Seminaret er måske den mest almindelige begivenhed, som planlæggere vil organisere. Og de fleste seminarer er planlagt enten som en ½ dag eller en hel dag. For dem, der er interesseret i at lave en tjekliste for planlægning af et seminar , tilbyder følgende en højkonstruktion til planlægning og gennemførelse af et seminar.
Og for dem, der planlægger en multi-dags eller multi-session konference, overveje at tage en lignende tilgang. Men din tjekliste for seminarplanlægning er simpelthen længere.
01 - Bekræft begivenhedens formål
- Hvem er publikum?
- Hvad er emnet for seminaret?
- Hvor skal der være placeret?
- Hvorfor vil folk deltage?
- Hvad er seminarets dagsorden?
02 - Gennemgå Apex Event Specifications Guide
Konventionsrådet har oprettet en række værktøjer, som bør betragtes som en glimrende kilde til bedste praksis, som vil hjælpe arrangementet eller mødeplanlæggeren at holde styr på detaljerne til planlægning af arrangementer. Med gratis downloadværktøjer hjælper det enhver eventplanlægger til at oprette en liste over relevante detaljer. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til:
- Hændelsesprofil (dato, tider, placering, kontakter osv.)
- Arrangør arrangør / vært kontaktoplysninger
- Leverandør kontaktoplysninger
- Deltagerprofil
- Plads til rådighed
- Mad og drikke
- A / V krav
- Funktion / værelse opsætning
03 - Opret en hændelsesprofil
Når en planlægger har nogle af de grundlæggende spørgsmål omkring arrangementet, er det tid til at undersøge mulige mødesteder. Det er vigtigt at arbejde tæt sammen med arrangementarrangøren / værten for at bestemme typen af sted og hvor seminaret kan være mest bekvemt for både arrangør og gæst (ideelisten kan være uendelig):
- Lokalt hotel
- Lokale konference facilitet
- Privat restaurantplads
- Privat klub museum / kunstgalleri
04 - Outline Seminar Needs og Reqeuest Venue Forslag.
De fleste spillesteder er glade for at give et skøn for et muligt seminar. Catering- eller salgskontakten skal have følgende BEO- oplysninger:
- Mulige dato (er) for arrangementet
- Antal deltagere
- Style of room setup (klasseværelse, u-form osv.)
- Tidspunkt for begivenheden (konto for opsætning / nedrivning)
- Krav til mad og drikke
- A / V behov (herunder skærme, mikrofoner osv.)
- Værelse opsætning
Tip: Lej en A / V-tekniker til at være dedikeret til din begivenhed fra hotellet.
05 - Bekræft og / eller udvikle dagsordenen
Det er kritisk for arrangementsplanlæggeren at arbejde tæt sammen med arrangementets arrangør / vært, fordi arrangementets dagsorden ofte ændres fra den indledende samtale til den aktuelle dag for arrangementet. Arrangørplanlæggeren skal være klar til at tilpasse planen og arbejde tæt sammen med lokalet for at sikre, at alt går glat.
06 - Bekræft BEO-aftalen
Når planlæggeren kender det målrettede antal deltagere og logistiske krav til seminaret, skal han eller hun sikre arrangementerummet og relaterede krav. De fleste aftaler skal give planlæggeren mulighed for at reducere / øge fødevare- og drikkevarebehovet op til et vist antal dage før arrangementet. Men mange aftaler vil dække, hvor meget de vil tillade en gruppe at reducere mængder, så vurder godt.
07 - Opret begivenhedskommunikation og materialer
Dette er et element, som nogle planlæggere kan være involveret i, mens andre ikke kan. Væsentligvis er nogle mødeplanlæggere ansvarlige for hver af følgende:
- Oprettelse af hændelsesinvitationer
- Udskrivning af dagsorden og andet materiale
- Sikring af deltagere gaver / tomboler
- Producerer navne badges
- Shipping begivenhed skiltning og skærme
08 - Arbejd tæt med Event Host for at færdiggøre Logistik
Før arrangementet er der et par vigtige trin, som en mødeplanlægger gennemfører forud for arrangementet. Dette omfatter også bekræftelse af følgende:
- Event højttalere
- Event A / V krav
- Event deltagerantal
- Værtsroller og ansvar
- Eventmateriale behov (check flere gange)
09 - Event Setup
Sørg for at tillade tid i BEO-skemaet til arrangementopsætning , og det anbefales at ankomme cirka to timer før arrangementet.
Tip: Hvis seminaret planlægges om morgenen, bedes du kontakte salgsstedet, så din gruppe kan oprette natten før (men ikke efterlade noget værdifuldt på det offentlige websted).
Alle begivenhedsmaterialer, uddelinger, skiltning, displays, gaver, registreringstabeller , navne badges og mere skal være klar til arrangementet.
Advarsel: Højttalere ændrer undertiden lysbilleder natten før og giver nye præsentationer, der skal tilføjes til power point 10 minutter før arrangementet.
10 - Eventudførelse
Når du har forberedt, er det tid til seminaret. Forvent følgende:
- Nogle deltagere vil altid ankomme tidligt.
- Nogle deltagere vil altid ankomme sent.
- Der er ofte en slags teknisk fejl.