Hvordan processen virker
Forhandlerprocessen begynder typisk med oprettelsen af en RFP / RFQ eller et andet dokument, som sælgerne reagerer på, for at virksomheden objektivt kan evaluere leverandørernes muligheder og ressourcer.
Når den bedste leverandør for opgaven er valgt, begynder en kontraktforhandlingsproces, der beskriver alle præstationsretningslinjer og forventninger om, at en leverandør vil være juridisk bundet til at overholde.
Når betingelserne for kontrakten er aftalt af køber og sælger, udføres en bindende aftale, der opsummerer de gensidige forventninger, især da det vedrører hyppig overvågning og måling af leverandørernes præstationer. Regelmæssig og hyppig kommunikation er nødvendig for at sikre en vellykket leverandørstyringsproces
Overvågning af leverandørens ydeevne
Som beskrevet i The Best Practice Guide for Vendor Management er et af de vigtigste præstations kriterier en proces til at overvåge leverandørens præstationer. For at gøre dette er det nødvendigt at have et scorecard for leverandørstyring. Uanset virksomhedens størrelse skal et scorecard for leverandørstyring tage fat på følgende kriterier:
- Scorecardet måler de vigtigste præstationsindikatorer (KPI), som sælgeren er forpligtet til. En nem måde at udvikle denne liste på er at bruge sælgerens kontraktvilkår som listen over målte poster. Med andre ord bygger på den indsats, der blev brugt til at udvikle kontraktvilkårene for at oprette en liste over de vigtigste elementer til måling med scorecard.
- Scorecardet skal være nemt at bruge af alle medarbejdere, der skal interagere med dette værktøj. Det er ligegyldigt, hvor omfattende listen over præstationsindikatorer er, hvis værktøjet er for besværligt og bruger-uvenligt. Selv om scorecardet vil være komplet i sin definition af, hvad der skal måles, hvis det ikke er intuitivt, vil ingen bruge det - hvilket besejrer formålet med at få scorecard.
- Scorecardet skal have en tilsvarende tidslinje og et sæt milepæle, der er synkroniseret med præstationsindikatorerne. Det vil sige, ydeevne er en funktion af både tid og kvalitet. De to er ikke gensidigt udelukkende, og scorecardet skal være tid, såvel som kvalitet præstation baseret.
- Scorecardet bør ikke være en overraskelse, at en virksomhed pludselig vælger at bruge med en sælger, hvis de finder ud af, at sælgeren er underudøvende. Ideelt set er leverandøren blevet opmærksom på, at deres præstationer vil blive overvåget og målt i hele kontraktens løbetid. Målingerne vil være baseret på konsekvente og regelmæssigt planlagte revisioner eller evalueringer, der aftales af begge sider. Denne bevidsthed bør skabes under kontraktforhandlingsfasen af leverandørforholdet.
- De data, der indsamles og analyseres af scorecardet, bør bruges til at følge op med sælgeren. Hvilke gode er nøjagtige data om leverandørernes præstationer, hvis virksomheden ikke handler med sælgeren på grundlag af konklusionerne om leverandørens præstationer, som scorecardet blev synligt og givet indsigt om.
Afhængigt af virksomhedens størrelse er måske et simpelt sælger-scorecard-regneark, som dette, tilstrækkeligt til dette formål. For større virksomheder er der mange kommercielt tilgængelige scorecards, der er tilgængelige.