Sådan beskytter du dine kritiske forretningsdata
Data tab
At omskrive Paul Simon, der er 50 måder at miste dine data på:
- En krasch på skrivebordet / laptop harddisken eller beskadigelse af din mobilenhed kan gøre dine data uoprettelige
- Din computer eller telefon kan blive stjålet - business break ins er almindelige, og ifølge FBI-statistikker bliver 97% af de stjålne bærbare computere aldrig genoprettet.
- Data kan ved et uheld slettes (eller bevidst slettet af en utilfreds medarbejder)
- Din computer kan blive kapret af malware
- Dine online lagerkonti kan blive hacket
- Et ransomware-angreb kunne gøre dine filer utilgængelige, indtil et stort gebyr er betalt
En Data Backup Regime er et must
For tilstrækkelig databeskyttelse skal du oprette et data backup system, der følger disse tre trin:
- Sikkerhedskopier forretningsdata regelmæssigt
- Opret sikkerhedskopier på pålidelige medier eller i skyen
- Hvis du bruger medier til sikkerhedskopiering, skal du holde enhederne i en sikker, off-site placering
Den grundlæggende regel for databeskyttelse er, at hvis du mister dataene, vil det gribe ind i forretninger, sikkerhedskopiere det.
Desktop softwareprogrammer kan geninstalleres om nødvendigt, men det er umuligt at gendanne detaljerne i transaktioner eller virksomhedskorrespondance, hvis disse filer går tabt eller beskadiget uden reparation.
Dataarkiv vs Data Backup
Backups er normalt periodiske, kortvarige billeder af data til katastrofeinddrivelsesformål.
Arkivering refererer generelt til langvarig lagring af data, der ikke længere er i regelmæssig brug, men kan genoprettes, hvis det er nødvendigt (for eksempel et færdigt projekt eller data fra en tidligere klient).
Sikkerhedskopieringskritiske forretningsdata
Der er to trin til succesfulde data backup;
- Identifikation af de kritiske data, der skal sikkerhedskopieres
- Implementere sikkerhedskopier af dataene på en regelmæssig tidsplan
Hvad skal der være i en data backup?
Alle de filer, du har oprettet og / eller ændret, skal sikkerhedskopieres regelmæssigt. For mange virksomheder omfatter dette alt fra regnskabsfiler via e-mail.
Flere og flere forretningsapplikationer er tilgængelige via skyen. Men hvis du bruger desktopprogrammer (ikke-browser), kan disse geninstalleres fra medier eller downloades, så du behøver ikke sikkerhedskopieres.
Sky lagring
Brug af online backup-tjenester gør det nemt at sikkerhedskopiere dine data - hvilket er netop en af grundene til, at cloud computing er ideel til små virksomheder . Men skygtjenester kan stadig være sårbare over for datatab via hacking eller medarbejdersabotage (overvej det nylige tilfælde af Indianapolis-baserede American College of Education, der efter at have skudt en medarbejder af informationsteknologier opdagede, at han, før han forlod, havde ændret de administrative adgangskoder til online konti, som forhindrer kollegiet i at få adgang til deres data).
Det er ikke en dårlig idé at tage lejlighedsvis lokale sikkerhedskopier af sky data.
Lokale data backup
Hvis du gemmer dine data lokalt (f.eks. Du ikke bruger cloud storage) kan du forenkle dine sikkerhedskopier ved at holde alle de filer, der skal arkiveres på et enkelt drev på din computer. Antag for eksempel at du skal sikkerhedskopiere regnskabsfiler, tekstbehandlingsdokumenter, regneark, fotos og e-mail. Hvis du blot anvender regnskab, Microsoft Office (inklusive Outlook) og Paintshop Pro alt på et separat drev eller under en separat mappe, bliver det lettere at arkivere alle de filer, du har oprettet eller ændret ved hjælp af disse programmer. Alt du skal gøre er at sikkerhedskopiere drevet eller mappen.
Når du har valgt de kritiske data, der skal arkiveres, er det nemt at installere og bruge et sikkerhedskopieringsprogram til at arkivere dine forretningsdata på en regelmæssig plan.
Sikkerhedskopiering af dine data om natten anbefales. Der er mange sikkerhedskopieringsprogrammer til rådighed, der giver dig mulighed for at indstille en tidsplan, der automatisk sikkerhedskopierer dine data. Backup-software, som også lynlåser og krypterer filer, sparer diskplads og øger datasikkerheden.
Hold kun dine data backup på stedet, hvis de opbevares i et brandsikkert, uforgængeligt sikkert. Investering i et bånddrev eller ekstern harddisk og omhyggeligt overholdelse af en regelmæssig backup af data, hjælper ikke, hvis alle dine sikkerhedskopier af data er på ét sted, og stedet er ramt af katastrofe. For at være helt sikker skal dine sikkerhedskopier gemmes på stedet. (Cloud backup eliminerer ikke helt denne bekymring, men er bestemt bedre end mange fysiske steder.)
Nogle virksomheder beholder deres data backup i sikkerhedskasser i banker. (Gebyret for en sikkerhedsboks er fradragsberettiget, hvis du har brug for yderligere incitament.) Andre småfirmaer opbevarer flere data backupkopier af deres optegnelser i hjemmet hos forskellige venner eller familiemedlemmer. Det er ikke rigtig noget, hvor du vælger at beholde dem, så længe siden du vælger for sikkerhedskopiering på stedet, er sikker, og du har regelmæssig adgang til det.
Backup-enheder
Online backup tjenester
For at opnå den ultimative sikkerhed skal du sikre dig, at du bruger stærke adgangskoder, ændrer dem regelmæssigt og kontrollerer, at de sikkerhedskopierede filer er krypterede (da cloud storage er delt, bruger cloud-brugere normalt krypter brugerdata).
USB (tommelfinger) drev
USB-sticks stiger konstant og er ideelle til hurtig data backup. Selvom de ikke har kapacitet på eksterne harddiske, har de hurtige dataoverførselshastigheder og er meget bærbare. Du kan nemt sikkerhedskopiere data til et USB-drev og tage det offsite. Da de ikke har bevægelige dele, er USB-drev meget pålidelige.
Eksterne harddiske
For små virksomheder er køb og brug af ekstern harddisk til data backup den anbefalede metode. Eksterne harddiske er billige sammenlignet med bånddrevsystemer. De er også nemme at bruge; Du skal blot sætte harddisken i computerens USB-port. De fleste eksterne harddiske leveres med backup software.
Lokalt netværk (LAN) lagerplads
Hvis du har et lokalnetværk (LAN), kan du også sikkerhedskopiere filer til en anden computer eller server. Men hvis backupmaskinen befinder sig på samme sted, kan den være sårbar for tyveri eller beskadiget af brand eller oversvømmelse. For at forhindre tyveri kan en server installeres i et låst bur, skab eller skab.
Tape opbevaring
Hvis du har store mængder data til sikkerhedskopiering (eller ønsker at lave og beholde regelmæssige komplette dataregistre til længerevarende opbevaring), er tape backups den bedste løsning. De er meget pålidelige og kan gemme massive mængder data.
Tilbage det op eller risikerer at miste det
Kør ikke risikoen for at miste dine forretningsdata. Det bedste forsvar mod en sådan katastrofe er korrekt databeskyttelse. Ved at oprette et sikkerhedskopieringssystem, der indeholder arkivering og sikkerhedskopiering af dine virksomhedsdata regelmæssigt og korrekt, sikrer du, at din virksomhed vil kunne vende uanset storm, der står overfor og fortsætte. Husk - du kan aldrig have for mange data backup!