Ikke kommer i gang tidligt nok
Udryddelse er din fjende. Dette er en af de mest almindelige begivenhedsplanlægningsfejl, du vil undgå.
Hvis man undlader at starte begivenhedsplanlægningsprocessen tidligt kan det medføre mange problemer på linjen. Så snart en dato er valgt, og du har en generel rækkevidde af dit arrangement og budgettet, kom du til arbejde. Hoteller og andre spillesteder booke i forvejen, så sørg for at det er så hurtigt som muligt. Hvis du undlader at gøre det, vil dine valgmuligheder begrænses, og du vil desværre være tilbage med det sted, der er tilgængeligt. Gæstehøjttalere og levende underholdning tager også bookinger langt forud for den aktuelle hændelsesdato. Når din begivenhedsdato er sikker, gør din forskning, og når du beslutter dig for din optræder efter eget valg, skal du straks indgå en kontrakt.
At organisere dig selv med en tjekliste for planlægning af begivenheder er en anden opgave, der skal løses straks. Ved at kortlægge alle trin i arrangementplanlægningsprocessen, bestemme, hvornår de skal udfyldes, og udvikle en tidsplan for hver, får du en værdifuld vejledning til at komme i gang og holde dig på sporet.
At starte for sent er en af de mest almindelige begivenhedsplanlægningsfejl.
Ikke kontrollerer for konkurrerende begivenheder
Har du nogensinde planlagt din begivenhed for kun at lære - når planlægningsprocessen er begyndt og begivenhedsdatoen er fastsat - at der er en anden konkurrerende begivenhed samme dag? Kun en begivenhed vil tegne publikum, så tag ikke dine chancer og krydse fingrene, så de inviterede vælger din begivenhed.
Undgå situationen helt.
Gør din due diligence og kontrollere eventuelle begivenhedskonflikter, før det er for sent. Se på skemaer til industrien sammenkomster (både store og små), nærhed til ferier, store sportsbegivenheder og lokale sammenkomster, der kan forårsage kaos for dem, der kører til arrangementet. Når du har besluttet en dato for din begivenhed, skal du få ordet ud til dine gæster. "Gem dato" meddelelser og "Kommende arrangementer" fortegnelser giver de interesserede mulighed for at markere din begivenhed i deres kalendere.
Ikke bekræftende leverandører
En underskrevet leverandørkontrakt er en juridisk bindende aftale og giver dig noget skriftligt for at holde sælgeren ansvarlig for de tjenester, de skal levere. Men det gør ikke noget for dig på tidspunktet for begivenheden, når du indser sælgeren er et no-show. Den begivenhedskontrakt i hånden vil ikke servere mad til dine sultne gæster eller levere borde og stole til en tom balsal. Bekræft med hver enkelt sælger ikke en gang, men to gange. Ja, to gange . Bekræft kvittering for din underskrevne kontrakt på det tidspunkt, hvor du begge er enige om vilkårene. Bekræft igen en gang før selve arrangementet. Dette er ikke den samtale, du får om detaljer om madlevering eller indretning; Dette er en opfølgning specielt for at sikre, at din begivenhed stadig er på deres kalender.
Hændelsesleverandører bogfører flere begivenheder, og det er meget nemt for dit papirarbejde at gå tabt i shuffle eller misfiled af en anden i virksomheden. Så sørg for at det ikke sker ved at cirkulere tilbage til dem for at tjekke ind og bekræfte, at dit arrangement og specifikationerne vedrørende dato, klokkeslæt og tjenester, der skal leveres, faktisk er på deres tidsplan. Og hold den sælger kontrakt let tilgængelig.
Har ikke en "Plan B"
At have en beredskabsplan er et must for enhver begivenhed, men specifikt til de arrangementer, der skal holdes udendørs. Vejrforholdene er uforudsigelige, og hvis en orkan, tung vindrådgivende eller freak hagl storm truer med at annullere din begivenhed, har du en backupplan. Regntider, alternative arrangementer og ændrede aktivitetsplaner er alle muligheder, hvis din udendørs begivenhed - eller en del af det - skal flyttes indendørs.
Udover at forberede vejrudsikkerheder kan andre usædvanlige omstændigheder også behandles forud for tiden. Strømafbrydelser kan mindskes ved at have en generator på stedet. Overflow parkering kan flyttes til en anden, forudbestemt placering. Problemer med hotelværelse tilgængelighed kan løses ved at holde et par ekstra værelser på reserven inden for din hotelblok . Overvej detaljerne i din begivenhed og tænk på de områder, der er mere modtagelige for problemer, der opstår. Ved at planlægge fremad og udvikle alternative scenarier kan du undgå en af de mest kostbare begivenhedsplanlægningsfejl.
Ikke ansættelse nok hjælp
Når det kommer til at ansætte arrangementspersonale, er mere bedre. Det vil koste dig flere penge, men det kan spare din begivenhed. Billede dette: En sikkerhedskopiering af biler, der venter på at komme ind på en parkeringsplads, mens parkeringsvagtene forsøger frækt at holde op. En række frustrerede gæster venter på at bestille en drikkevare som en serverkamp for at følge med efterspørgslen. Arrangementregistreringsarbejdere overvældet af det store antal gæster, der netop ankom, hvilket efterlader trætte rejsende venter alt for længe til at tjekke ind. Du får ideen. Har ekstra personale til rådighed for at hjælpe i travle tider, yde ekstra service til områder i nød, løse problemer, der opstår eller være en indbydende tilstedeværelse for at ankomme gæster med spørgsmål kan hæve din begivenhed fra en god begivenhed til en fantastisk begivenhed.
Når du ansætter arrangementspersonale , skal du kigge efter de ansatte med erfaring, der arbejder med den type begivenhed, du planlægger. Leje kun professionelle, stærkt anbefalede medarbejdere. Uddanne dem om, hvad din begivenhed handler om, de gæster, der vil være til stede, dine forventninger, og hvem deres kontaktperson er, hvis de har et spørgsmål eller et problem. Arrangementspersonale - selvom de leveres af en ekstern sælger - repræsenterer dig og din eventplanlægningsvirksomhed. Et negativt møde med arrangementspersonale vil leve i hukommelsen til både gæsten og klienten og kan sur selv de mest velplanlagte arrangementer.