Uetiske forretningsmetoder har ingen plads i forsyningskæden
Selvom vi synes at have det folk, der bestemmer kontrakter og indkøbsaftaler, er retfærdige og etiske, er der nogle, der accepterer tvang, der kan påvirke tildeling af kontrakter, der er værd at tusindvis af dollars til dem, der er værd at millioner af dollars.
Indkøbsstandarder
Hvert firma vil holde deres medarbejdere til en indkøbsstandard, der etableres med processer, metoder og regler for at sikre, at indkøbsprocessen er så retfærdig som muligt.
Indkøb af materialer og tjenesteydelser er imidlertid en proces, der involverer samspillet mellem indkøbspersonale og potentielle leverandører, hvilket fører til personlige relationer og kontakter.
En indkøbspersonale vil naturligvis kalde en leverandør, de har personlig viden om, før de koldt kalder andre potentielle leverandører. Forholdet mellem et firma og deres leverandører er et, der er udviklet over en periode og baseret på personlige forhold.
Imidlertid er indkøbspersonalet forpligtet til at pålægge arbejdsgiveren at finde frem til det bedste produkt eller den bedste pris på den mest tidsmæssige måde. Indkøbsstandarder er på plads for at sikre, at virksomhedens behov først og fremmest er i forhandlinger med potentielle leverandører.
De første etiske standarder for køb af fagfolk blev offentliggjort af Foreningen for Indkøbsforvaltning i 1929.
Leverandørernes handlinger
Selvom vi forventer at købe fagfolk til at være så etiske som menneskelige mulige, har de fleste virksomheder en salgsafdeling, hvis job er at sælge dit produkt, og det kan betyde at have kontakt til medarbejdere hos potentielle kunder, som kunne være købere eller ikke-indkøbspersonale.
Disse salgsteam vil have budgetter til at promovere produkter med reklame- souvenirer, såsom kuglepenne, kalendere, dagbøger mv. Eller mere håndgribelige gaver såsom frokoster.
I en række undersøgelser om køb er det blevet konstateret, at næsten alle indkøbsfagfolk accepterer noget fra leverandører, selvom det er så lille som et brevpapir.
Selv om flertallet af virksomheder vil kræve, at købere og ikke-købende medarbejdere underskriver og overholder en etikpolitik, er mindre virksomheder mindre tilbøjelige til enten at have eller overholde en etiske kodeks. Svigt i små virksomheder er høj, og det er afgørende for virksomheder at vinde forretninger, og det kan komme på bekostning af etik.
Ikke-indkøbende medarbejdere
Selvom store virksomheder insisterer på at købe fagfolk, der nøje overholder etiske koder, er det samme ikke nødvendigvis tilfældet for ikke-indkøbspersonale. I mange virksomheder er indkøb tilladt af afdelingschefer eller endda linjepersonale, som helt og holdent overgår indkøbsafdelingen.
Det betyder, at leverandører af salgsafdelinger kan målrette udenfor indkøbspersonale for at få salg, hvor de måske er blevet afvist af indkøbsafdelingen. Meget af denne skurkede indkøb ses aldrig af indkøbsafdelingen, da den enten betales for et afdelings kostpriscenter eller checks nedskåret af regnskabsafdelingen.
Rogue køb har to store ulemper for et selskab. For det første er udgifterne aldrig tragt gennem indkøbsafdelingen, så der er ingen måde at vide, om køberen har opnået den bedste pris for varen. For det andet kan køberen have været urimeligt påvirket til at foretage købet; måske ved gaver, personlige forhold eller endda en interessekonflikt .
Rogue køb kan udgøre så meget halvtreds procent af virksomhedens samlede udgifter i et år. Hvis ikke-indkøbsmedarbejdere er begrænset til mindre eller endog nulkøb, vil selskabet være overbevist om, at indkøbene blev foretaget etisk, og det bedste produkt blev valgt ud fra pris, kvalitet og leveringstid.
Resumé
Indkøbsfagfolk er et aktiv for enhver virksomhed. De kan redde et firma tusindvis, hvis ikke millioner af dollars om året.
Den måde, hvorpå de køber genstande, er afgørende for virksomhedens succes, og en streng etiketkode sikrer, at alle potentielle leverandører behandles ens.