Sådan oprettes et dokumenthåndteringssystem til små virksomheder
For mange virksomheder er fokus på dokumenthåndtering om organisation og lagring af dokumenter. De ønsker at kunne gemme dokumenter på en organiseret og sikker måde, der stadig gør det muligt at finde dokumenter nemt.
Denne artikel viser dig, hvordan du opretter et dokumenthåndteringssystem, der gør netop det.
Hvis du skriver "dokumenthåndtering" til en søgemaskine, får du lange lister over dokumenthåndtering "løsninger", mange med software eller apps, der annoncerer fordelene ved at have et papirløst kontor .
Dokumentstyringssoftware eller apps er imidlertid designet til at forbedre din virksomheds håndtering af elektroniske filer . Problemet er, at mange små virksomheder skal beskæftige sig med blandinger af gammeldags data på papir og elektroniske filer - og i nogle tilfælde er andelen af papirdata meget større.
En løsning på problemet med at have et blandet datamiljø ville være at bruge et dokument billeddannelsessystem til at konvertere alle dine virksomheds dokumenter til elektronisk form. Men det er for dyrt og tidskrævende for mange små virksomheder.
Den gode nyhed er, at du kan sætte grunde til et dokumentstyringssystem på plads uden at købe nogen speciel software eller gennemgive engrosdokumentation.
Systemet behøver ikke at være komplekst; du skal bare investere lidt tid i planlægning og implementering af det.
Sådan oprettes et dokumenthåndteringssystem
Opsætning af et dokumenthåndteringssystem involverer tre trin;
- oprette en dokumenthåndteringsplan,
- gennemførelse af dokumenthåndteringsplanen
- og følge igennem.
Det første skridt, der skaber planen, indebærer at besvare disse fire spørgsmål:
Hvad er reglerne for oprettelse af dokumenter?
Fakturaer , betalingspåmindelse breve, salgsbøger, e-mail, balancer , regneark, rapporter - Alle virksomheder opretter en række dokumenter i løbet af arbejdet og holder øje med forretningen. Og for at holde tingene organiserede skal alle virksomheder etablere regler for oprettelse af dokumenter.
Er der f.eks. Interne skabeloner til nogle af dine standard forretningsdokumenter, f.eks. Bogstaver og fakturaer, og hvor er de placeret?
Er der en in-house style guide, der skal følges?
Skal nye dokumenter være dateret og / eller stemplet?
Hvilke procedurer skal følges for deling eller revision af dokumenter?
For nogle små virksomheder er det eneste punkt om oprettelse af dokumenter, der betyder noget, hvor skabelonerne for forskellige forretningsdokumenter er placeret, og hvordan man bruger dem. Men hvis oprettelse af dokumenter inden for din virksomhed involverer forskellige mennesker, der samarbejder om, gennemgår eller opdaterer dokumenter, skal du bruge lidt tid på at beslutte, hvordan disse ting skal gøres for at sikre effektivitet og konsistens.
Hvordan gemmer vi dokumenter?
Der er faktisk to aspekter på dette spørgsmål.
Den første involverer de fysiske aspekter af opbevaring. Selv om din lille virksomhed opbevarer dokumenter i arkivskabe, er der omkostninger forbundet med opbevaring; ikke kun omkostningerne til arkivskaberne selv, men prisen for tid, når du og / eller dine medarbejdere arkiverer dokumenter eller går for at hente dem. Faktisk er de største omkostninger forbundet med opbevaring, for de fleste små virksomheder, sandsynligvis kostprisen for tiden spildt, når folk søger dokumenter.
Det andet aspekt ved opbevaring af dokumenter er organisatorisk; hvordan vil dokumenter blive arkiveret? Nøglen til arkivering dokumenter er at følge gode filhåndteringspraksis.
Du skal også vide, hvordan du arkiverer dokumenter. Hvordan vil du håndtere filer, der er forældede eller bare klar til at blive flyttet til backbrænderen i dit dokumentstyringssystem?
I begyndelsen af hvert år går jeg f.eks. Igennem de forskellige arbejdsrelaterede filer på min computer, udrydder dem, der ikke længere er aktuelle, og opretter nye mapper mærket efter år og / eller emne, der flytter filer efter behov.
Det samme kan ske med papirfiler; Det er ikke svært at fjerne gamle (er) dokumenter fra en filmappe og etiket og oprette en ny med "Old" i titlen. Nogle software tilbyder automatiske arkiveringsmuligheder. Microsoft Outlook, for eksempel, giver dig mulighed for at arkivere gammel email.
Hvordan kan hentning af dokumenter forenkles?
Dette spørgsmål er hjertet i dit dokumenthåndteringssystem. I en undersøgelse foretaget af Leger Marketing for Xerox Canada sagde canadiske SMB- ejere og ledere i gennemsnit $ 2.152 om året for at administrere og gemme dokumenter og omkring en time om dagen for at søge efter disse dokumenter (globeandmail.com).
Endnu en gang kan gode arkiveringspraksis gå langt i retning af at løse problemet. Gennemse Data Management artiklerne på dette websted vil komme i gang. Hvis du gør ting som konsekvent følger strenge navngivningskonventioner, er dokumenter for eksempel meget nemmere at finde.
Og om du er en enesteindehaver, der arbejder solo eller en virksomhedsejer med medarbejdere , anbefaler jeg at oprette en fillisteoversigt , som minder brugerne om, hvor bestemte typer filer går - og hvor du kan finde bestemte dokumenter. Hvis din virksomhed er som de fleste, skal du huske at medtage, om filen vil være på dit computersystem, en intern server, i skyen eller hvis den er arkiveret på en fysisk placering, f.eks. Et arkivskab. Antag for eksempel at du bruger billeder, video eller endda papirbilleder i min virksomhed. En post på din filplaceringsliste kan være:
Digitale billeder / video: computer (eller server) - drev E: / fotos - fil i den relevante emnemappe
Papirbilleder: arkivskab 3 - Billeder - alpha efter emne
Delt netværk eller cloud-drev skal mærkes i overensstemmelse med indholdet, som det skulle være arkivskuffer.
Hvordan kan vi lave / holde vores dokumenter sikre?
Den første forsvarslinje for dokumentsikkerhed er fysisk sikring af forretningslokalerne selv. Alle virksomheder skal have sikkerhedssystemer, såsom alarmsystemer, installeret - selv hjemme-baserede virksomheder .
Virksomheder kan også have brug for eller ønsker at investere i andre sikkerhedsenheder, såsom vinduesstænger / griller, sikkerhedskameraer og / eller patruljeringstjenester. Du kan bruge hele tiden, du vil oprette adgangskoder og kryptere filer i et forsøg på at beskytte dine elektroniske filer, men det er ligegyldigt, om nogen bare kan vandre ind og stjæle din computer og ledsagende harddisk.
Alle arkiver skal være låsbare og holdes låst efter åbningstid (og låst ved frokosttid, hvis ingen pålidelige vil være i nærheden).
Generelle sikkerhedsprocedurer for elektroniske dokumenter indebærer at sikkerhedskopiere dokumenter regelmæssigt og holde dokumentbackups et andet sted end den samme harddisk, hvor de originale dokumenter er placeret. Off-site er bedst at beskytte mod at få dine forretningsdata udslettet af naturkatastrofer - endnu en grund til, at skyen er ideel til forretning .
Små virksomheder med kolleger eller medarbejdere, der deler det samme computernetværk, kan også begrænse nogle brugers adgang, så de kun kan bruge eller se nogle af netværkets ressourcer. For eksempel kan du have et netværk eller en cloud-delekatalog med navnet "Accounting", der kun har adgang til ledelsen Selvom en bruger har adgang til en ressource, f.eks. Et program, kan bestemte dokumenter beskyttes med adgangskode. Indholdet af dokumenter kan også krypteres, så de kun er tilgængelige for dem, der har den nødvendige krypteringsnøgle.
Ansatte tyveri er en anden trussel mod datasikkerhed. Små virksomheder med medarbejdere bør foretage résumé faktura kontrol og få baggrundskontrol af medarbejdere et spørgsmål om politik.
Implementering af dit dokumenthåndteringssystem
Når du har oprettet din dokumenthåndteringsplan ved at besvare ovenstående spørgsmål, er du klar til at gennemføre den og sørger for, at hele dit personale kender detaljerne i din virksomheds dokumentstyringssystem og følger de relevante procedurer, når du opretter, gemmer og henter dokumenter.
Du skal også være sikker på, at alle, der har adgang til og bruger dokumenter i din organisation, følger gennem, gør ting som navngivning og lagring af dokumenter på passende vis. Spotkontrol med jævne mellemrum for at teste om bestemte filer nemt kan findes og at beskytte mod misfiling.
Du kan oprette et dokumenthåndteringssystem på en dag, men implementere det konsekvent over tid vil være nøglen til dens succes. Belønningerne er enorme - at kunne finde det, du vil finde, når du vil have det og ro i sindet.