Analyser virksomhedskravene
Inden du begynder at indsamle data eller udføre interviews, skal du samle et team af mennesker, der har en interesseret interesse i denne særlige leverandørudvælgelsesproces. Den første opgave, som leverandørudvælgelsesteamet har brug for, er at definere, skriftligt, det produkt, materiale eller tjeneste, du søger efter en sælger. Definer derefter de tekniske og erhvervsmæssige krav. Definer også leverandørkravene. Til sidst skal du udgive dit dokument til de områder, der er relevante for denne sælgerudvælgelsesproces og søge deres input. Få holdet til at analysere kommentarerne og oprette et endelig dokument. Sammenfattende:
- Saml et evalueringshold
- Definer produkt, materiale eller service
- Definer de tekniske og erhvervsmæssige krav
- Definer leverandørkravene
- Udgiv et kravdokument til godkendelse
Sælgersøgning
Nu hvor du har enighed om forretnings- og sælgerkravene, skal teamet nu begynde at søge efter mulige leverandører, der vil kunne levere materialet, produktet eller tjenesten.
Jo større omfanget af leverandørudvælgelsen er, desto flere forhandlere skal du have på bordet. Selvfølgelig vil ikke alle leverandører opfylde dine minimumskrav, og holdet skal beslutte, hvilke leverandører du vil søge mere information fra. Skriv derefter en Request for Information (RFI) og send den til de valgte leverandører.
Endelig evaluere deres svar og vælg et lille antal leverandører, der vil gøre "Short List" og fortsæt til næste runde. Sammenfattende:
- Kompilér en liste over mulige leverandører
- Vælg leverandører for at anmode om mere information fra
- Skriv en anmodning om oplysninger (RFI)
- Evaluere svar og opret en "kort liste" af leverandører
Request for Proposal (RFP) og Request for Quotation (RFQ)
Virksomhedskravene er defineret, og du har en kort liste over leverandører, du vil evaluere. Det er nu tid til at skrive en anmodning om forslag eller anmodning om tilbud . Uanset hvilket format du bestemmer, skal din RFP eller RFQ indeholde følgende afsnit:
- Indsendelsesdetaljer
- Indledning og sammendrag
- Forretningsoversigt og baggrund
- Detaljerede specifikationer
- Forudsætninger og begrænsninger
- Vilkår og betingelser
- Udvælgelseskriterier
Forslagevaluering og leverandørvalg
Hovedformålet med denne fase er at minimere menneskelig følelse og politisk positionering for at komme frem til en beslutning, der er i selskabets bedste interesse. Vær grundig i din undersøgelse, søg input fra alle interessenter og brug følgende metode til at lede holdet til en samlet leverandørvalgsbeslutning :
- Foreløbig gennemgang af alle leverandørforslag
- Optag forretningskrav og leverandørkrav
- Tildel vigtighedsværdi for hvert krav
- Tildel en præstationsværdi for hvert krav
- Beregn et samlet præstationsresultat
- Vælg den vindende leverandør
Kontraktforhandlingsstrategier
Det sidste stadium i leverandørudvælgelsesprocessen er at udvikle en kontraktforhandlingsstrategi . Husk, du vil "partner" med din sælger og ikke "tage dem til rengøringspersonalet." Gennemgå dine mål for din kontraktforhandling, og planen for forhandlingerne skal dække følgende punkter:
- Liste Rank dine prioriteter sammen med alternativer
- Kend forskellen mellem, hvad du har brug for og hvad du vil have
- Kend din bundlinje, så du ved, hvornår du skal gå væk
- Definer eventuelle tidsbegrænsninger og benchmarks
- Vurder potentielle forpligtelser og risici
- Fortrolighed, ikke-konkurrence, tvistbilæggelse , ændringer i krav
- Gør det samme for din leverandør (dvs. gå en kilometer i deres sko)
Kontraktforhandlingsfejl
Den mindste fejl kan dræbe en ellers produktiv kontraktforhandlingsproces. Undgå kontraktforhandlingsfejl og undgå at skade en ellers produktiv kontraktforhandlingsproces