Færdigheder du skal have til en eventplanlægger
De mest succesrige eventplanlæggere har en værktøjskasse fyldt med en imponerende skillset. Af disse er disse de top 5 arrangement planlægningsfærdigheder, du vil nå til regelmæssigt, og dem der kan gøre eller ødelægge din succes.
5 Event Planning Skills du har brug for
Meget organiseret
I arrangementplanlægning er succes i detaljerne. Og der er mange af dem! At holde øje med adskillige opgaver, flere leverandører og konstant skiftende to-do lister på én gang - mens du holder din klient glad - kan være udfordrende for nogle og skræmmende for andre. At være yderst organiseret er et must for vellykket begivenhedsplanlægning. For dem der laver og klarer at-lister for at holde deres personlige liv løbende, kan det være naturligt at blive organiseret . For andre, der kæmper for at huske deadlines eller at afhente renseri, kan organiseringen kræve mere indsats.
Eventplanlæggere kan styre en begivenhed ad gangen eller være i planlægningsfasen af flere arrangementer samtidigt.
Nogle arrangementer, såsom årlige konferencer, tager mere end et år med planlægning, så begivenhedsplanlæggerne skal holde sig organiseret over det lange løb.
Organisationsværktøjer til begivenhedsplanlæggere er overflødige, fra software, der sporer registrering til skabeloner til formularer og regneark. En tjekliste for planlægning af begivenheder, der er tilpasset til hver begivenhed, er et af de mest værdifulde arrangementplanlægningsværktøjer uanset din naturlige organisatoriske evne.
Så find ud af et organisationssystem, der virker for dig, fordi dette er en af de vigtigste begivenhedsplanlægningsfærdigheder, du kan have.
personable
Hvad har alle begivenheder til fælles? Mennesker! Hvem interagerer du med og arbejder med i planlægningen af arrangementer? Mennesker! Succesfulde eventplanlæggere er personable, engagerende, gode conversationalists og fremragende lyttere. Eventplanlægning er et meget socialt erhverv, idet slutresultatet - selve arrangementet - er eller en gruppe af mennesker, store eller små. At forstå folk og nyde at tale med dem er en del af jobbet. Det betyder ikke, at du som begivenhedsplanlægger vil bruge det meste af din dag på klientluncher og have cocktails på sociale arrangementer. Slet ikke. Arrangementplanlægning er hårdt arbejde, og meget af det bruges på et skrivebord med en telefon eller computer. Men at være personligt er et must, når man takler en af disse almindelige arrangementplanlægningsopgaver:
- Forhandling med hoteller
- Diskuterer menuer med cateringforvaltere
- Møde med leverandører
- Pitching dine begivenhedsideer til en potentiel klient
- Netværk når som helst og hvor som helst
- Tilsyn med arrangementspersonale
- Arbejder din begivenhed og interagerer med gæster og arbejdere
I det daglige liv husker de fleste af os de hyggelige, hjælpsomme mennesker vi interagerer med, og at interaktionen kan skabe en oplevelse, der er meget mere fornøjelig for begge parter.
At vide, hvordan man kan forholde sig til forskellige personligheder, hvordan man forbinder med en person, som du vil gøre forretninger med og være en person, der giver et positivt indtryk, er nøgler til succes, så overvej denne vigtige begivenhedsplanlægningsfærdighed. Ingen ønsker at arbejde med eller hjælpe nogen, der er svært at snakke med, svært at forstå eller uhøflige og uprofessionelle på nogen måde.
Fremragende Communicator (som omfatter lytte!)
Fremragende kommunikationsevner er vigtige i mange erhverv. Under arrangementsplanlægning kan fejlkommunikation resultere i talrige problemer for både eventplanlæggeren og klienten, og en simpel misforståelse kan have katastrofale resultater. At være i stand til effektivt at kommunikere tanker og ideer er en meget praktisk færdighed, som bruges dagligt til begivenhedsplanlæggere af alle oplevelsesniveauer.
Her er et par eksempler på, hvordan disse begivenhedsplanlægningsfærdigheder bruges til planlægning af begivenheder:
Skriftlig kommunikation:
- skrive arrangementer forslag til en potentiel klient
- skabe materialer til at markedsføre din virksomhed
- skriver kontrakter med kunder og leverandører
- udarbejdelse af tak noter til gæstens højttalere og VIP'er
Verbal kommunikation:
- evne til at forklare omfanget og formålet med en begivenhed
- effektivt kommunikere dine ideer til en vejledende, kunde eller sælger
- forståelse og behandling af oplysninger, der leveres, såsom bekymring hos en klient eller spørgsmål fra en caterer
- dygtigt at forhandle hotelpriser, kontrakt detaljer eller ekstramateriale fra en sælger
Kreativ
Succesfulde eventplanlæggere har ideer. Mange af dem. Og med den kreativitet, evnen til at omdanne ideen til noget håndgribeligt. De kan tage en vision og bringe det til liv. Fra at udvikle et unikt tema til en fest for at komme med en overkommelig indretningsløsning, der opfylder et lille budget, er kreativitet afgørende for planlægningen af en begivenhed.
Kreativitet kommer også i spil, når de står over for de uundgåelige problemer, der opstår under selv den mest flittigt professionelt planlagte begivenhed. I dette scenario tager kreativitet form i form af problemløsning. At kunne tænke kreativt på at udvikle løsninger på problemer kan positivt påvirke succesen af din begivenhed.
multitasker
På forskellige stadier af arrangementet planlægning proces er der mange opgaver, der forvaltes. Du kan forhandle en hotelaftale, møde med kunden for at diskutere potentielle gæstetalere, bestille en cateringfirma, interviewe lejeleverandører og udforske underholdningsmuligheder. Og det er kun for en begivenhed. Tilføj flere begivenheder i planlægningsfasen på én gang, og resultatet er en jongleringskendelse. Succesfulde begivenhedsplanlæggere skal vide, hvordan man effektivt multitasker og holder mange aspekter af arrangementet i bevægelse samtidig uden at nogen af disse opgaver falder af vejen.
Succes ligger i evnen til at prioritere og fokusere på hver opgave i den prioriterede rækkefølge uden at blive distraheret af andre ting, der skal tendens til at blive overvældet af de mange ting, der har brug for din opmærksomhed. At være rolig, fokuseret og fleksibel er attributter til den succesfulde multitasker.