Regnskabsmæssige fejl sker fra tid til anden, men mange almindelige regnskabsmæssige fejl kan undgås ved korrekt planlægning og forberedelse. Vi ved alle, at det normalt tager mere tid at rette en fejl end at få det rigtigt første gang. Interessant er det også billigere at identificere og rette fejl i et projekt snarere end at vente på at rette op på problemet senere.
Hvis du behandler din virksomhed som et langsigtet projekt, vil du være proaktiv ved at blive opmærksom på almindelige fejl, som andre gør og retter på dem tidligt, hvilket ikke kun sparer din virksomhed tid, penge og hovedpine, men også give dig en konkurrencemæssig fordel på markedet med mere strømlinede operationer og bedre kundetilfredshed. Følgende er almindelige regnskabsmæssige fejl, hver enkelt CPA har set små virksomhedsejere gør.
01 - Undladelse at følge regnskabsprocedurer
Et nyttigt skridt er at udvikle standardiserede formularer og checklister til at fuldføre for at sikre konsistens og nøjagtighed. For eksempel vil du dokumentere en proces til opsætning af nye leverandører.
Du skal bruge leverandørens navn, adresse, telefonnummer og arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN), blandt andet dokumenter som forsikringsbeviser , anbefalingsbrev eller underskrevne kontrakter. Derefter skal du indtaste disse oplysninger i din regnskabssoftware, så du kan behandle betalinger.
Du vil tage den tid, du har brug for til at overveje de oplysninger, du skal indsamle fra dine leverandører, udvikle en standardiseret formular eller tjekliste for at sikre dig, at du får disse oplysninger og derefter have en skriftlig politik, som dine medarbejdere kan følge.
02 - Arbejde uden budget
Opret et budget, så du har en basislinje for at bedømme din virksomheds driftsresultater. Budgetter er ikke kun nyttige til at begrænse overforbrug, men kan bruges til at fastlægge realistiske, skriftlige finansielle mål. Budgetter skal altid baseres i virkeligheden, men du kan helt sikkert bruge dit budget til at fastsætte rimelige finansielle mål, uanset om det er stigende indtægter eller reducerende driftsomkostninger.
03 - Gør indtastningsfejl
Dataindtastningsfejl forekommer fra tid til anden. Selvom du ikke kan forhindre alle dataindtastningsfejl, kan du have en politik til at udføre forskellige afstemninger rettidigt for at sikre, at dataindtastninger opdages hurtigt og kan rettes.
For eksempel vil du gerne udføre månedlige bankafstemninger, samt tilgodehavender og skyldige afstemninger. Du kan også køre budget-til-faktiske afvigelser for at identificere mulige fejl i klassificeringen af indtægter eller udgifter eller køre kundekvitteringer eller leverandørbetalingsrapporter med jævne mellemrum for at sikre, at alle kvitteringer og udbetalinger forekommer rimelige.
Usædvanlige transaktioner bør gennemgås for at sikre, at der ikke blev foretaget fejl ved indberetning af data, og at transaktionerne er korrekte.
04 - Undlad at sikkerhedskopiere regnskabssoftware
Du skal regelmæssigt sikkerhedskopiere virksomhedens regnskabssoftware og andre data. Mange software til små bogføringsprogrammer har en funktion, der giver dig mulighed for at konfigurere automatisk backup af dit regnskabsprogram.
Brug det. Du bør også tage tid til at tjekke dine sikkerhedskopieringsfiler, selv gå så langt som at bruge backupfilen for at se, om du kan drive din virksomhed som sædvanlig med det.
Sommetider filer korrupte; nogle gange sikkerhedskopierer du ikke alle de data, du har brug for. En hurtig check kan identificere problemer med din backup proces, så du kan sikre dig, at du har alt, hvad du behøver for at fortsætte med at drive din virksomhed, hvis behovet skulle opstå.
05 - Gør for meget selv
Outsourcing administrative opgaver, der ikke tilføjer værdi til din virksomhed, kan være en fordel.
Eksempelvis er en skattekonsulent sandsynligvis bedre bekendt med skatteloven end du er, så outsourcing skatteplanlægning og forberedelse til din revisor vil lade dig sænke dit skatteforpligtelse, øge skatteoverensstemmelsen og give dig mere tid til at afsætte indtægtsgenererende aktiviteter.
Mange små virksomhedsejere ønsker ikke at overdrage ansvaret til andre kompetente fagfolk, men outsourcing regnskabs, juridiske, it og andre administrative funktioner kan reducere fejl og øge rentabiliteten, hvis du bruger den nye tid klogt.
06 - Undladelse af korrekt kategorisering af indtægter og udgifter
Skoeboxmetoden er sandsynligvis ikke et godt valg for små virksomheder med mere end blot et par transaktioner om året. Alle penge, der kommer ind og går ud af din virksomhed, skal tildeles den pågældende kategori.
Virksomhedsejere, der holder sig ud over deres regnskaber, løber ikke ind i fejl. De vil vide, hvem der blev faktureret, hvor meget, og om kunden har betalt eller ej.
Du vil også finde, at du er dit årsskifteforberedelse vil være meget glattere end at forsøge at samle de poster, du har brug for til at forberede din virksomheds selvangivelse lige før afkastet forfalder.