I de fleste stater er langt det største antal forbrugerklager, kommissions sanktioner og licenser suspensioner og tilbagekaldelser relateret til ejendomsadministration . Det er ikke, at de licenstagere, der gør ejendomsadministration, er dumme.
Det er, at det er en meget transaktionskrævende virksomhed. Mens en gennemsnitlig agent måske foretager et dusin salgstransaktioner om året med en købsaftale og relaterede dokumenter, kan den gennemsnitlige ejendomsadministrator gøre hundredvis af mindre transaktioner.
At de er mindre, gør disse transaktioner mindre vigtige, og det reducerer ikke risikoen ved at gøre dem. Som ejendomsadministrator samarbejder du med en ejer om at markedsføre og leje deres ejendom, samle lejerne og overdrage dem til ejeren, og at forvalte ejendommen, fra vedligeholdelse til lejers regler håndhævelse.
Ved at gøre dette handler du med ejere, lejere, reparationsvirksomheder, reklamemedier, entreprenører og andre. Hver eneste af disse transaktioner introducerer en vis risiko i din virksomhed. Det er ikke nødvendigvis en stor risiko i hvert enkelt tilfælde, men det er kumulativt.
De finansielle funktioner er langt mest tilbøjelige til at skabe problemer for mægleren.
Finansielle funktioner involverer:
- markedsførings- og finansfunktionen kræver optegnelser over udgifter og indtægter samt skattejournaler, reklamefakturaer og mere,
- lejeren ledelse indebærer optegnelser over alle deres anmodninger, leje betaling historie og regler krænkelser, og
- Anlægsvedligeholdelse og reparationer kræver vedligeholdelsesplaner, reparationsarkiver for garanti og medarbejder- og underleverandørpersonalregistre.
Risikostyringskomponenten er selvfølgelig meget vigtig. En stor katastrofe kan true økonomisk overlevelse af ejendommen. De optegnelser, der holdes, er en del af dette, da enhver retsakt, som andre har truffet, kan modvirkes, hvis der er detaljerede optegnelser, der afviser deres påstande.
En del af risikostyringen er bestemmelse af risiko mod belønning. Et godt eksempel er et hot tub eller swimmingpool på ejendommen. Ejendomsadministrator og ejer skal balancere poolens værdi med de risici, der opstår. Når en risiko som denne er identificeret, er der tre måder, hvorpå det kan løses:
1. Undgåelse - Der kan træffes beslutning om at fjerne boblebadet eller poolen, da den ekstra lejeindtægt ikke er værd at dække forsikringsomkostningerne eller de involverede risici.
2. Kontrol - Hvis boblebadet bevares, vil måske en kodet lås og hegn blive installeret for at holde yngre børn væk.
3. Risikooverførsel - Den mest udbredte måde at håndtere risiko på er at købe forsikring for at overføre risikoen til forsikringsselskabet.
Den vellykkede ejendomssjef vil planlægge problemer, holde gode filer og optegnelser over alle aktiviteter, og løbende vurdere disse funktioner for at afgøre om ændring er nødvendig.
Dokumenter og Email
I mange stater er du kun forpligtet til at opretholde transaktionsoptegnelser i seks år.
Det er dog tilrådeligt at holde dem længere, især hvis du har lov til at gøre det i elektronisk format. Du kan vædde på, at hvis nogen af parterne har et krav, vil en person, der ønsker at sagsøge dig for noget seks år og ti dage siden, stadig have deres dokumenteksemplarer. Det er meget sværere at påkalde din sag, hvis du allerede har ødelagt dine kopier.
Når det drejer sig om e-mail, kan enhver retsakt, der involverer et føderalt garanteret lån (stort set alle vores boligaftaler), tvinge dig til at producere e-mails relateret til transaktionen og kommunikationen med din kunde / kunde. Der er mange måder og softwareprodukter til at gemme relaterede e-mails, men læs nogle af artiklerne her om Evernote, en løsning af mange årsager. Sådan håndterer du e-mail ved hjælp af Evernote og dine Gmail-arkiver.
Ændre for at passe din email-løsning.
- Konfigurer automatisk videresendelse i Gmail af hver e-mail til eller fra din kunde / klient.
- De går ind i en notesbog i Evernote til transaktionen.
- Et par uger efter lukning trækker du alle disse e-mails i Evernote og udskriver dem i kronologisk rækkefølge til en PDF-fil.
Da PDF-filer er søgbare, kan du hurtigt trække op en e-mail, som nogen kan have med søgeord. Det virker ganske godt.