10 tips til succesfulde interne virksomhedshændelser
Hvis du har fået til opgave at planlægge det årlige medarbejderferieparti for din virksomhed, skal du følge et par grundlæggende retningslinjer for at få mest muligt ud af din særlige begivenhed og kan hjælpe dig med at reducere omkostningerne uden at påvirke kvaliteten. Ved omhyggeligt at evaluere den bedste måde at nærme og udføre denne fest på, kan du skabe en oplevelse, der ikke blot øger virksomhedernes moral, men også øger medarbejdertilfredshed og retention niveauer over hele linjen.
Det er vigtigt at starte med det grundlæggende - hvilket tema skal festen have, hvor skal det finde sted, hvor mange mennesker der kommer, hvornår skal det ske, og hvad mad og drikkevarer vil blive serveret under lejligheden - før man går videre til specialplanlægningen og til sidst begivenhed udførelse.
01 - De grundlæggende elementer af en feriefirma
Selvfølgelig skal du som enhver anden begivenhed eller et projekt oprette en projektplan, der identificerer begivenhedsoplysningerne for medarbejderfesten. Tema, sted, tidspunkt, dato, gæstetælling, mad og drikkevarer, indretning og arrangement agenda skal alle overvejes, før du begynder at udføre din begivenhed.
Enhver god fest har brug for disse kerneelementer til at være vellykket, men ikke alt skal sættes i sten, før du begynder at udføre på at få dine behov opfyldt (som at sikre et mødested, bestille en caterer eller planlægge en dagsorden).
Selv om der er mange måder at nærme sig disse beslutninger på, og beslutninger om højere niveauer som tema og timing ofte falder på virksomhedens ledere i stedet for arrangementsproducenten, er det bedst at arbejde sammen med et hold for at afgøre, hvilke detaljer der passer til dine specifikke Selskab.
02 - Vælg den mest effektive tid til at holde din begivenhed
Desværre kan ikke alle have mulighed for at deltage i arrangementet, fordi nogen skal holde sig tilbage og besvare kundernes opkald og henvendelser. Men en frokost-time begivenhed gør det muligt for organisationen at styre omkostningerne og reducerer forpligtelserne på medarbejdernes personlige tid og forpligtelser.
Hvis organisationen ikke er vært for et frokostprogram, vil de selvfølgelig være vært for en aftenbegivenhed, som gør det muligt for flere medarbejdere at deltage, men kan ofte medføre højere omkostninger afhængigt af hvilken aften i ugen arrangementet afholdes.
Så hvordan får du det største bang for pengene ? Mens nogle måske tror, at fredag er den bedste dag at holde arrangementet, fordi de fleste medarbejdere vil være ude i weekenden, er fredag den mest populære dag i ugen på restauranter og andre steder - den dyreste tid. Få organisationer vil gerne overveje søndag aften, så det ser ud til, at den næste bedste mulighed kan være mandag aften.
03 - Overvej at holde en fest i off-season
I begyndelsen af oktober og slutningen af januar er der gode tider til at holde en årlig anerkendelsesfest, da du kan finde en øget tilgængelighed af lokalsammenstillinger på stedet, spare penge på cateringudgifter og potentielt få bedre tilbud på festpakker i løbet af denne begivenhed uden for sæsonen.
En ulempe ved at oprette en årlig anerkendelsesfest i stedet for at fejre den fælles årlige ferie er, at medarbejderne måske ikke husker dette som en tradition, ligesom de gør jul eller nytårsfest. Du vil gerne sørge for at bygge hype omkring arrangementet, hvis det ikke er en traditionel ferie fest.
04 - Vælg et team til at hjælpe med at udføre arrangementet
At bestemme den rigtige holdstørrelse og vælge de bedste holdmedlemmer er afgørende for at gøre din begivenhed til en succes med så lidt besvær som muligt. I sidste ende er det imidlertid ikke størrelsen af udvalget, men kvaliteten af dem der arbejder på det, der bestemmer kaliberen for et arrangement planlægning hold.
En mindre gruppe af personer vil sandsynligvis gøre planlægningen mere hensigtsmæssig og omkostningseffektiv, men mange organisationer involverer et stort udvalg af enkeltpersoner, så flere medarbejderes stemmer er repræsenteret i planlægnings- og gennemførelsesfaserne. Men tid til at planlægge denne form for begivenhed kan tage væk fra den daglige produktivitet hos de involverede, så du kan overveje at etablere et mindre team af personer, der er beføjet til at træffe beslutninger for den større gruppe.
Vælg disse personer for deres evne til at påvirke andre medarbejdere positivt og bruge opgaven som belønning eller incitament til de valgte. Organisationens arrangementplanlægger skal arbejde med en bemyndiget leder inden for menneskelige ressourcer eller markedsføring - en person, der er autoriseret til at godkende planen - for at hjælpe med at drive disse beslutninger og vælge de bedste medlemmer af teamet.
05 - Lav en omkostningseffektiv feriepartys menu
Forgyldte måltider er ofte mere omkostningseffektive end buffeter, og de kan præsenteres meget mere elegant end at have alle på linje og tjene sig selv.
Selvfølgelig skal din menu forstærke temaet for din begivenhed, og du bør prøve at vælge varer, der indeholder dine begivenhedsfarver eller -mærker, men det betyder ikke, at du skal leje dyre ferieindretningslinned og andre materialer.
Valg af beskedne genstande eller friske frugter til centerpieces, begrænsning af alkoholforbrug og hosting på et sted, der har standardferieindretninger og madprissætningsmuligheder er alle også gode måder at reducere omkostningerne på, samtidig med at medarbejderne får en god oplevelse.
06 - Beslut om alkoholforbrugsniveauer og -grænser
Alligevel ønsker de fleste ansatte ikke at deltage i en virksomhedshændelse, der ikke har nogen form for alkoholholdig drikkevare. Af denne grund vil du begrænse dit valg til sprit eller endda lave billige signaturcocktails for at reducere omkostningerne og holde narkotika niveauer nede.
Du kan også overveje at begrænse udvælgelsen til kun vin, lukke baren tidligt og kun tilbyde drikkevarer kun under måltidet for at hjælpe med at reducere omkostningerne yderligere og begrænse det antal medarbejdere drikker, mens de repræsenterer virksomheden på dit arrangement.
07 - Påmind medarbejderne om korrekt etikette
Etiquettefejl for at undgå på feriepartiet omfatter undgås overdreven drik, spisning, taler eller klager, ankommer for tidligt eller forlader for sent, iført ukorrekt tøj og bringer overdreven gæster - som alle ikke kun kan påvirke andres oplevelser på arrangementet men også virksomhedens omkostninger.
Selvom en årlig virksomhedssemester er ment at bringe holdet sammen og mindske hæmninger, der almindeligvis findes på arbejdspladsen, skal du minde dine gæster om, at de stadig repræsenterer virksomheden, selv når de deltager i dette efterfølgende arbejde og derfor forventes at opføre sig på en måde egnet til arbejdspladsen.
08 - Overvej at oprette en gaveudveksling
Generelt omfatter mange organisationer faktisk en gaveudveksling mellem medarbejdere på deres feriefester. Men hvis organisationen er større, er det måske bedst at overlade det på afdelingsniveau snarere end til medarbejderbegivenheden, da organisering på en sådan skala kan vise sig svært - især hvis du ikke er bekendt med bestemte afdelinger og deres medarbejdere.
Men hvis der er en gaveudveksling, kan det måske være bedst, hvis værten eller arrangøren anmoder om en finansiel cap til gave-måske $ 10 for at undgå problemer forbundet med gaveprissætning.
Derudover kan man oprette en "hvid elefant" eller lignende type altomfattende gaveudveksling, hvor alle i virksomheden inviteres til at deltage på individuel niveau, kunne bidrage til at forhindre organisatoriske mareridt eller begivenheder, hvor en gæst ikke modtager en gave, fordi en anden glemte at bringe en.
09 - Overvej, hvis pengeindsamling passer til din begivenhed
Mad-, tøj- og legetøjsdrev er en del af kulturen i mange organisationer, mens nogle tilskynder til kontantdrivningsdrev, men det betyder ikke nødvendigvis, at din virksomhedsorienterede medarbejderbedømmelsesparti er det rigtige sted for en fundraising-mulighed.
Selv om det er meget nyttigt at knytte en bestemt årsag til feriepartiet, kan det være nyttigt for organisationen at kun tilskynde noncash-gaver og naturalier, der kan være til gavn for velgørenhedstøtten. På den måde får alle mulighed for at tilbyde en gave til en værdi, der passer til deres egne personlige budgetter.
10 - Evaluer leverandør sponsorater til din begivenhed
Nogle mennesker tror måske at få leverandør sponsorer er en fantastisk måde at opveje omkostningerne til deres årlige ferie parti; Eventuelt planlæggere og deres kunder vil måske gerne fokusere på målet for deres ferie parti at værdsætte medarbejdere frem for outsourcing omkostninger til sponsorerede leverandører.
Medarbejdere føler ofte, at omkostningerne til disse særlige arrangementer skal dækkes af en arbejdsgivers driftsbudget. Hvis organisationen ikke har råd til at være vært for en anerkendelseshændelse for sine ansatte, eller hvis det ikke er en del af forretningsplanen af en eller anden grund, skal arbejdsgiveren ikke søge udenomsætning til dækning af omkostningerne gennem sponsorater.