Væsentlige arrangement planlægning tips til at undgå en katastrofal særlige begivenhed
Men når det kommer til arrangement planlægning, vil en kompetent event manager altid se på at mildne Murphy's lov ved at anerkende potentialet for ting at gå haywire og planlægge i overensstemmelse hermed.
Som en event manager er det dit ansvar at sikre, at din kundes særlige begivenhed løber glat og med så få hitches som muligt for mennesker.
I den virkelige verden er det ikke muligt at dække alle muligheder, men i det mindste bør du være opmærksom på kritiske begivenhedsplanlægningsfejl, som hver begivenhedschef skal undgå.
Forwarned er forearmed, så lad os dykke ned i fem vigtige tips, der kan hjælpe dig med at undgå en ufattelig katastrofe på din næste planlagte begivenhed.
- Dårlig kommunikation - dette er nok den mest almindelige fejl begået af uerfarne begivenhed planlæggere og er en, der skal undgås for enhver pris. Dårlig kommunikation (som i miscommunication eller ingen kommunikation) kan stave katastrofe. Dårlig kommunikation er ofte resultatet af manglende opmærksomhed på detaljer, især når det kommer til din begivenheds tjekliste. Det er helt afgørende, at du kommunikerer effektivt med både dit interne arrangementsteam og dine leverandører. Mens du ikke ønsker at mikromanage alle, skal du vide, hvem der gør hvad og hvornår for at sikre, at alle involverede ved, hvad der forventes af dem og holder til deres tildelte tidsplan.
- Dårlig eller manglende beredskabsplanlægning - der er en god chance for, at i det mindste nogle ting vil gå galt i de dage og timer, der fører op til din begivenhed. Endnu værre vil nogle ting sandsynligvis gå dårligt under din særlige begivenhed. Det er normalt og man kan forvente. En professionel eventplanlægger tænker fremover, identificerer, hvad der kan gå galt, og har en god beredskabsplan på plads. For eksempel, hvad hvis dit registreringssystem fejler på dagen for arrangementet? Hvad hvis du løber tør for mad, fordi ekstra folk dukker op? Hvad hvis din keynote-højttaler ikke vises eller ankommer sent? Hvis nogen af disse ting skete, ville du kunne klare det? Med andre ord, ville du have en plan B?
- Utilstrækkelig transport - er du helt sikker på, at den transport du har organiseret for at få delegerede og præsentanter til og fra din begivenhed er tilstrækkelig? Check ind i de uger, der fører op til din begivenhed, og på dagen for arrangementet, at alle transportbehov er tilstrækkeligt opfyldt. Du skal tænke i tilfælde af uforudsete forhold. Hvad sker der, hvis et køretøj bryder sammen om morgenen for din begivenhed? Har du alternativ transport til rådighed for dig?
- Manglende klar skiltning - Intet er mere frustrerende for dem, der deltager i en særlig begivenhed end at være forvirret om, hvor den næste præsentation afholdes. Undgå dette ved at sørge for at vise tilstrækkelig skiltning, der er let at læse og forstå. Det er bedre at gå over bord og have for meget skiltning, end at risikopartnere bliver tabt og løbende beder om retninger.
- Utilstrækkeligt personale ved hånden - på dagen for din særlige begivenhed vil du sandsynligvis beskæftige sig med et stort antal deltagere. Gør ikke fejlen ved at stole på kun en eller to personer til at behandle delegaternes spørgsmål eller bekymringer. Sørg for, at du har et godt hovedantal af deltagere og frem for alt at sikre, at mellem dit arrangementsplanlægningsteam og personale leveret af sælgerne, skal du på passende måde personalet dit arrangement.
Udover at tænke og planlægge forude om, hvad der kunne gå galt, for at sikre en smidig og vellykket begivenhed, er den bedste politik altid at kontrollere og dobbelte check.