig person til at skrive dine breve

Undgå digitale signaturer, medmindre du sender tusindvis af breve ad gangen. Alligevel reservere breve, der går til donorer, der giver betydelige donationer til din administrerende direktør, bestyrelsesformanden eller en frivillig fundraisingformand til at underskrive. Brug ægte første klasse frimærker til disse bogstaver.

06 - Tilføj en personlig, håndskrevet note

Hvis det er relevant, så spørg den administrerende direktør eller bestyrelsesformand at tilføje en personlig note til brevet. Langtidsgivere, som måske kender dine ED eller bestyrelsesmedlemmer, finder dette særligt glædeligt.

At nævne en nylig begivenhed, som donoren deltog, vil både minde donoren om en behagelig oplevelse og tilføje ægthed til noten. Overvej at have et notatskrivende parti med frivillige, der kan skrive notater på breve eller vedhæfte post-it noter med håndskrevne meddelelser.

07 - Medtag en svarkuvert

Jeg anbefaler ikke at bede om en anden donation i et takbrev. Ærligt, det gør folk mere, end du tror. Imidlertid kan det kun indeholde en svarkuvert påmind donoren om, at fremtidige donationer er velkomne.

Mange donorer holder disse konvolutter og bruger dem til en gave senere ... eller endda med det samme. Andrew Olsen af Fundraising Fundamentals er begejstret for at inkludere svar kuverter i tak breve. Han har fundet velgørende organisationer, der bruger denne taktik for nye donorer, har "2. gave konverteringsfrekvenser, der er overalt fra 8% -12% højere end de organisationer, der ikke indeholder dem."

08 - Brug brevet som en kvitteringskvittering

Din donor tak kan også være en kvittering. Du skal afgive en kvittering årligt til skatteformål, hvis en donor giver $ 250 eller mere , og du kan medtage denne oplysning med dette brev.

Tak brev breve i dag omfatter typisk de korrekte oplysnin ger hver gang en donor giver, enten online, ved check eller gennem månedsgivende giver .

Det er også god praksis at give et resumé af at give for året i begyndelsen af det næste år, lige på det tidspunkt, hvor donorer typisk forbereder deres selvangivelser . Bare husk at en kvittering ikke er en tak . Kvitteringen skal være en mindre del af brevet.

09 - Invitere mere engagement

Det er altid rart at medtage en invitation til at besøge dit bureau og se dit arbejde første hånd.

I dagens verden, hvor du muligvis vil kræve donationer fra mennesker over hele verden, kan engagement opnås gennem sociale medier . Opmuntre din donor til at følge din organisation på Facebook og Twitter eller andre sociale netværk, som du deltager i.

Da der ikke er hyperlinks i et mailet brev, skal du give din hjemmeside adresse og derefter sørge for, at dine sociale medier knapper er nemme at finde.

Medtag en udtrykkelig invitation til at besøge hjemmesiden og klikke på disse knapper og til at tilmelde dig dit nyhedsbrev eller andre meddelelser. Sociale medier ikoner er nogle af de vigtigste elementer på din velgørenheds hjemmeside.

10 - Tilføj et efterskrift og giv kontaktoplysninger

Vi er alle skummere. Derfor læser de fleste af os den øverste del af et brev og hopper derefter ned til PS. Så kan vi gå tilbage og læse resten af brevet. Direct mail marketingfolk ved alt om PS og altid medtage det. Nogle gange har de mere end en.

For PS af et takbrev, vil du måske gerne henvise til den historie, du gav ("Michael og Jane er sikre og lykkelige på grund af dig") eller sætte vigtige kontaktoplysninger der.

Donorer skal have navn, telefonnummer og e-mail-adresse til en person i organisationen, som de kan kontakte med spørgsmål. Kundeservice er lige så vigtig for nonprofits som for virksomheder, så gør det nemt for en donor at finde en rigtig person, hvis de har et problem.