Spar tid, penge og hovedpine ved at undgå disse almindelige fejl
Selvom det kan være nyttigt at behandle transaktioner hurtigt med et højtydende regnskabsprogramvareprogram, betaler du for at rette fejl er noget, du gerne vil undgå. Det er ofte at vide, hvilke fejl der skal søges efter, der gør forskellen mellem at betale for at rette en fejl og få det rigtigt første gang. Du kan endda spare tid og penge til din lille virksomhed ved at undgå de fælles fejl, små virksomhedsejere gør, når de holder regnskabspapirerne . Her er fem almindelige regnskabsmæssige fejl, som virksomhedsejere gør, og nogle forslag til, hvordan man retter dem:
01 - Uanmeldt optagelse af transaktioner i en forudgående periode
Gennemgå tidligere periodebalance for ændringer
Hvis du har registreret transaktioner i en tidligere periode, ændres balancen. Derfor kan du tjekke din tidligere periodebalance for at sikre, at den ikke er ændret, siden du sidst lukkede dine bøger. Hvis det er ændret, skal du undersøge.
02 - Ukorrekt saldo i aktiv eller forpligtelsesbalance
Assetkonti skal have debitorbalancer, mens ansvarskonti skal have kreditsaldoer. De mest almindelige årsager til at have en ukorrekt saldo på disse Balancekonti er at sende poster til den forkerte konto, fejlklassificeringskonti og duplikering af justeringer.
Tjek din balance for fejl
Du kontrollerer Balancen for at sikre, at aktiver og forpligtelser har de korrekte saldi. Hvis der er en konto med en ukorrekt saldo, kan du trække detaljerne på den konto for at finde de poster, der forårsagede fejlen. Denne check skal udføres mindst en gang om måneden.
03 - Ukorrekt saldo i omsætning eller omkostningsbalance
Indtægtsregnskaber skal have kreditsaldoer, mens omkostningsregnskaberne skal have debitorbalancer. Nogle årsager til denne fejl er at sende poster til den forkerte konto, fejlklassificeringskonti og duplikering af justeringer, der er de samme grunde til at have ukorrekte saldi i Balancekonti.
Tjek din indkomsterklæring for fejl
Du kontrollerer din indtægtserklæring for at sikre indtægter og udgifter har de korrekte saldi. Hvis der er en konto med en ukorrekt saldo, kan du trække detaljerne på den konto for at finde de poster, der forårsagede fejlen. Denne check skal udføres mindst en gang om måneden.
04 - Misclassifying Udgifter
Small business regnskabssystemer spare tid, fordi indgange kan sendes hurtigt og nemt. Når der indtastes oplysninger, er det også nemt at vælge den forkerte omkostningskonto eller omkostningsbeskrivelse. Misclassifying udgifter betyder ikke kun, at regnskabssystemet muligvis ikke afspejler, hvad der sker i din virksomhed, men kan forårsage reelle hovedpine, hvis finans- og skatterapportering ikke er korrekt.
Se over dine udgiftsopgørelser med jævne mellemrum
Tildel nogen til at scanne dine udgifter med jævne mellemrum for at sikre, at dataene vises rimelige. For eksempel, hvis en måltidsudgift er reserveret på lejekostnadskonto , vil den som regel skille sig ud på grund af beskrivelsen af indtastninger. En anden indikation af, at udgifterne kan kategoriseres, er uforklarlige budget-til-faktiske forskelle.
05 - Ikke søger hjælp når det er nødvendigt
Du har hørt udtrykket "penny wise og dollar poor" i forhold til folk, der vil tilbringe et par timer af deres tid for at spare et par dollars. Du er nødt til at indse, at dit job er at drive din virksomhed - en entreprenør bygger, en maler maling og en ejendomsmægler sælger. Nogle gange er det bare ikke værd at bruge tid til at tilbringe timer om timer, der går over detaljerne i dine regnskaber eller undersøger, hvordan du retter en fejl, du har lavet.
Læn dig på en professionel regnskabsmedarbejder
Hvis du kan gøre mere, end du vil bruge ved at overveje andre problemer end dine regnskabsproblemer, bør du overveje at outsource problemet til en professionel revisor eller bogholder.
06 - Gemmer ikke kvitteringer
Du registrerede jævnligt alle dine udgifter i dine regnskaber. Din udgiftsopgørelse er et kunstværk uden fejl eller udeladelser. Så bliver du spurgt af IRS; uden kvitteringer, er dine udgiftsopgørelser ubrugelige.
Bevar dine kvitteringer
Gem dine kvitteringer eller lav scannede kopier af dem alle.
07 - Undlad at planlægge sikkerhedskopier
Mange små virksomheder er afhængige af software til at udføre regnskabsarbejdet for dem, men tager ikke højde for systemnedbrud eller fejl. Et enkelt problem kan slette dine filer.
Planlæg rutinemæssige sikkerhedskopier
Planlæg ugentlige automatiske sikkerhedskopier ved hjælp af skylagring eller en bestemt server, der er afsat til denne opgave.
08 - Ikke træner personale
Uanset hvor kraftig din software er, skal dine medarbejdere træne for at være effektive. En ukorrekt uddannet medarbejder kan ødelægge dine optegnelser ved et uheld og smide alle dine udgifter og fortjeneste ark.
Udfør regelmæssig træning
Under onboard-processen skal du holde omfattende træningssessioner og have kvartalsvise opdateringer for at sikre, at alle medarbejdere kan indtaste og køre information præcist.