5 måder at skære ned på den tid du bruger arkivering
Men desværre hader det eller ej, når du kører en lille virksomhed, skal arkiveringen gøres, eller du vil snart finde dit skrivebord kollapser under vægten af hele papiret, der holder op. Hvad er en hater med arkivering at gøre?
Der er to metoder til det problem, der kan hjælpe.
Du kan forsøge at gøre din tid arkivering så kort som muligt (en metode jeg næsten har perfektioneret i løbet af mange år med at køre et kontor) eller gøre din tid arkivering så sjov som muligt (noget jeg forsøger at nå). Lad os se på tips til at reducere mængden af tid, du faktisk bruger arkivering først.
Ryd og genbrug når det er muligt
Det første spørgsmål om ethvert stykke papir, der stirrer på, når du venter på at blive arkiveret, er: "Skal dette dokument indleveres?"
Mange af de dokumenter, der kommer i posten, kan gå direkte ind i shredderen. Hvad er pointen med arkiveringsannoncer eller informationsbreve fra andre virksomheder? Når du beskæftiger dig med e-mail, skal du læse et stykke mail en gang, beslutte, om du skal bruge det et år fra nu og fil eller makulere det i overensstemmelse hermed.
Chancerne er gode, du sender også mange kopier af dokumenter, som du ikke behøver at arkivere - og bør ikke engang udskrive i første omgang.
Der er ikke behov for at indsende papirkopier af fakturaer eller bogstaver, for eksempel, hvis dine elektroniske filer er organiseret, og du følger de korrekte backupprocedurer.
Så når du tackler den bunke med arkivering, rydde du det "papir du kan leve uden".
Brug et arkiveringssystem, der gør andre kontoropgaver nemmere, ikke sværere.
Det meste af det papir, jeg skal arkivere, er relateret til processen med at drive forretning - og disse dokumenter skal indføres i regnskabssystemet, før der sker noget andet med dem.
Så i stedet for at tage kvitteringen for en tonerpatron til printeren og indsende den under "P" i mit hovedindleveringssystem, indsender jeg det i mit "første" arkiveringssystem, en række mapper mærket med måned og år.
Hvis jeg for eksempel købte tonerpatronen i september 2017, er det den, den går ind, sammen med alle de andre regninger, kvitteringer og andre forretningsdokumenter, der fandt sted inden for den pågældende måned. Så er det et simpelt spørgsmål at arbejde igennem mappen i slutningen af måneden og lave alle de regnskabsposter, der skal foretages (eller hvis du ikke gør det selv, for at aflevere den månedlige mappe til din revisor eller bogholder) .
Bemærk, at vi driver en servicevirksomhed , ikke en detailvirksomhed, så sidder og arbejder på kontiene en gang om måneden virker for mig. Du skal ændre den månedlige mappeidee i overensstemmelse hermed, hvis du har brug for at bringe dine konti opdateret oftere.
Tænk før du filen
Hvad sker der, efter at jeg har brugt de månedlige mapper til at gøre regnskabet? Dokumenterne skal flyttes til "main" arkiveringssystemet . Men snarere end blot at arkivere hvert dokument individuelt afhængigt af dets titel, logger jeg logisk efter gruppen, en arkiveringsprocedure finder jeg meget hurtigere.
Lad os se et andet kig på eksemplet på printertonerpatronen.
I stedet for at indsende denne kvittering under "P" til printertonerpatron, ville jeg filere denne under Kontorforsyninger - Kvitteringer, det samme sted, som jeg ville sende dokumenter som en kvittering for en samling post-it noter eller en kvittering for printer papir. Dette gør ikke kun arkivering hurtigere, men det gør det meget lettere at finde dokumenter efterfølgende.
Brug hele ord og sætninger på dine filmappe etiketter, ikke kun bogstaver
Der er ingen regel, der siger, at du kun er begrænset til enkelt bogstaver, når du opretter divisionerne i dit arkiveringssystem. Og hvis du gør det, gør du din arkivering unødigt langsom og kompliceret. Tilpas dit arkivsystem, så du kan drage nytte af arkivering fra en gruppe og finde den rigtige placering til at placere et dokument hurtigere.
For eksempel har jeg i stedet for blot at have en sektion af mit arkivsystem mærket "C" en sektion mærket "Client Files".
Filerne i "Client Files" er organiseret alfabetisk. Skønheden ved at tilpasse dit arkiveringssystem på denne måde er, at det altid kan videreinddeles og organiseres, hvis du har brug for det. Så en stor kunde kunne have en filsystemdeler mærket med hendes navn i afsnittet "Client Files" for at gøre det lettere at finde dokumenter relateret til hende.
I dette eksempel vil etiketterne på arkiveringssystemet læse "B", "C", "Klientfiler", "D" ... Se, hvor meget lettere din arkivering bliver?
Et andet arkiveringstips for at fremskynde din arkivering: Glem ikke at tilpasse alfabetet også. I stedet for blot at have en "M" sektion, skal du også mærke en "Mc".
Hold dit "første" arkiveringssystem tæt og bekvemt
Den anden store ting ved at bruge et to-trins arkiveringssystem, som det jeg har beskrevet ovenfor, er, at det bliver meget lettere at holde den første fase af dit arkivsystem (de månedlige mapper) fysisk tæt på dit arbejdsområde . Du vil være meget mere tilbøjelig til at sende papirer straks i stedet for at lade dem bunke op, hvis du har et tæt, organiseret sted for at arkivere dem.
Så læg din sidste, nuværende og næste måneds månedlige mapper i en bakke eller brug en koncertfil og læg den inden for armlængde i dit arbejdsområde. Størstedelen af dit arkiveringssystem ("main" arkiveringssystemet, som vi kaldte det ovenfor, kan være helt på tværs af lokalet eller endda i et andet rum, men med det formål at spare tid , skal du ikke komme op til gøre din første fase arkivering.
Sådan Gør Filing Sjov
De arkiveringstips jeg har givet dig hidtil, skal hjælpe dig med at reducere den tid, du bruger til at arkivere og forhindre hjernefryse. Men hvad med at gøre din tid arkivering mere sjov?
I virkeligheden er den eneste strategi, jeg har fået med her, den direkte bestikkelse, som belønner mig selv med en cookie, hvis jeg filen i en vis mængde tid. Dette vil fungere, men det kan føre til, at du lægger masser af pund, hvis du har meget arkivering at gøre.
Eller du kan tage en mere kunstnerisk tilgang ved at bruge alle forskellige farver til dine filmapper og bruge usædvanlige skrifttyper eller kalligrafi til etiketterne. Uanset om dette gør din arkivering mere sjov, vil det helt sikkert gøre det mere attraktivt.
Og hvem ved det? Måske er det bare, at din arkivering er så meget hurtigere nu, at den er så organiseret, vil gøre det meget sjovt at gøre.