Hvad hvis du anser dig selv superorganiseret, og du bruger allerede en tjekliste, når du planlægger en begivenhed, men har oplevet situationer, hvor du indså (for sent), at du ikke har tendens til at have en tendens til at få nogle vigtige detaljer. Hvor gik du galt?
Hver begivenhed kræver en tjekliste for planlægning af begivenheder designet med den pågældende begivenhed i tankerne og skræddersyet til de enkelte begivenhedsspecifikationer. Så hver begivenhed planlægning tjekliste er anderledes. Der er dog fem ting, du skal have på din tjekliste for planlægning af begivenheder, uanset om du planlægger et lille fødselsdagsfest eller en stor corporate funktion.
Sign Event Kontrakter
Dette lyder måske indlysende, men vær sikker på at du underskriver - og modtag undertegnede kopier til gengæld - alle de kontrakter, du har brug for til din begivenhed. Dette omfatter arrangementskontrakter med klienten, værneting, leverandører, hotel, underholdning osv. Et fast håndtryk er en god måde at drive forretning på, men ikke vejen for at sikre ansættelse af leverandører og ikke vejen til at forpligte sig til at arbejde for en kunde .
Få alt skriftligt og gør ikke noget arbejde eller brug en krone på planlægningen af din begivenhed, indtil alt papirarbejde er blevet underskrevet og leveret. Hvis du er en eventplanlægger, der har brug for en arrangementskonference for dine begivenhedstjenester, skal du klikke her.
Bekræft begivenhedens dato og klokkeslæt
Du er knæ dybt i planlægningsfasen for denne begivenhed.
Hvordan kan nogen muligvis få datoen forkert? Leverandører har ofte andre forretninger, der kommer ind. Klienter kan acceptere en dato og klokkeslæt for arrangementet og glemmer simpelthen at give dig besked om ændringerne i planerne. Før du begynder at planlægge din begivenhed, skal du dobbeltkrydse datoen og start- og sluttidspunktet og få dem skriftligt, så alle er på samme side.
Leje yderligere hjælp
Underskud ikke værdien af at have ekstra hjælp på dagen for din begivenhed. Der er altid noget, der har tendens til at være, og de fleste begivenhedsplanlæggere er allerede for travle med at køre arrangementet for at lægge deres opmærksomhed på situationer, der opstår. Ansættelse af ekstra hjælp er et vigtigt skridt, der ofte overses, indtil det er muligt for sent at ansætte de bedste begivenhedspersonale til det aktuelle job. Afgør ikke for rester, når det kommer til at ansætte arrangementspersonale. Sæt dette emne på din begivenhedscheckliste og sikret det bedst uddannede personale med den oplevelse, du har brug for, der passer til dit arrangementsbudget.
Gennemfør en Site Walk-Through
Intet sammenligner med at forestille dig noget i dit sind, som om du oplever det førstehånds. Gennemførelse af begivenhedsstedet med din klient og leverandører er et kritisk skridt i arrangementets planlægningsproces.
Det giver mulighed for at rejse spørgsmål, tage fat på bekymringer og indgå en aftale om indretning, indretning, placering af registrering og overordnet flow af arrangementet. Ofte når vi tror, at vi kommunikerer klart, er vores vision om noget i stærk kontrast til, hvad en anden forestiller sig på baggrund af vores beskrivelse. Tag en gennemgang af det fysiske rum i planlægningsfasen, så der er ingen overraskelser på hændelsesdagen.
Inkluder påmindelser til opfølgning
I den ideelle verden ville fortælle nogen en gang være nok til at sikre jobbet bliver gjort. Desværre virker den virkelige arbejdsmarked ikke sådan eller i hvert fald ikke arrangementet med arrangementplanlægning. Med så mange detaljer at styre og flere spillere involveret i forskellige stadier af arrangementet, er det nemt for noget at gå tabt.
Så når du udvikler din tjekliste for planlægning af arrangementer for at holde dig organiseret og på skema, skal du inkludere påmindelser til bestemte opfølgninger. Hvis du for eksempel talte med cateringfirmaet om menuideer, skal du inkludere et emne på din begivenhedsplanlægningstjekliste, der læser "Opfølgning af cateringfirmaet på den foreslåede menu" og "Planlægning med cateringfirmaet." I arrangementplanlægning er der ingen sådan som at bekræfte noget for mange gange.