Filhåndteringstips til digitale filer
Ud over at gemme dokumenter lokalt på stationære computere, bærbare computere eller mobile enheder bruger flere og flere virksomheder skyen til grundlæggende forretningsapplikationer og filopbevaring. (Se hvorfor Cloud Computing er ideel til små virksomheder og 5 ulemper ved Cloud Computing. )
Yderligere komplicering af oplagringsproblemet er behovet for mange virksomheder til at dele dokumenter mellem medarbejdere .
Inden for et kontor er dette typisk opnået ved at bruge en filserver eller netværkstilsluttet lagerenhed (NAS). Hvis der kræves delt mobiladgang, kan dokumenter gemmes i skyen og deles ved tildeling af adgangstilladelser. Resultatet af alt dette kan være et file management mareridt med nogle af en persons dokumenter gemt i skyen og nogle lokalt, og endda individuelle dokumenter gemmes kun på ét sted eller det andet.
Organisation er nøglen til elektronisk filhåndtering
Hvor end dokumenterne er gemt, er det vigtigt at holde dem organiseret og opdateret. Målet med elektronisk filhåndtering er at sikre, at du kan finde det, du leder efter, selvom du leder efter det år efter oprettelsen.
De fleste forretningsfolk har på et eller andet tidspunkt været i pinlig stilling for at have et kundesamtale og ikke hurtigt kan finde den relevante faktura eller andre vigtige kundedokumenter.
Lige irriterende er scrambling rundt ved årsskiftet forsøger at finde dokumenter vedrørende virksomhedens regnskaber for revisor eller endnu værre, skattemanden .
Korrekt organisering af digitale dokumenter er særligt kritisk i et fælles miljø - hvis en af dine medarbejdere er fraværende (midlertidigt eller permanent!), Skal du nemt kunne finde dokumenter, der er oprettet eller styret af den pågældende person.
(Bemærk, at potentielt tab af data problemer med utilfredse, afgangsmedarbejdere er en yderligere grund til at beskytte dine forretningsdata. Se 6 Regler for databeskyttelse ).
Disse tips til filhåndtering hjælper dig med at holde dine filer tilgængelige:
1. Brug standardinstallationsmapper til programfiler.
Brug standardfilplaceringerne, når du installerer applikationsprogrammer. Under Windows er konventionelle programprogrammer under konventionen (Drive Letter:) -> Program Files-biblioteket. Installation af applikationer andetsteds er forvirrende og unødvendigt.
2. Et sted for alle dokumenter.
Placer alle dokumenter under en enkelt "rod" -mappe. For en enkelt bruger i et Windows-miljø er standardplaceringen Mappen Dokumenter.
I et fildelingsmiljø forsøger du at gøre det samme. Opret en enkelt rodmappe (kaldet "Shared Documents" for eksempel) og gem alle dokumenter i undermapper inde i rodmappen. At have en enkelt placering for alle elektroniske dokumenter gør det lettere at finde ting og at køre sikkerhedskopier og arkiver.
3. Opret mapper i et logisk hierarki.
Dette er skufferne på din computers arkivskab, så at sige. Brug almindeligt sprog til at navngive dine mapper; du vil ikke se på denne liste over mapper i fremtiden og spekulerer på, hvad "TFK" eller hvilken anden interessant forkortelse du opfandt betyder.
4. Nestmapper i mapper.
Opret andre mapper i disse hovedmapper efter behov. En mappe, der hedder " Fakturaer ", kan f.eks. Indeholde mapper kaldet "2018", "2017" og "2016". En mappe, der er opkaldt efter en klient, kan omfatte mapperne "kundedata" og "korrespondance". Målet er at have hver fil i en mappe i stedet for at have en masse af forældreløse filer opført.
Du må dog ikke oprette komplekse, dybt lagrede mappestrukturer. Anvend så vidt muligt beskrivende filnavne i stedet for.
5. Følg filen navngivning konventioner.
Nogle operativsystemer (som Unix) tillader ikke mellemrum i fil- eller mappens navne, så undgå dette, hvis dit computermiljø er blandet. Brug i stedet underskrifterne som en afgrænsning (f.eks. Doe_John_Proposal.doc.) Andre tegn som /? <> \: * | "^ er også forbudt i fil- eller mappenavne under Windows.
Brug beskrivende filnavne til nem identifikation og hentning, men gå ikke over bord - fil / stinavn har længdebegrænsninger, der varierer mellem operativsystemer. Under Windows er den maksimale fulde sti længde for en fil (f.eks. Drevbogstav + mappenavne + filnavn) 260 tegn. Brug almindelige forkortelser, hvor det er muligt, såsom Jan for januar eller Corp for Corporation.
6. Vær specifik.
Giv elektroniske filer logiske, specifikke navne og angiv datoer i filnavne, hvis det er muligt. Målet for navngivning af filer er at kunne fortælle, hvad filen handler om, uden at skulle åbne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde, der minder ham om, at betalingen er forsinket, kalder den noget som "overdue_20180115"; snarere end noget som "brev". Hvordan vil du vide hvem brevet skal, uden at åbne det?
Hvis du deler filer via e-mail eller bærbare enheder, kan du have filnavnet indeholde mere specifikke oplysninger, da mappedataene ikke vil blive inkluderet i den delte fil. Hvis dit dokument f.eks. Ligger i Mine Dokumenter \ Fakturaer \ 2017 \ Kunder \ Doe_John_20180416.doc, og filen er delt eller sendt, vil alle modtagere se Doe_John_20170416.doc og muligvis ikke kunne fortælle, at filen er en kunde faktura uden at åbne den.
7. Fil som du går.
Den bedste tid til at indsende et dokument er, når du først opretter det. Så kom i vane med at bruge dialogboksen "Gem som" for at indsende dit dokument såvel som navnet, og placere det på det rigtige sted i første omgang.
8. Bestil dine filer for din bekvemmelighed.
Hvis der er mapper eller filer, som du bruger meget, skal du tvinge dem til toppen af fillisten ved at omdøbe dem med en! eller en AA i begyndelsen af filnavnet.
9. Ryd dine filer regelmæssigt.
Nogle gange er det gammelt som i eksemplet på mappen "Fakturaer" ovenfor. Hvis det ikke er tilfældet, skal du holde dine mapper ryddet ved at rydde de gamle filer ud.
Slet ikke forretningsrelaterede filer, medmindre du er helt sikker på, at du aldrig behøver filen igen. I stedet skal du i din primære samling af mapper under din rodmappe oprette en mappe med navnet "Old" eller "Inactive" og flytte gamle filer til det, når du kommer på tværs af dem.
( Hvor lang tid skal du holde virksomhedsrekorder for CRA eller IRS? Forklarer, hvor længe du skal holde forretningsdokumenter for at opfylde dine skatteforpligtelser.)
10. Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt.
Uanset om du kopierer dine filer til et andet drev eller på tape, er det vigtigt at oprette og følge en regelmæssig sikkerhedskopi. Se de tre trin til et vellykket backup system .
God filhåndtering gør det muligt at finde det, du ønsker
Håndtering af elektroniske dokumenter bør indgå i en samlet dokumentstyringsstrategi for din virksomhed. En ordentlig dokumenthåndteringsplan skal omfatte alle aspekter af håndtering af dokumenter, herunder opbevaring, hentning, sikkerhedskopiering og sikkerhed.
Søgefunktionen er en vidunderlig ting, men det vil aldrig matche den lethed at kunne gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filhåndteringstips konsekvent, selvom du ikke ved, hvor noget er, ved du hvor det skal være - en stor fordel, når det kommer til at finde det, du leder efter. God filhåndtering praksis vil spare din virksomhed tid og penge .