De bedste eventplanlæggere forbliver aktuelle med trendy arrangementer i deres område fra hoteller til feriesteder til restauranter . Vigtigst er det, at de etablerer gode, endda venlige samarbejdsrelationer med salgs- og cateringadministrationen på disse spillesteder, da begge vil hjælpe med at lave eller bryde en begivenhed. Disse forhold vil også vise sig værdifulde for fremtidige begivenheder og vil forhåbentlig gøre dit job med at levere en fremragende begivenhed lettere.
I samme vein skal hver begivenhedsplanlægger (uafhængig eller ansat som mødeplanlægger hos en organisation) have et personligt forretningsnetværk af tillidshændelsesleverandører og leverandører, der kan ansættes til forskellige arrangementer.
Ikke alene vil netværket skære ned på tid dedikeret til at søge efter disse entreprenører, men arrangementplanlæggeren har lært, hvordan man arbejder med disse virksomheder og enkeltpersoner for at få den bedste service til deres klient. I sidste ende er netværk er utrolig vigtigt i møderne og begivenhederne.
Når det kommer til henvisninger, kan dit netværk (eller mangel deraf) betyde forskellen mellem at lande et job og se det gå til konkurrencen. Her er de arrangementstjenester, leverandører, leverandører og entreprenører, som hver stor eventplanlægger skulle have på deres netværk.
01 - Destination Management Company (DMC)
Når du planlægger begivenheder ud af byen eller uden for dit ekspertiseområde, kan en god DMC blive din bedste ven og nærmeste allierede. Deres forhold og omfattende lokal viden dækker ofte alle aspekter af begivenhedsplanlægning. DMC er normalt ansat for at hjælpe med at planlægge og udføre alle offsite og aften aktiviteter.
02 - Kommunikationskonsulent
En kommunikationskonsulent hjælper med at oprette skabelonmaterialer, der følger passende etikette og formater for hver type kommunikationsværktøj.
Arbejder med forfattere og grafiske designere (eller udfører disse ansvar direkte), vil denne person sørge for, at materialerne indeholder arrangementstemaet, messaging og klientmærker. De kan endda hjælpe med den faktiske produktion og udskrivning af disse materialer.
03 - Stationery Designer
Prøv at arbejde med butiksindehaveren. Han eller hun skal oplagre hundredvis af stilarter direkte i butikken (og har evnen til at bestille tilpassede materialer, når det er nødvendigt). En papirvarer designer vil lave forslag og hjælp til wordsmith og udskrive dine materialer også.
Stationært tip: Udover mere klassiske eller traditionelle papirvarer og invitationer, skal du sørge for, at oversigten indeholder andre mere unikke valgmuligheder.
04 - Salgsfremmende forhandler
Din reklameproduktkontakt skal give dig adgang til navneskilt, notesblokke, penne, blyanter, beklædning, priser og andre ting, som du eller din kunde kan være interesseret i at give til dem, der deltager i dit program.
Gave Tip: Det er altid bedst at vælge gaver, der afspejler værtsorganisationens image / mærke. Når det er relevant, kan du endda have evnen til at mærke bestemte varer med firma- eller associeringslogoet.
05 - Fotograf
Din fotograf bør også opretholde et netværk af ressourcer som video produktion, A / V teknikere og andre fotografer. Den fotograf, der udformer teknisk ekspertise med marketing savvy, er den, du vil have i dit netværk. Han eller hun vil forstå kunst og forretningsmæssige begrundelser for enhver begivenhed.
06 - Privat Caterer
En caterer kan have sin egen restaurant, banket facilitet eller butik. Ud over at tilbyde en række menupunkter, der vil appellere til generelle eller etniske spisesteder, skal han eller hun tilbyde utrolige muligheder for morgenmad, frokost, pauser og / eller middag.
07 - Vin Shop Ejer / Sommelier
En god vinbutik ejer kan levere lager (til forbrug eller påskønnelsesgaver) som en direkte ressource for private parter, men endnu vigtigere kan denne sommelier hjælpe med at uddanne planneren om vin.
Vin Tip: For en ekstra bonus, udarbejde et direkte forhold til vinbutiksejeren til at sende lagerbeholdning direkte til dine kunder og medtage en personlig note fra dig.
08 - Chokoladefabrikant
Hvis du kan, skal du arbejde med en lokal chokoladefabrik, der bruger alle friske ingredienser, men der er mange gourmetchokoladeproducenter, som vil sende direkte til din begivenhed. MarieBelle New York skaber smukt viste chokolader.
Chokolade Tips: Hvis du virkelig vil have lyst, kan en stor chokoladefabrik indeholde et brugerdefineret billede på toppen af chokolade eller endda oprette en chokolade skulptur eller centerpiece. Det er heller ikke en dårlig ide at bede din kontakt om at holde dine personlige visitkort i butikken for personlig fragt til kunder.
09 - Blomsterhandler
En god blomsterhandler vil tilbyde forskellige ideer, der adresserer temaet, farverne og budgettet til din begivenhed. Han eller hun vil også rådgive om hvilke blomster der holder bedst for varigheden og temperaturen på din begivenhed (f.eks. Udendørs begivenheder) og sæsonen.
10 - Party Rental Supplier
En stor begivenhed kan indeholde et hvilket som helst antal genstande til dekorationer, sengetøj, gulve, belysning, audio / visuelt udstyr, aftensmad, glasvarer, rekvisitter, telte mv. Et godt festudlejningsfirma vil tilbyde alt dette og meget mere. Din udlejningsleverandør kan også være en stor ressource for at hjælpe brainstorm de bedste måder at understøtte temaet for din begivenhed.
11 - Kongres- og Besøgscentret (CVB)
CVB er ansvarlig for at fremme den lokale destination og kan generelt give information om en destinations historie og unikke kendetegn. Arrangørplanlæggere skal nå ud til CVB og dets personale som en ressource for detaljerede oplysninger om lokal rejse og turisme.