Tips til valg af Small Business Accounting Software

by Shelley Elmblad

Brug af regnskabssoftware sparer tidspunkter i forhold til håndtering af bøgerne manuelt og er normalt mere effektiv end brug af et regneark. Det skyldes, at regnskabssoftware reducerer eller eliminerer overflødig dataindtastning, som f.eks. Indtastning af kundens adresse på citatet, derefter arbejdsordren og derefter fakturaen.

Hvis du er en enesteindehaver uden medarbejdere, lav eller ingen beholdning og en håndfuld kunder, behøver du ikke engang regnskabsmæssig software, eller der er gratis eller lavprissat regnskabsmuligheder til rådighed. Små virksomhedsejere, der bærer opgørelse, har flere kunder eller medarbejdere, vil spare tid og få mere nøjagtige poster, hvis regnskabssoftware anvendes.

De fleste regnskabssoftware er meget nemmere at bruge end det engang var, og nogle små virksomheder regnskabs software blev designet til brugervenlighed af en person uden nogen regnskabsmæssig baggrund overhovedet.

01 - Hvilke regnskabssoftwarefunktioner har du brug for?

Begræns regnskabsmæssige valg af software ved at lave en liste over små virksomhedsregnskabsfunktioner, du skal køre din virksomhed. De fleste af de små virksomheders regnskabsmæssige funktioner omfatter:

Lagerstyring
Salgssporing
Administrer kundekontakter eller arbejde med din nuværende kontaktstyringssoftware
Købmandskonto til at acceptere kreditkortbetalinger
budgettering
Skøn
Lønningsliste
Erhvervsskatrapportering

Industri-specifik regnskabssoftware

Nogle regnskabssoftware er designet specielt til brancher som byggeri, fabrikation og grossistdistributører. Hvis din lille virksomhed er i en industri med specifikke regnskabskrav, kan der være regnskabssoftware med funktioner, der opfylder disse krav.

Tal med andre om regnskabssoftware

Før du køber regnskabssoftware, skal du tale med mindst tre andre personer, der bruger regnskabssoftware i virksomheder, der ligner din. Diskuter hvad de synes om deres regnskabssoftware og hvad der skal forbedres. Du kan opleve, at der ikke findes nogen perfekt regnskabssoftware derude, men ikke modløs. Målet er at finde regnskabssoftware, der bedst opfylder dine små virksomheders behov.

02 - Flere regnskabsmæssige software overvejelser

Nu hvor du har indsnævret dine valgmuligheder for regnskabsmæssig software, skal du have denne liste over spørgsmål med dig, mens du handler for små forretningsmæssige regnskabssoftware.

Vil regnskabssoftware vokse med din virksomhed?

Find ud af om softwaren har moduler, du kan tilføje senere, hvis det er nødvendigt. Et modul, der almindeligvis tilføjes efter en virksomhed vokser, er for lønningsregnskaber.

Hvis moduler ikke kan tilføjes, opgraderes softwaren til en mere kompatibel version af den samme regnskabssoftware? Eller eksporterer softwaren til et dataformat som f.eks. CSV, så det kan læses af, hvis du senere skifter til en anden regnskabssoftware titel?

Hvilken regnskabssoftware understøtter din bankstøtte?

At kunne downloade transaktioner fra din bank sparer meget tid, så find ud af, hvilken regnskabssoftware din bank arbejder med.

Online eller Desktop Accounting Software?

Online regnskabssoftware er webbaseret software, der kører sikkert gennem en internetbrowser. Online regnskabssoftware er især praktisk til adgang til regnskabsdata og -registre fra flere computere.

Kan adgang begrænses til nogle brugere?

Hvis mere end én person bruger regnskabssoftware, kan en enkeltperson have fuld adgang til alle funktioner, men andre kan kun have adgang til dataindtastningsområder og ikke rapporter.

Er regnskabssoftware kommet med en gratis prøveperiode?

Det er altid bedst, hvis du kan prøve softwaren, før du køber den. For at se, hvor nyttigt softwaredokumentationen er, skal du klikke på Hjælp i gratis prøveversionen og derefter søge efter en brugervejledning eller vejledninger.

03 - Indstillinger for support til software til software

Husk at opregne supportomkostninger i dit regnskabsmæssige budget. Nogle regnskabssoftware giver gebyrbaseret support via e-mail eller telefon fra det øjeblik du begynder at bruge softwaren. Det er dog almindeligt, at omkostningerne ved små bogføringssoftware giver support uden omkostninger i et bestemt tidsrum, så du kan stille spørgsmål, når du først begynder at bruge softwaren uden at pådrage ekstraudgifter. Efter denne periode betaler du for støtte årligt, kvartalsvis eller per brugsbasis.

Regnskabssoftware kan have et gratis online brugerforum, hvor du også kan stille spørgsmål. Det er ofte en god mulighed for gebyrbaseret support, når dit spørgsmål handler om, hvordan du bruger en funktion.

04 - Betal ikke for funktioner, du ikke vil bruge

En mindre, mindre kompleks forretning har færre funktioner end en større virksomhed gør. Husk spørgsmålet i trin 3 om opgradering eller tilføjelse af moduler til regnskabssoftware senere? Ligegyldigt hvor uimodståelige ekstra "fløjter og klokker" synes, modstå fristelsen til at købe mere regnskabssoftware end du har brug for.

Generelt betaler du mere for flere funktioner i regnskabssoftware, og hvis din virksomhed vokser nok til at have brug for mere robuste finansielle funktioner, er prisen berettiget. For mindre virksomheder er der nu nok regnskabsmæssige software muligheder til rådighed, at overkøb er unødvendig.

05 - Brug en revisor eller regnskabssoftware?

Regnskabssoftware erstatter ikke en revisor for at sikre, at din virksomhed overholder lovlige og accepterede regnskabs- og skattepraksis. Men når du bruger regnskabssoftware, tager du hver dag regnskabsopgaver ud af en revisors hænder, hvilket sparer penge til en lille virksomhed.

Godt enhver regnskabssoftware vil have de rapporter, du skal give til din revisor på månedlig, kvartalsvis og årlig basis. Enten kan rapporterne udskrives, eller de kan leveres elektronisk til en revisor.

Spørg din revisor, hvilke rapporter der er brug for, og vær sikker på at du kan generere dem med den regnskabssoftware, du overvejer.