Men selvom arrangementsplanlægning er kritisk, hvis du vil have, at arrangementet skal gå glat, vil du også have resultater fra alle dine bestræbelser.
Derfor skal din organisation rekruttere et "værtsudvalg".
Hvad er et værtsudvalg?
Et "værtsudvalg" adskiller sig fra et traditionelt arrangement for planlægning af arrangementer. I stedet for folk, der aktivt planlægger, planlægger eller opretter til dagens eller aftenens arrangementer, er værtsudvalget et hold, der bruger sine netværk for at sikre, at arrangementet er et hit. Nogle værtsudvalgsmedlemmer kan vælge at:
- Opmuntre deres venner, familie eller kolleger til at købe billetter
- Saml auktionsartikler fra lokale virksomheder
- Lav leverandørforbindelser til dørpræmier eller arrangementer
Selvfølgelig er der utallige måder et værtsudvalg kan gøre dine velgørende arrangementer bedre end nogensinde . Tænk på et værtsudvalg som den egentlige vært for en fest; Enhver, der inviterer de bedste gæster, ved hvem man skal ringe til mad eller indretning og kan forbinde dig med folk, der gør arrangementet til en succes.
Fordi et værtsudvalg kan øge de midler, der er modtaget på en begivenhed eller få mere opmærksomhed på medierne, er det afgørende at finde og rekruttere de rigtige personer.
Hvem skal vælge til værtsudvalget
Et virkelig nyttigt værtsudvalg omfatter ikke betalte markedsførere eller begivenhedsplanlæggere. I stedet bør de være højt engagerede medlemmer af dit eksisterende team, donorbase eller frivillige med forbindelser og viljen til at nå ud.
Dit værtsudvalg kan variere fra blot et par mennesker til snesevis.
Jo flere mennesker i dit udvalg, desto større indflydelse kan de gøre kollektivt på succesen af din begivenhed.
Du kan finde værtsudvalgets medlemmer næsten hvor som helst, herunder:
- Et bestyrelsesmedlem eller en formand i din organisation
- Frivillige, der er stærkt engagerede i samfundet
- En donor, der har forbindelser til lokale virksomheder
- En donor eller bestyrelsesmedlem, der har omfattende kontakter i din ideelle donor demografiske
- Frivillige, der kender leverandører eller spillestedsejere
- Lokale eller nationale berømtheder, der ofte taler for din sag
Når du har placeret personer, vil du gerne være med i værtsudvalget; det er på tide at rekruttere dem.
Sådan rekrutterer du et værtsudvalg
Søg og opret forbindelse med personer, der ville gøre fremragende værtskomitémedlemmer. Men spørg ikke bare nogen om at være på et værtsudvalg. En formel invitation er den bedste måde at rekruttere udvalgsmedlemmer på.
I en værtudvalgs invitation er det vigtigt at inkludere:
- Komplet information om arrangementet og din organisation (dato og sted)
- Oplysninger om formålet med arrangementet (fundraising for en bestemt årsag)
- Eksempler på, hvordan et værtsmedlem kan bidrage
- En dato for at reagere eller forbinde med dit team
- En "avanceret" tak for at lade dem vide, at du er begejstret for at invitere dem
- Dit navn / kontaktperson og kontaktoplysninger
Sørg for, at potentielle medlemmer ved, at deres engagement vil blive anerkendt og værdsat, og at de kan få en betydelig indflydelse ved at blive med.
Hvis du spekulerer på, hvordan du udarbejder dit værtsudvalgs invitation brev, er der masser af eksempler på andre nonprofit hjemmesider. Hvis du leder efter en brugervenlig skabelon, skal du kopiere og indsætte skabelonen herunder og indsætte dine oplysninger i hver af parenteserne.
[Dato]
Kære [indsæt navn]:
Jeg skriver for at fortælle dig om en spændende begivenhed, at [Dit organisationsnavn] planlægger [Måned] i [Indsæt by].
[Organisation] bringer [Eventnavn] til [By] for at øge bevidstheden om [årsag / socialt problem / problem, din organisation adresserer] i [Måned + År] og opbygge støtte til [ programmer / initiativer / indsats].
[Tilføj relevante oplysninger om arrangementet / målet / temaet].
Arrangementet afholdes i [By] på [Event Venue (hvis du har det)] på [dato og klokkeslæt].
[Fornavn], vi ville elske din hjælp til at gøre denne begivenhed - og andre kan lide det - en succes. Hvis du gerne vil være en del af denne begivenhed såvel som fremtidige begivenheder, ville vi være meget taknemmelige, hvis du ville acceptere denne formelle invitation til at være en del af vores værtskomité.
Der er et par enkle måder at involvere sig på:
- Del dit navn eller organisationens navn som medlem af vores værtsudvalg
- Inviter dine kolleger, venner og naboer til at købe en [bord / billet] til vores begivenhed (er)
- Kom med os til arrangementet
- [Indsæt specifik anmodning baseret på personens stående, forbindelser.]
Vi ville også elske det, hvis du overvejede at hoste dit eget bord og invitere venner og kolleger til en aften af sjov. Din gavmilde støtte hjælper os med at sprede ordet om [årsag] og virkelig gøre en indflydelse.
Et medlem af [Organisationen] vil kontakte dig inden for [Indsæt tidsramme] for at diskutere vores værtsudvalgs detaljer og diskutere dit engagement, hvis du er interesseret.
Vi ser frem til at samarbejde med dig for at gøre [Eventnavn] og fremtidige arrangementer til en succes! Tak for din generøse overvejelse og støtte.
Med venlig hilsen
[Dit navn]
[Position i organisation]
[Organisationens navn]
[Kontakt nummer]
Når du har rekrutteret dit værtsudvalg
Når du har inviteret dine udvalgte udvalgsmedlemmer, vil du modtage nogle acceptbreve eller opkald. Men før du kommer ind i detaljerne i arrangementet eller hvad du vil have dem til at lave, planlæg et kort møde med udvalget. Uden at spørge om noget fra dem, lad dem:
- Kend dig til hinanden
- Diskuter, hvordan de er involveret i din organisation
- Gennemgå materialer eller præsentationer om din årsag / arbejde
- Brainstorm ideer om, hvordan de gerne vil bidrage
Derefter kan du lade dem kende dine fundraisingmål, og hvordan du gerne vil se dem arbejde sammen (invitere kontakter eller nå ud til auktionsartikler). De kan også opdele i "underudvalg", hvis du har en stor gruppe
Det er selvfølgelig ikke kun værtsudvalgets opgave at planlægge og udføre din begivenhed. Et værtsudvalg skal arbejde sammen med dine frivillige eller arrangementsplanlægningskomité for at sælge billetter, sørg for nye sponsorater for sponsorer , auktionsartikler er rigelige, og at natten bliver et hit for deltagerne.
At anerkende Deres værtsudvalgs bestræbelser
Når arrangementet er forbi, skal dine værtsmedlemmer være nogle af de første personer, du takker, både ved arrangementet og med en skriftlig tak, dagen efter. Jo mere du engagerer dit værtsudvalg, desto mere vil de være villige til at være vært i fremtiden.
Find personerne i din organisation eller dit fællesskab, der kan hjælpe dig med at hoste din næste begivenhed. De kunne gøre en enorm forskel i mængden af penge, du rejser, og de programmer, du kan støtte.