01 - Executive Buy-In
02 - Rationalisering af eksisterende data
Ethvert selskab, der har indkøbt data over en periode, vil have en database over leverandører, der indeholder nuværende, duplikat, forældet og forkerte data. Hvis din virksomhed har flere geografisk adskilte indkøbsafdelinger, multipliceres niveauet af unøjagtighed. For at en verdenskøbs købsstrategi skal implementeres, skal dataene fra hver indkøbsafdeling opdateres for at afspejle de aktuelle leverandørdata og rationaliseres for at eliminere dublet, ukorrekt og unødvendig data. Fordelen ved at have nøjagtige data til din virksomhed er, at det gør det muligt at træffe beslutninger præcist. Det gør det muligt for din indkøbsafdeling at analysere udgifter til leverandører, der bruges i mere end et indkøbsområde. Efter en større forståelse af, hvor pengene er brugt på tværs af virksomheden, vil virksomheden have større gearing med leverandører.
03 - Drage fordel af leverandørincitamentsprogrammer
Det har været normen for virksomhederne at betale leverandører så sent som muligt. Hvis sælgeren har en kontrakt i 45 dage, vil de aldrig modtage deres betaling før den 45. dag. For at opfordre virksomhederne til at betale deres regninger forud for den forhandlede kontraktdato, har leverandører tilbudt rabatter, rabatter og andre incitamenter. Men leverandører har konstateret, at virksomhederne trods incitamenterne stadig ikke betaler tidligt. En teori er, at virksomheder indgår betalingsbetingelserne i deres ERP-system og glemmer det. Kontrol er skåret ud fra disse data, og sælgerens incitamenter bliver aldrig realiseret. En verdensklasse købsstrategi bør omfavne disse rabatter, og virksomheder bør sørge for, at de tager alle incitamenter muligt. I disse vanskelige økonomiske tider har virksomheder ikke råd til at videregive betydelige rabatter. Derudover bør forhandlinger med leverandører også omfatte at opnå større rabatter for betaling ved modtagelse af varer eller endda forudbetaling.
04 - Gennemfør leverandørevaluering
En god indkøbsstrategi bør indeholde en metode, hvormed sælgerne måles. Evalueringsprocessen bør omfatte ikke kun leveringspræstationer, men også spore mindre indlysende beregninger som under- eller overlevering, kvalitet af leverede varer og udførelsen af leverandørens kundeservice. Disse målinger er måske ikke altid en målbar værdi, men undertiden er metrisk subjektiv. Hvis retningslinjerne gennemføres for subjektiv vurdering, kan alle leverandører måles ligeligt. Glem ikke at lade sælgerne vide, at de bliver evalueret. Hvis de ved, at deres kunder ser dem, vil de måske hæve deres spil.
05 - Leje Indkøbsfagfolk
Så mange virksomheder mener, at grundlæggende færdigheder er den eneste forudsætning for en stilling i indkøbsafdelingen. Denne opfattelse er utroligt naiv i betragtning af at disse kontorister har ansvaret for at bruge enorme mængder af virksomhedens ressourcer. Indkøbspersonalet er nøglen til implementering af en verdensklasse købsorganisation. De færdigheder, der kræves til indkøbsorganisationer i verdensklasse, omfatter kendskab til den virksomhed, de køber for, analytiske færdigheder, forhandlingsfærdigheder og interpersonelle færdigheder. Ved at fratage din indkøbsafdeling af medarbejdere, der er kyndige i disse færdigheder, kan din virksomhed finde sig i kontrakten, vil de forkerte leverandører, for det forkerte materiale og til den forkerte pris. indkøbsorganisationer omfatter viden om den virksomhed, de køber for, analytiske færdigheder, forhandlingsfærdigheder og interpersonelle færdigheder. Ved at fratage din indkøbsafdeling af medarbejdere, der er kyndige i disse færdigheder, kan din virksomhed finde sig i kontrakten, vil de forkerte leverandører, for det forkerte materiale og til den forkerte pris.
06 - Reducering af antallet af leverandører
Virksomheder har hundredvis af leverandører, nogle har tusinder, mange har tusinder, endda titusinder. At have tusindvis af leverandører i dit system, tager ikke kun en betydelig vedligeholdelse, det kan også være ekstremt dyrt. Hvis en indkøbsafdeling bestiller varer fra tyve forskellige forhandlere hver dag, kan det betyde tyve indkøbsordrer, der skal sendes, 20 forsendelsesomkostninger, der skal betales og 20 vareindtægter, der skal behandles, når varerne ankommer. Ud over de ekstra omkostninger er der sandsynligvis besparelser, der ikke realiseres. Hvor mange af de tyve sælgere sælger de samme eller lignende produkter. Hvis de tyve sælgere reduceres til fem, bliver forarbejdningsomkostningerne reduceret, og sandsynligvis er prisen på materialet blevet forhandlet lavere.
07 - Centraliseret Indkøb
Hvis din virksomhed har en række geografisk spredte steder, kan du måske tro, at det er umuligt at gennemføre en verdensklasse købsstrategi. Det er forsigtigt, at virksomhederne skal tænke på deres samlede udgifter som en central funktion. Med en centraliseret indkøbsorganisation kan en virksomhed gennemgå sit samlede indkøb og vælge leverandører, som kan levere et flertal af varer til de bedste omkostninger. Dette scenario dækker ikke alle produkter, der anvendes på alle steder, og den centrale indkøbsorganisation skal arbejde med lokaliteterne for at identificere lokale leverandører, som letter fjernstyrelsens behov.
08 - Få mest muligt ud af leverandørerne
Forhandling af en aftale med en sælger kan være en lang trukket affære, hvor ingen af dem er tilfredse med resultatet. At have et dårligt forhold til din leverandør i starten af kontrakten er ikke den måde, hvorpå indkøbsorganisationer i verdensklasse opererer. Leverandører er en vigtig del af din forsyningskæde. Materialerne de leverer kræves på bestemte datoer, så din ordre afsendes til kunden på den lovede dato. Gør din leverandør til en partner frem for bare en anden leverandør, hjælper med at sikre, at dine ordrer er korrekte og til tiden. Forhandlinger med dine leverandører bør fokusere på fordelene ved at være en leverandør; viser dem, at hvis du lykkes, vil de blive succesfulde. Forhandlinger, der fokuserer på strafklausuler og bøder for dårlig kvalitet og savnede leveringsdatoer, vil forlade sælgeren mindre end villig til at imødekomme dine krav.
09 - Maksimering af teknologi
Der er nogle virksomheder, der stadig bruger Rolodexes, indkøbsrekvisitioner og indkaldes i indkøbsordrer til leverandører. De fleste har en form for køb af software, selvom det er et Excel-regneark, der følger ordrer og samlede udgifter. Med introduktionen af Enterprise Resource Planning (ERP) software kan virksomheder integrere deres indkøbsafdelinger i deres forsyningskæde for at udnytte real-time data. Men det er her, hvor mange virksomheder stopper. Købskampagner i verdensklasse går videre for at høste fordelene ved deres ERP-systemer. Virksomheder kan vedtage arbejdsgangsteknikker inden for deres ERP-systemer for at automatisere godkendelser og betalinger, hvilket reducerer tiden, som indkøbspersonalet skal gribe ind. Data, der produceres af tusindvis af købstransaktioner, kan bruges i datalagre til at hjælpe med at købe fagfolk med beregninger i leverandørevaluering og kontraktforhandling.