Denne prøvemødedagsorden holder dit møde organiseret
Du har allerede tænkt meget på, hvad du håber at få fra at have et rådgivende udvalg og ser frem til de råd og ekspertise, som dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer kan tilbyde i forskellige aspekter af din virksomhed som ledelse , marketing , regnskab , bemanding , kundeservice , teknologi mv.
Så du vil være sikker på, at du ved dette første møde har ladet dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer bidrage.
Planlæg mødet omkring et problem eller diskussionsemne
Dit første møde, som alle dine rådgivende bestyrelsesmøder, skal derfor planlægges omkring et spørgsmål eller et problem. Du kan finde det nemmest at angive problemet som et mål . For eksempel, "Vi vil øge vores salg med 25% i næste kvartal. Hvordan kan vi gøre det?" Eller du kan angive emnet til diskussion mere generelt: "Hvordan kan vi reducere vores forretningsomkostninger ?" eller "Hvordan kan vi øge produktiviteten, eller hvordan kan vi forbedre kundeservice ?"
Saml de relevante baggrundsmaterialer
Når du først har besluttet diskussionsemnet, er det tid til at samle de materialer, som dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer har brug for.
Fordi dette er det første rådgivende bestyrelsesmøde, skal du medtage en forretningsplan og andre dokumenter, der er relevante for diskussionsemnet, som diagrammer, grafer og faktablade, der illustrerer baggrunden for diskussionsemnet.
Hvis det er muligt, skal du sende en kopi af disse dokumenter til alle rådgivende bestyrelsesmedlemmer to uger i forvejen sammen med en kopi af dagsordenen.
Opret møde dagsorden
Nedenfor er et eksempel på en dagsorden (med kommentarer til at køre mødet effektivt), som du måske vil bruge til dit første rådgivende bestyrelsesmøde.
Bemærk, at hver dagsorden er tidsbestemt; opbygge en tidsplan i dit møde og holde sig til det sikrer, at dit møde ikke bliver rammet ned og stimulerer diskussion på emnet.
Lav ordninger for optagelse af mødet protokollen
Du vil også gerne lave nogle ordninger for optagelse af mødereferatet. Forsøg ikke at gøre det selv; du skal kunne deltage fuldt ud og lytte og bidrage godt er et fuldtidsjob. Hvis du ikke har nogen, der kan deltage og fungere som sekretær, bedes du få tilladelse fra dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer til at optage mødet.
Gør forfriskninger til rådighed
At have forfriskninger til rådighed er en god idé. Kaffe, te, vand, juice og sunde snacks som frugt eller muffins er et godt præg og altid velkommen på møder. Efter dit første møde vil du have en følelse af deltagernes præferencer for drikkevarer og snacks og kan planlægge i overensstemmelse hermed til næste møde.
Slap af!
Frem for alt bekymre dig ikke om din præsentation. Du er der for at dele din vision og håb for din virksomhed og søge råd, for ikke at imponere nogen med multimediepræsentationseffekter.
Dit langsigtede mål er at etablere et tillidsforhold med dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer, så fokuser i stedet på at sikre, at dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer går væk og føler at de er blevet hørt, og at de har bidraget til forvaltningen af din virksomhed - og ser frem til det næste møde i bestyrelsen.
Jeg har medtaget kommentarer i denne mødeprøve til rådgivende bestyrelsesmøde for at lede dig gennem mødeprocessen. Du er velkommen til at udskrive denne dagsorden og tilpasse den til dine behov - du kan kopiere den direkte til et Word-, Excel- eller lignende kontorsdokument ved at vælge teksten og bruge kopi / indsæt (ved hjælp af Windows, skitserer teksten der skal vælges med musen , og tryk CTRL-C for at kopiere og CTRL-V til at indsætte).
Dit firmanavn - (Udfyld)
Dagsorden
Dato - (Udfyld)
Placering - (udfyld)
| Begyndelses- / sluttidspunkt | Aktivitet |
| 10:00 - 10:05 | introduktioner (Hvis du antager, at dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer ikke har mødt, introducer dig selv og alle bestyrelsesmedlemmerne, giver en kort oversigt over deres ekspertise.) |
| 10:05 - 10:10 | Hvorfor et rådgivende udvalg? (En kort redegørelse for hvordan du ser rådgivende bestyrelse i drift og de bidrag, du håber rådgivningsrådet kan gøre for din virksomhed. Inkluder detaljer som hvor ofte bestyrelsen mødes.) |
| 10:10 - 10:20 | spørgsmål (Hvis der er nogen. Hvis det ikke er tilfældet, spørg dine bestyrelsesmedlemmer, hvordan de ser rådgivningsrådet i drift, og hvordan de håber at bidrage.) |
| Diskussion Emne: (Indsæt dit spørgsmål / problem statement her.) | |
| 10:20 - 10:25 | Præsentation af diskussionsemnet (En oversigt over emnetes historie og hvordan det på nuværende tidspunkt påvirker virksomheden; afstå fra at give dine synspunkter / løsninger på dette tidspunkt.) |
| 10:25 - 11:35 | Diskussion (Du vil holde ideerne flydende på dette stadium, ikke afvise eller afvise ideer på dette tidspunkt. Bidrage også til dine ideer / synspunkter.) |
| 11:35 - 11:50 | Forslag / resolutioner (Evaluering af de ideer, gruppen har hørt og vælger de bedste "løsninger".) |
| 11:50 - 11:55 | Resumé (Opsummer emnet, diskussionen og resultaterne for gruppen og fortæl dem hvad du planlægger at gøre.) |
| 11:55 | udsættelse |
Dato for næste møde - (Udfyld)
Hvis du bruger denne tidsplan, er det en god tid at tage dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer ud til en god frokost (især hvis snacks ikke er blevet serveret under mødet). Husk at mødet er overstået, og frokosten skal primært være en social lejlighed!
Hold møderne korte
Du bør aldrig have et rådgivende bestyrelsesmøde, der løber længere end to timer. To timer er lange nok til, at de fleste mennesker kan give deres uddelte opmærksomhed til opgaven ved hånden.
Begynd fremtidige møder med en gennemgang af tidligere emner af diskussion
I fremtidige møder skal du starte med en gennemgang af, hvad du har gjort om emnet, der blev drøftet det sidste møde, og invitér dine rådgivende bestyrelsesmedlemmers kommentarer til virksomhedens handlinger.
Fordi "møde og hilse" er ude af vejen, kan du have to diskussionsemner på fremtidige møder i dit rådgivende udvalg. Du kan endda have tre, hvis du tror, at de passer komfortabelt ind i to-timers formatet. Men du bør aldrig have mere end tre.