På nuværende tidspunkt har du sandsynligvis overvejet, om du virkelig har brug for at ansætte og betale en anden medarbejder til at hjælpe med i dit arbejde. Før du skriver en jobbeskrivelse og begynder at interviewe, skal du tage dig tid til at overveje, om du kan udføre nogle eller de fleste af de funktioner, som en administrativ assistent eller generalsekretær kan ved hjælp af teknologi.
Hvad adskiller dette kontorjob fra de andre mere kontorlige og rutinemæssige kontorjob er ansvaret og fortroligheden i forbindelse med denne stilling. Ud over de grundlæggende kontorfunktioner er den administrative assistent eller generalsekretær også ansvarlig for at skrive / udarbejde rapporter, organisere / planlægge møder, gennemgå indgående korrespondance for at bestemme dens betydning, udarbejde dagsordener for vigtige møder, lave rejsearrangementer og udfylde hullerne at gøre det, der er nødvendigt, såsom arkivering for at holde dig organiseret og derfor fokuseret på dine jobopgaver.
Titlen og betalingen for denne person bestemmer, hvordan senior deres rolle vil være:
- Adgangsniveau administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior Administrativ Assistent
- direktionssekretær
- Senior Executive Secretary
- Kontorchef
- Senior Office Manager
Efterhånden som størrelsen af et firma stiger, øges behovet for en person, der er meget organiseret og kan udføre en lang række opgaver.
Dette er især nødvendigt for de ledere, der driver virksomheden for at opretholde et højt niveau af fortrolighed og integritet for den virksomhed, der udføres. Derfor er dette en kritisk position i virksomheden og en, der skal kræve en tankevækkende jobbeskrivelse og ansættelsesproces.
Den første opgave er at udarbejde en jobbeskrivelse for den nye leje baseret på de arbejdsområder, som du ansættelseschefen mener, bedst kan behandles af en anden, for at du kan fortsætte med virksomhedens vækst og ledelse . Der er forskellige versioner af jobbeskrivelser som denne, men i sidste ende kun du ved, hvad du skal bruge, og derfor vil der være behov for en vis tilpasning for at skabe en jobbeskrivelse, som du er fortrolig med, og som adresserer dine personlige præferencer.
Efter at have oprettet en jobbeskrivelse, find et sted at annoncere jobbet, som f.eks. Indeed.com eller Monster. Det har været min erfaring, at kandidater straks vil begynde at ansøge om stillingen, hvis du har formuleret det korrekt og har beskrevet den type arbejdsmiljø, hvor de vil arbejde. Så sørg for at jobbeskrivelsen, der oprettes, ikke gør jobbet uinteressant.
Det skal være godt skrevet og tiltrækkende for at tiltrække de rigtige kandidater.
Når du først har dine bedste kandidater, er det næste skridt at interviewe dem, og ideelt set er dette et ansigt til ansigt-interview, fordi denne kandidat, hvis den er ansat, vil have en høj ansigtstid med dig, og det er bedst at vide, om der er en pasform så hurtigt som muligt. Brug disse interviews spørgsmål til at guide processen.
At finde den rigtige administrativ assistent eller eksekutivsekretær kan gøre hele forskellen i din arbejdsdag og i høj grad, hvor heldig du vil være, når du har tid til at fokusere på og styre din virksomhed.
Andre jobbeskrivelser:
Receptionist:
Læger eller Sekretær Assistent:
Kasserer :