Borgmesterkontoret for særlige arrangementer i Chicago og Illinois Restaurant Association arbejder sammen om at planlægge og udføre denne årlige fødevarefestival .
Planlægning af en fællesskabsfødevarefestival
Om en stor fødevarefestival som Chicago Taste eller en mindre version af det samme, der planlægger samfundsfester, er et stort ansvar for kommuner og kommunale arrangementer. The Taste of Chicago fungerer som en stor casestudie for ethvert samfund, der overvejer et lignende program. De primære funktionelle områder af enhver community food festival vil omfatte følgende:
- operationer
- Madleverandører
- Programmering
- Sponsorering
- Marketing / PR
- Regnskab / Kontraktsforvaltning
Vi graver dybere ind i hvert område, men først får vi en fornemmelse for tidslinjen og den generelle ledelse af en sådan begivenhed ved hjælp af den faktiske planlægning af Taste of Chicago.
Community Food Festival Planlægning Tidslinje
For alle, der nærmer sig denne type begivenhed for første gang, eller dem der overvejer en udvidelse til en eksisterende festival, er det vigtigt at begynde at planlægge mindst et år før din begivenhed.
For et konkret eksempel følger borgmesterens kontor for særlige arrangementer følgende grove tidsplan for hvert års smag af Chicago:
- 12 måneder : Identificer placering, datoer og grov skitse af festivalkortet. Involver relevante bybureauer hvert skridt af vejen
- 9 Måneder : Opdater festivalkort og start funktionelle område RFP'er
- 6 måneder : Bekræft leverandører, sponsorer, programmering og leverandører
- 4 Måneder : Afslut underholdning og bekræft funktionsområde
- 3 Måneder : Producer festival marketing materialer
- 1 uge : Administrer indlæsning af operationer
- 1 dag : Administrer leverandørindlæsning
- Begivenhed Konklusion : Administrer operationer udlæsning
- 1 uge efter : Hold indpakning møde og lav anbefalinger
General Community Festival Management
Som et statsligt organ er borgmesterkontoret for særlige arrangementer ansvarlig for smagen af chicago og en lang liste over andre arrangementer langs chicago's lakefront, kvarter festivaler og andre områder. Smagen er unik i Chicago, fordi det er en gratis begivenhed, men indtægter fra Taste betaler for størstedelen af alle andre arrangementer, der forvaltes af kontoret.
Med oplevelse af fødevarefestivalen, der går tilbage til 1980, er de fleste funktionelle hold i borgmesterkontoret for særlige arrangementer og Illinois Restaurant Association meget erfarne i deres områder. Dette gør det muligt for General Manager for Taste of Chicago at fokusere på planlægnings- og udførelsesindsats fra alle involverede parter og holde arrangementet på rette spor.
Foruden medlemmer af kontoret arbejder generaldirektøren med mindst 20 forskellige bykontorer og agenturer, herunder (men ikke begrænset til) følgende:
- Politi afdeling
- Brandvæsen
- Institut for Sundhed
- Gader og Sanitation
- Park District
- Office of Emergency Management Communications
Et andet vigtigt funktionelt område del af borgmesterens kontor for særlige arrangementer er regnskabs- / kontraktstyring. At være en regeringsbegivenhed er en stærkt struktureret indkøbsproces, og alle aftaler skal følge byens retningslinjer.
Med en eventplanlægningstidslinje på plads og generel arrangementshåndtering sikret, kan vi nu se på alle de primære funktionelle områder af arrangementet.
Efter at være blevet introduceret til Taste of Chicago-arrangementets historie og ved at bruge planlægningen og udførelsen som et casestudie, er vi klar til at grave lidt dybere ind i hvert af de primære funktionelle områder af arrangementet.
operationer
Operationsområdet er ansvarlig for forberedelse af lokaler, scene og produktion, begivenhedsstøtte, sikkerhed og meget mere.
Operationer kræver mange møder forud for arrangementet, og operationsholdet er tæt knyttet til arrangementet på arrangementskortet.
Det er en stor forskel at involvere alle byråer tidligt i processen, ifølge operationschefen for Taste of Chicago. Operationsholdet forvalter processer til følgende:
- Indlæsning før indlæsning (opsætning)
- Operationer under arrangementet
- Post-event-udlæsning (nedrivning)
Disse processer omfatter gade lukninger, bygning telt, gaffeltruck operatører, tømrere, elektrikere, vedligeholdelsesudstyr og personale, sikkerhed, logistik for leverandørvogne, management trailere og meget mere. Overvej hvad dit operationshold vil håndtere sig selv og hvad de vil indgå i kontrakten til din begivenhed. Hvilke andre agenturer skal dit team arbejde med? Kontakt dem så hurtigt som muligt.
Restauranter / Leverandører
I lyset af kompleksiteten og størrelsen af fødevarefestivaler som Smag Chicago, leder Illinois Restaurant Association føringen med at styre de fødevareleverandører, der deltager i den årlige begivenhed. For Chicago Taste of Chicago deltog arrangementet med 60 + fødevareleverandører, herunder 19+ nye restauranter, der repræsenterede mange af Chicagos distinkte kvarterer. Selvfølgelig vil i Chicago i visse tilfælde altid findes fødevarer, der er valgt til arrangementet, herunder pizza, ribben, is og ostekage. Din community food festival vil sandsynligvis også have sine traditionelle fødevarer.
Det er et eftertragtet sted at blive valgt som en restaurantleverandør, der deltager i denne særlige fødevarefestival, og kriterier kræver, at deltagerne er lokale restauranter, der afspejler Chicagos kvarterer. Derudover skal de være i stand til at klare lydstyrken og have en helt ren status med byen. Deltagende restauranter gennemgår følgende kurser og kontroller:
- Udfyld Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course
- Chicago Department of Public Health besøger booths tre gange dagligt
- Administrer lagerbeholdningen mellem deres kabiner og køletrucks
Når det kommer til dit fællesskabshændelse, skal du tænke over, hvilke kriterier du måtte bruge af deltagende fødevareleverandører, og hvor mange du gerne vil have. Det første år kan være hårdt, men med hvert års succes vil du sandsynligvis opleve, at du har flere og mere villige deltagere.
Programmering
The Taste of Chicago er en generel fællesskabshændelse. Det betyder, at mens "mad" er det der trækker folkemængderne, er det de andre aktiviteter, der holder folk der. I løbet af årene har programmeringsholdet indarbejdet mange af følgende elementer i det overordnede program:
- Gratis koncerter på flere faser (nationale og lokale entertainere)
- Madlavning demonstration pavillon med top kokke og kogebog forfattere
- Familieby inklusive en børnefase
- Miljøtelt til "grøn" uddannelse
- Sportspavillon med fitness tips
- International pavillon (shopping)
- 2-mile gåtur
- Fødevare leverandører
- Budweiser Clydesdales og deres dalmatiske følgesvend
- Forlystelsesruter
- Fyrværkeri program
- Åbningsceremoni
Overvej hvilke andre programmer og aktiviteter du måske vil medtage i din food festival.
Sponsorering
The Taste of Chicago involverer flere kategorier for sponsorater , som er en vigtig kilde til finansiering og in-kind støtte. Corporate marketingfolk og corporate eventplanlæggere har en tendens til at deltage i fællesskabshændelser som Smag at styrke deres mærke og få eksponering.
Gæstfrihed er et element, som nogle af sponsorerne indbefatter i deres pakker, hvilket giver disse sponsorer mulighed for at få god adgang til nogle siddepladser og private telte til at være vært for deres egne kundebegivenheder.
Typer af sponsor på smagen indeholdt følgende:
- Cellulær kommunikation
- Købmandskæde
- Drikkevarevirksomheder
- Detailforretninger og banker
- Flyselskab og hoteller
- Medier
- Bilproducenter
- Fødevare leverandører
- Restauranter
- Fitness og sundhedspleje organisationer
- City Park District og offentlig transport
Overvej, hvilke lokale virksomheds sponsorer kan være interesseret i at finansiere dit fællesskabshændelse, og tænk på, hvilke typer af pakker og frynsegoder du kan give til disse sponsorer.
Marketing / PR
Markedsførere, der arbejder på smag af Chicago, er i en misundelsesværdig stilling, fordi det er den type begivenhed, der automatisk trækker mediernes opmærksomhed i Chicago og andre steder. Endnu bedre hjælper mediesponsorer også med at fremme smag. Det betyder, at borgmesterkontoret for særlige arrangementer ikke skal bruge for meget på traditionelle former for reklame for at sprede ordet og fremme arrangementet .
Markedsførere fremmer arrangementet ved at skrive dedikeret pressemeddelelser til hvert område af arrangementet, opretholde arrangementets hjemmeside og producere arrangementsbrochure. Disse elementer kræver tæt samarbejde med alle de øvrige funktionelle områder for at dokumentere planlægning og indholdsændring, når de forekommer.
I starten kan det være vanskeligt for samfundsmatfestivaler at opnå den slags eksponering, som store og velkendte begivenheder som Taste of Chicago garner. Men overvej hvilke medier, du måske vil kunne nå ud til gratis presse og start planlægning for de marketingmaterialer, som dit marketingteam vil håndtere som et websted, flyers og brochurer.