En faktura, der undertiden hedder en salgsfaktura, er et dokument, der sendes af en udbyder af et produkt eller en tjeneste til køberen. Fakturaen opstiller en forpligtelse fra køberens side til at betale, idet der oprettes en tilgodehavende . Fakturaen er med andre ord en skriftlig verifikation af aftalen mellem køberen og sælgeren af varerne eller tjenesteydelserne.
Fakturaer er en vigtig del af din virksomheds bogholderi og regnskabsregistreringssystem , fordi de registrerer salgstransaktioner.
Hvad indeholder en faktura?
De sædvanlige afsnit i en faktura omfatter:
- Datoen for fakturaen blev oprettet. Glem det ikke! Datoen for fakturaen starter klokken, der tikker på kunden. Hvis du har vilkår (en frist for betaling), vil du medtage datoen, så alle ved, hvornår betalingen skal betales.
- Navn og adresser på kunde og leverandør. Hvis du opretter fakturaen i regnskabssoftware, kan du kun have brug for kundens e-mailadresse, men det er stadig en god ide at indsamle og inkludere den fysiske adresse, hvis du skal sende et rigtigt brev eller dokument.
- Kontakt navn på enkeltpersoner på de to virksomheder (eller virksomhed og individ). Det er en god kunderelateringsregel for at sikre, at du staver navne korrekt.
- Beskrivelse af købte varer , enten produkter eller tjenester, herunder priser og mængder. Ofte vil du have standard varebeskrivelser og lagernumre. Men vær så specifik og detaljeret som muligt, når du opretter fakturaen. Dette undgår forvirring og "jeg vidste ikke" problemer.
- Betalingsbetingelser. For eksempel kan udbyderen angive "netto 30 dage", hvilket betyder at hele beløbet forfalder inden for 30 dage.
Sådan faktureres en kunde
Du kan bruge online business accounting software , eller måske bruger du en fortrykt faktura, som du vil gennemføre. Processen fungerer på samme måde for begge faktureringsprocesser.
Du vil kun udarbejde en faktura, efter at du har afsendt eller leveret produktet eller tjenesten til kunden.
- Start med at identificere kunden . I nogle tilfælde kan du også identificere en underkunder eller et job inden for dennes kundes fil.
- Inkluder tidligere dokumentnumre relateret til dette salg, herunder købsordre eller salgsaftale eller estimat.
- Identificer de solgte og leverede varer . Normalt vil du inkludere navnet på produktet eller tjenesten, mængde (eller tid, for tjenester) og sats (pr. Vare eller pr. Time). Hvis du bruger online-software, beregnes summen for hver vare. Dette er stedet, hvor du måske skal klassificere et emne som " bestilt igen ."
- Hvert element får sin egen linje, og summen af alle linjer tilføjes.
- Dernæst vil du medtage oplysninger om eventuelle indskud , som kunden allerede har foretaget eller rabatter på denne faktura.
- Du ønsker måske at tilbyde kunder forskellige betalingsmetoder, muligvis at give rabat for at betale kontant.
- Inkluder forsendelsesbetingelserne for produkter afsendt. Der er to typer: FOB fragt punkt eller FOB destination. (F OB står for "gratis om bord." ) Hvis vilkårene er FOB-forsendelsessted, betaler afsenderen (det er sælgeren) fragt. Hvis betingelserne er FOB-destination, betaler køberen fragt. Det er også en god ide at notere, om kunden henter varen eller varen, hvis der er spørgsmål om varen, der modtages.
- Inkluder salgsbetingelserne. Det vil sige, hvornår vil du have køberen at betale, og vil du give rabat for tidlig betaling? Betegnelserne er udtrykt som denne 2/10 Net / 30. Det betyder at du vil give 2% rabat, hvis betaling er modtaget inden for 10 dage, og hele saldoen forfalder om 30 dage.
Fakturaer kan mailes eller mailes eller faxes til en kunde.
Når en kunde betaler, skal fakturanummer noteres på salgskvitteringen og matches med salgskvitteringen i din regnskabssoftware, så det er klart, at fakturaen er betalt. Betalingen tager det udestående beløb ud af din kundefordringskonto.
Fakturaer vs. Indkøbsordrer
Fakturaer er nogle gange forvekslet med købsordrer . Købsordrer (PO'er) er før transaktionen, og fakturaer er efter transaktionen. Indkøbsordrer optager en ordre fra en kunde til en leverandør eller leverandør.
En faktura registrerer på den anden side kvitteringen for produktet eller tjenesteydelsen og, som nævnt ovenfor, betalingsbetingelserne. Købsordrer bruges af mange virksomheder som en del af en godkendelsesproces. Nogle virksomheder kræver indkøbsordrer for produkter eller tjenester over et bestemt beløb.
Fakturaer mod regninger
Forskellen mellem en faktura og en regning er fokus og standpunkt. Fakturaen er oprettet af en leverandør, og det er en erklæring om tjenester eller produkter, der produceres og leveres til en kunde, herunder det skyldige beløb. En faktura kan oprettes før eller efter produktet eller tjenesten er modtaget. Det er almindeligt, at en faktura indgår i produkter, der leveres, så modtageren kan tjekke varerne for at sikre, at de er alle der.
Et faktura er en betalingsanmodning. En regning betragtes normalt fra kundens synspunkt. Det er almindeligt at modtage en regning uden en faktura, som i en restaurant eller en butik. En regning er normalt givet med forventning om øjeblikkelig betaling.
Nogle eksempler på fakturaer
Denne stikfaktura indeholder kanadiske oplysninger, men det giver dig en ide om, hvad en faktura indeholder .
Her er nogle trinvise anvisninger for oprettelse af en faktura.