God Business Record Management betyder mindre skat tid stress
Men mens de fleste af os overvejer at overveje at virksomhedsregistrering skal scut arbejde og har en tendens til at give det en lav prioritet, gør god rekordstyring ikke kun vores arbejdsliv lettere, men kan give os reel stressaflastning på skatte tid.
Her er hvad du kan gøre for at gøre rekordstyring nem:
1. Hold dine forretnings- og personlige udgifter adskilt
Det lyder nemt, ikke? Men det er den del af rekordstyring, der rejser de fleste mennesker op. Hvis du tager en potentiel klient ud for en runde golf, er det for eksempel en personlig udgift eller en forretningsomkostning? (Svaret er personligt, fordi grønne gebyrer ikke er fradragsberettigede forretningsomkostninger.) Køretøjer, som du bruger til både personlige og forretningsmæssige grunde, er et andet stående problem. Du skal vide, hvad der kvalificerer som legitime forretningsomkostninger, og hvad der ikke gør det, og være sikker på, at dine forretningsrekorder afspejler dette præcist.
2. Få tilstrækkelig dokumentation for alle forretningsomkostninger
Mange forretningsfolk gør fejlen ved at tro, at "lister" er gode nok til rekordhensyn. For eksempel har de en liste over køb på deres kreditkortopgørelser og tror, at det er godt nok med hensyn til at kræve disse køb som forretningsomkostninger.
Desværre er CRA (Canada Revenue Agency) mere krævende. De accepterer ikke kreditkortopgørelser eller annullerede checks som tilstrækkelig dokumentation for udgifter, når en faktura eller kvittering normalt udstedes. IRS er mere tilgivende, og i mangel af en kvittering accepterer generelt kreditkortopgørelser og annullerede checks som bevis for udgiftskrav.
Med hensyn til at holde optegnelser er der to punkter at huske på:
a) Få altid en kvittering . Bliv vant til at anmode om en kvittering, når du køber - uanset hvor lille. Der er også små udgifter, og du har brug for dokumentationen til dine forretningsrekorder.
b) Mærk dine kvitteringer, hvis det er nødvendigt . Der er stadig virksomheder omkring de handout kvitteringer, der ikke har noget på dem undtagen datoen varen blev købt og hvor meget det kostede - hvilket ikke er meget nyttigt, når du stirrer på en kvittering forsøger at finde ud af, hvad det pågældende emne var, og hvilken forretningsomkostningskategori det passer ind i.
Når du modtager en kvittering , skal du se på den og skrive de manglende / relevante oplysninger om den, f.eks. Hvad kvitteringen er for og omkostningskategorien.
3. Få en separat bankkonto for din virksomhed
Mens gebyrerne for bankkonti for virksomheder er notorisk høje i forhold til personlige konti, er en virksomheds bankkonto absolut nødvendig for god forretningsregistrering. En virksomheds bankkonto hjælper dig med at holde dine forretnings- og personlige udgifter adskilt. Du vil indbetale alle dine indtægter fra din virksomhed til virksomhedskonto og trække kun forretningsrelaterede udgifter eller betalinger fra virksomhedskonto.
Hvilken slags virksomhedskonto skal du få? En checkkonto - helst en, der leverer månedlige udsagn og returnerer dine annullerede checks til dig.
Forretningskontroller hjælper med at gøre din rekordstyring nem, fordi du kan bruge notatlinjen på forsiden af hver check for at dokumentere virksomhedens formål med udgifterne.
4. Har og brug et separat kreditkort for forretningsomkostninger
Brug af dine personlige kreditkort til erhvervsmæssige formål vil hurtigt slippe dig ind i et rekordstyrings quagmire. Et virksomheds kreditkort forenkler din virksomhedsregistrering meget ved at hjælpe med at holde dine personlige og forretningsmæssige udgifter adskilt. (Det hjælper også med at gøre din virksomhed mere professionel.)
5. Hold en kilometertal på din forretningsrejse
Hvis du bruger et af dine køretøjer til erhvervsmæssige formål , vil en kilometertal logge en stor hjælp i posthåndtering.
Bemærk kilometertal (eller kilometer) læsning på kilometertælleren i begyndelsen af året og indtast derefter kilometertal efter hver gang du bruger køretøjet til forretningsformål. At holde din kilometertal logger ind i din bils handskerum gør det nemt. Hvis du har mere end et køretøj, som du bruger til erhvervsmæssige formål, skal du holde en kilometertal log ind hver.
6. Hold alle dine virksomhedsrekorder til et bestemt skatteår sammen
At have dine forretningsdokumenter spredt overalt er et realtidsskifte når det kommer til regnskabsføring eller forberedelse af dine skatter , og organisering af dit virksomhedsregistreringssystem i regnskabsåret vil gøre det meget nemmere at finde de forretningsrekorder, du har brug for, når du har brug for dem.
7. Hold dine virksomhedsrekorder i den korrekte tidsperiode
Af en eller anden grund synes der at være meget forvirring om, hvor længe du skal holde dine forretningsrekorder . Til skattemæssige formål, "hvis du sender dit afkast til tiden, skal du registrere dine registreringer i mindst seks år efter afslutningen af det skatteår, de vedrører". Denne seksårige periode starter fra sidste gang, du brugte forretningsrekorderne, ikke fra tidspunktet for transaktionen.
For US-selvangivelser skal du "holde fortegnelser i 3 år fra datoen du indgav dit oprindelige afkast eller 2 år fra den dato, hvor du betalte skatten, hvilken dato der er senere, hvis du indgiver et krav om kredit eller refusion, efter du har indsendt dit hjem. i 7 år, hvis du indgiver et krav om tab af værdiløse værdipapirer eller fradrag af tab af fordringer. "
8. Regnskabssoftware gør det nemt
Med deres brugervenlighed kan tilgængelighed fra mobile enheder og lave omkostninger, dagens cloud- baserede softwarepakker til små virksomheder, i høj grad forenkle registreringsstyring . For omkring $ 10 / måned tilbyder softwareleverandører som FreshBooks og Zoho basale starterpakker, der egner sig til frilansere og enmansvirksomheder , herunder fakturering , omkostningssporing og simpel rapportering. Tænk på fordelene ved at sende en faktura direkte fra din smartphone, tage et billede af en frokostkvittering hos en kunde og registrere det som en udgift eller spore betalbar tid med en indbygget timer.
Disse otte ting, du kan gøre for at gøre din rekordstyring nem, er ikke vanskelige. Ligesom meget af den administrative forretning i forbindelse med at drive en virksomhed, kræver de bare at etablere gode vaner og vedholdenhed. Men hvis du anvender disse regler nu og følger dig igennem, vil du se en enorm forskel næste skat tid, og din regnskab vil blive lettere hele året rundt.