Vær chef
De fleste begivenheder er en fælles indsats mellem flere forskellige afdelinger, men i slutningen af dagen skal der være en leder til at overvåge hele produktionen. Hver person på holdet skal fokusere på deres speciale og forstå betydningen af deres grænser. Identificer dig selv som ledende planlægger fra starten af projektet. Forklar for medarbejderne vigtigheden af informationsstrøm og illustrere, hvad der sker, når protokoller ignoreres. Da ingen ønsker at være ansvarlig for at skabe et problem, forklarer reglerne for den interne dialog på dag et.
Organisere udvalg
Målet her er at parre arbejdere, hvis ansvar skal skæres på en eller anden måde. Markedsafdelingen bør f.eks. Være på samme udvalg som det audiovisuelle team for at sikre, at alle grafik og logoer vises korrekt. Oprettelse af teams, der naturligvis skal arbejde sammen, eliminerer mange af de overflødige e-mails, der har tendens til at gå tabt i shuffle.
Vælg en kontaktperson fra hvert udvalg for at rapportere til dig med den seneste udvikling.
Tidsfrister
Indsendelse af frister i forvejen vil reducere stressniveauet for alle involverede. Du kan forstærke værdien af dine frister ved at oprette et rutediagram, der illustrerer, hvordan hvert udvalgs arbejde vil blive brugt til at bringe alt sammen.
Medarbejdere reagerer generelt bedre, når de ved, at en anden afdeling venter på deres svar. Deling af disse oplysninger holder processen gennemsigtig og understreger ansvaret uden at bruge negative handlinger.
Hold ledelsen informeret
En af de største fejl, du kan gøre, er at arbejde bag kulisserne, indtil du er klar til at præsentere ideer til dine ledere. Sjældent vil du aldrig gå ind på deres kontor og forlade uden at skulle ændre noget aspekt af din begivenhed. Spar dig selv denne frustration ved proaktivt at møde dem med jævne mellemrum under planlægningsprocessen. Det er meget lettere at foretage ændringer i midten af dit projekt i modsætning til at cirkulere tilbage i slutningen.
Kontakt dine leverandører
En anden tilsyneladende uskyldig fejl, der kan opstå, er sekundær kommunikation med leverandører . Det sker, når en medarbejder tager initiativ til at kontakte en sælger direkte for at dele planlægningsoplysninger, som du ikke er opmærksom på. Resultatet af disse sidesamtaler kan have stor indflydelse på, hvordan arrangementet kommer sammen. Den eneste måde at forhindre dette på er at begrænse din leverandør fra at tage ordrer fra andre medarbejdere. Du tror måske, at det lyder hårdt i starten, men du vil sove meget lettere ved at kende alle informationsstrømmene gennem dig.
Proaktive opdateringer
At være førende planlægger for en begivenhed kræver, at du deler så mange oplysninger som du modtager. Opbevar et masterplanlægningsdokument, der beskriver detaljerne i arrangementet og send ugentlige opdateringer til alle dine udvalgsmedlemmer. Hold din kommunikation kort og til det punkt. Du vil have, at alle læser noterne i dine ugentlige email-opdateringer, men hvis du slår uophørligt, så vil du hurtigt miste deres opmærksomhed.
Styring af informationsstrømmen af dine begivenheder kræver de samme procedurer som interdepartmental kommunikation. Hold alle opmærksomme på deres ansvar og del vigtige opdateringer med alle involverede parter. Den kritiske forskel er, at du er administrerende direktør for projektet. Din rolle er at håndtere alle de detaljer, der kommer ind og oversætte dem til en fælles vision, der opfylder behovene i hver afdeling.
Grundlaget for succes er at sikre, at alle oplysninger strømmer i samme retning.