Sådan professionelt sætte en opkalder på hold

Business Etiquette af telefonteknikker

Det sidste, som en opkalder ønsker at høre via telefonen, er, at de bliver sat på vent. Når en opkalder er på vent, ser 60 sekunder ud som en evighed. En måde at bryde denne opfattelse af en urimelig lang tid på er at programmere dit telefonsystem til at afspille musik og / eller informative meddelelser om din virksomhed, mens den, der ringer op, venter på linjen for dig.

7 på Hold Do's

1. Hils den ringende høfligt eller brug din firmaets standardhilsen (dvs. "Tak for at ringe. Dette er Jim Bucki. Hvordan kan jeg hjælpe dig?").

1. Vent på en pause i samtalen for at fortælle dem, at du vil sætte dem på vent.
2. Forklar årsagen til at sætte dem på vent.
3. Fortæl dem, at du vender tilbage til deres opkald om et øjeblik.
4. Undskyld ulejligheden eller tak til den, der ringer op, når du vender tilbage til den, der ringer op.
5. Tag personens telefonnummer og ring dem tilbage, hvis du vil være mere end 60 sekunder væk. fra telefonen eller du skal sætte dem på vent igen.
6. Brug ofte opkalds navn til at tilføje en personlig forbindelse til opkalderen.

5 på Hold Don'ts

1. Afbryd ikke opkaldet for at sætte dem i venteposition.
2. Forlad dem ikke i mere end et minut.
3. Sæt dem ikke på vent flere gange i ét opkald.
4. Lad dem ikke ringe til dig igen; du ringer dem tilbage.
5. Vær ikke uhøflig, uanset hvor slemt en kunde måtte være.

2 Sample Lead-Ins til at sætte en opkalder på hold

1. "Mr. Smith, kan du venligst holde, mens jeg henter din fil?" {pause for et svar} "Tak. Jeg kommer tilbage om et øjeblik." {caller on hold} "Tak fordi du holdt Mr. Smith. Jeg kan nu hjælpe dig ..."

1. "Fru Jones, jeg vil tjekke for at se, om Mr. Johnson er tilgængelig for at tage dit opkald. Kan du venligst holde et øjeblik?" {pause for et svar} "Tak. Jeg kommer straks tilbage." {caller on hold} "Jeg er ked af ulejligheden. Mr. Johnson er ikke tilgængelig lige nu. Må jeg få ham til at ringe til dig igen?"

Har du brug for at afslutte opkaldet?

Når du har hentet telefonen, er der flere grunde til at du måske skal afslutte et telefonopkald professionelt.

Den mest almindelige er den "langvindede talker", der bruger din tid. En anden grund, men mindre almindelig er den, der ringer op, der bruger misbrug, truende eller vulgært sprog. I dette tilfælde bør du rådføre sig med din virksomheds politik og procedurer for, hvordan du håndterer denne situation for at undgå juridiske konsekvenser. Lær måder at afslutte et telefonopkald professionelt, her.

relaterede artikler

• Sample Internal Voicemail Hilsener til din Office Phone
• Eksempel voicemail hilsener til din virksomheds telefon
• Nødvendige tips til Business Phone Etiquette