Sælgeren vil fremsætte et bud baseret på forståelsen af kravene i RFP, og de konkurrerende bud vil blive evalueret for at producere enten udvælgelsen af den vindende sælger eller en kort liste over leverandører, der derefter leverer præsentationer til virksomheden .
Definere anmodningen om forslagsdokument
RFP-dokumentet er afgørende for at opnå en leverandør, som kan opfylde kundens forretningsbehov. Hvis dokumentet er fejlagtigt, enten ved tvetydige krav, manglende krav eller urimelige krav til sælgeren , vil RFP-processen føre til ufuldstændige bud eller i nogle tilfælde ingen bud overhovedet. Leverandørerne er ikke forpligtet til at indsende bud til hver RFP, de modtager, og selvom de kunne opfylde RFP-kravene, har de måske ikke evnen til at levere kravene i tide. Den senere er ofte fundet, når en kunde sender RFP'er til mindre leverandører, der kan være ledere på deres område, men ikke har midler eller kapacitet til at opfylde kundens behov.
Hver RFP vil være forskellig baseret på de krav, der er defineret og kundens specifikke behov. Selv inden for samme firma kan et RFP-dokument variere i fokus afhængigt af de primære krav. For nogle RFP'er kan fokus være på pris, mens andre kan fokusere på leveringstider eller kvalitetskravene til de nødvendige emner.
Specifikke funktioner i RFP-dokumentet
Der er nogle funktioner i RFP-dokumentet, der kræves. For eksempel bør hver RFP have en bestemt dato og klokkeslæt, hvor kunden kræver, at alle potentielle leverandører har afgivet et bud. Hvis bud sendes efter den dato, skal de kasseres. Hvis en leverandør ikke kan afgive et bud til tiden, kan det tyde på et eventuelt problem med organisationen og måske leveringsproblemer.
Kunden skal dog give forhandlerne tilstrækkelig tid til at afgive bud. Hvis kravene er særligt komplekse, kan sælgerne muligvis samle et reaktionshold for at nedbryde kravene til områder, som de kan forstå og derefter samle et bud. Hvis tidslinjen defineret i RFP er for kort, kan svarene blive skyndte, og sælgerne kan gætte på projektets kompleksitet, i stedet for fuldt ud at forstå det. Dette vil føre til unøjagtige bud og en spildt RFP-proces.
RFP-dokumentet skal angive processen, hvis sælgerne har yderligere spørgsmål om kravene i RFP. Leverandører bør ikke få lov til at ringe til kunden, da dette kan medføre, at en leverandør får yderligere oplysninger, der giver dem en konkurrencemæssig fordel.
Det er bedst at arrangere et konferenceopkald, så repræsentanter for hver leverandør kan spørge og lytte til spørgsmål rettet tilbage til klienten. Dette sikrer en retfærdighed i udbudsprocessen.
Et RFP-dokument skal også klart angive formatet leverandørernes RFP-respons. Hvis dette ikke er klart defineret, vil der blive sendt svar, der er i forskellige formater, og det ville være umuligt at sammenligne sælgerens bud. Svarformatet skal identificere, hvad der kræves af sælgeren i hvert afsnit, såsom referencer, genoptagelser af potentielle holdmedlemmer, et dokument med leverandørens forståelse af kravene og et format for prissætningen. Hvis hver leverandør overholder det korrekte responsformat, vil det gøre sammenligningen af budene lettere.