Beslut: Ansøgning om forslag eller anmodning om tilbud
Forespørgsel om forslag (RFP)
En RFP bruges til tjenester eller komplekse produkter, hvor kvalitet, service eller det færdige produkt er forskelligt fra hver leverandør, der svarer.
Request for Quotation (RFQ)
En RFQ bruges til råvarer, enkle tjenester eller ligetilfælde / ukomplicerede dele med lidt eller intet plads til produkt- eller servicedifferentiering mellem besvarende leverandører. Forhandlingspunkter kan omfatte leveringsplaner, emballeringsmuligheder osv.
Mål for en RFP eller RFQ
- Få detaljerede forslag for at evaluere hver sælgeres svar, så dine virksomheders interesser bliver opfyldt på alle fronter
- Udnyt den konkurrencemæssige karakter af leverandørudvælgelsesprocessen for at forhandle om den bedst mulige aftale
- Sørg for, at interesserne for alle interessenter i dit firma bliver opfyldt, og at der opnås enighed
- Sætter din virksomhed i kontrol med hele sælgers udvælgelsesproces og sætter udvælgelsesreglerne foran
- Begynder at opbygge partnerskabet mellem dig og sælgeren lige fra starten
Afsnit af anmodningen om forslag eller anmodning om tilbud
RFP eller RFQ skal indeholde følgende afsnit. Husk, at hvert dokument vil være anderledes afhængigt af typen af virksomhed og produkt, du søger efter.
Skræddersy hver sektion til dine individuelle behov.
- Indsendelsesdetaljer
Frister, postadresse til din virksomhed, kontaktperson for spørgsmål og præciseringer - Indledning og sammendrag
Skriv dette afsnit sidst, efter at hele dokumentet er færdigt. Dette bruges til at give potentielle leverandører et kort overblik over din virksomhed og kravene til dit produkt eller din service. - Forretningsoversigt og baggrund
Giv et kort overblik over din virksomhed, produkter og markedssektor, som du tager højde for. Dette vil hjælpe dine potentielle leverandører til at forstå, hvilke forretningsbehov du forsøger at udfylde med leverandørudvælgelsesprocessen. Giv også vigtige baggrundsoplysninger, der vil gavne sælgeren, når du svarer. - Detaljerede specifikationer
Dette skal være den længste del af dokumentet. For en RFP, vil den indeholde de kvalitative foranstaltninger og krav, der vil drive beslutningen om sælgervalg. For en RFQ skal dette afsnit angive de kvantitative foranstaltninger, som du vil søge i sælgerens svar. Eksempelkriterium omfatter:- Produkt tegninger
- Ingeniør tolerancer
- Serviceniveauer
- Milepæle
- Leverancer og tidslinjer
- Tekniske eller forretningsmæssige krav
- Software funktionalitet
- Hardwarekrav
- Forudsætninger og begrænsninger
Eventuelle antagelser og / eller begrænsninger, som de potentielle leverandører skal gøres opmærksom på, skal listes her. Undladelse af at være retfærdig og forudgående hos sælgeren åbner døren for at genforhandle aftalen på et senere tidspunkt og løber muligheden for at forringe det forhold, du har med din sælger. Mulige emner omfatter rejseudgifter, opgraderings- / modifikationsomkostninger, licensrettigheder mv. - Vilkår og betingelser
Eventuelle vilkår og betingelser i kontrakten skal være opført for at sælgeren skal kunne give et retfærdigt og ærligt svar. Disse kan omfatte finansieringsmuligheder, kontraktlængde, fornyelsesmuligheder, garantier, leveringsbøder, serviceniveauer mv. - Udvælgelseskriterier
Det sidste afsnit skal være et overblik over de udvælgelseskriterier, du vil bruge til at træffe din beslutning. Nogle virksomheder foretrækker at holde disse oplysninger helt fortrolige; mens andre virksomheder mener dette vil hjælpe potentielle leverandører fokusere på, hvad der er vigtigt for din virksomhed.
Distribuere RFP / RFQ til udvalgte leverandører
Endelig komponere et brev og sende to kopier af din RFP eller RFQ til hver af de leverandører, du har valgt fra din søgeproces. Sørg for, at passende kontaktoplysninger er inkluderet for at yde assistance til enhver leverandør, der har brug for den.